Perfekte IT-projekter med erfaren projektledelse

Et projekt er kun en succes med en projektleder

Hos nogle IT-udbydere er der mulighed for at fravælge projektledelse. Der er også nogle kunder, der tænker, at de kan spare på projektets totalpris ved at fravælge ”projektledelse”. Det er ikke en mulighed hos ADDvision. Og det er der en helt enkel grund til. Det er, fordi vi ved, hvad der sker, når man undervurderer værdien af en projektleder. Projektlederen er ikke en tilføjelse, efter vi har regnet på, hvor mange kodetimer, der skal til – projektlederen er en del af kernen i det samlede projekt. Det her er, hvad der går galt stort set hver gang, når der ikke er en erfaren projektleder på et IT-projekt:

• Der er alt for lidt styr på projektet. Helt basalt, hvem skal gøre hvad hvornår. Der er ingen struktur for processerne.
• Ressourcerne bliver ikke kanaliseret derhen, hvor de skal være for at nå i mål.
• Der er ikke allokeret de rigtige ressourcer til opgaverne.
• Der er ingen risikostyring. Ingen, der løfter blikket, ser fremad, spotter potentielle problemer og løser dem, inden de bliver for store.
• Der er ingen scope management. Ingen, der sørger for, at omfanget af projektet ikke løber løbsk. En konkret styring af ”det var dét, vi aftalte – hvis vi vil noget mere, hvad gør vi så?”

Tid. Ressourcer. Kvalitet.

Projektledelse er den nødvendige lim – overblikket, afbalanceringen, detaljeindsigten – som sikrer, at dit IT-projekt kommer sikkert i mål, og at du får en IT-løsning, der spiller som aftalt. Din projektleder mestrer balancen imellem disse 3 helt essentielle elementer i et velgennemført projekt. Vil du i mål før deadline? Vil du have mere funktionalitet i løsningen, end oprindeligt aftalt? Siger nogle af hovedkræfterne i projektet op? Projektet skal stadig i mål … og det er din projektleder hos ADDvision, der jonglerer med alle elementerne for at få projektet sikkert i mål.

Udover de 3 hovedelementer, er der utroligt mange facetter i et projekt. De skal alle styres, for at projektet lykkes med det ønskede resultat: at komme godt i mål. Et projekt er en minivirksomhed. Din projektleder har samme overblik og handlekraft som en CEO.

Teams og samarbejde

Noget af det vigtigste overhovedet i god projektledelse er samarbejdet mellem ADDvision og dig, kunden. ADDvisions projektleder er ikke projektleder internt hos dig – men styrer projektet hos ADDvision, og støtter og samarbejder med den person, I har udnævnt som intern projektleder og koordinator.

Vi lægger altid op til, at I selv udpeger en kontaktperson, jeres egen projektansvarlige, og hjælper gerne med at vælge. Det er den person, der får indblikket i vores opgavestyringsystemer, den vi holder statusmøder med, og den, der koordinerer internt hos jer. Allerede ved starten af et projekt, i vores workshops, får vi defineret rollerne og det ansvar, det er muligt at tage hos kunden.

Hver fase kræver sit af partnerne i projektet, og som kunde skal du typisk regne med at udpege en person, der tager ansvar for:

• Intern koordinering og opfølgning på kundens opgaver i projektet
• Sikre, de rette ressourcer er tilgængelige på kundesiden
• Oprydning i og klargøring af stamdata
• Afklare undervisningsbehov
• Facilitere intern undervisning af brugere (efter ADDvision har uddannet superbrugere)
• Udarbejdelse af testplan
• Gennemførsel af initielle funktionalitetstest + brugertest
• Intern forandringsledelse hos kunden
• Ajourføring af og kommunikation omkring projektets opgaver i dedikeret system
• Facilitering af styregruppemøder
• Deltagelse i løbende statusmøder faciliteret af ADDvisions projektleder
• Kommunikation og koordinering med 3. parter i projektet

Learning by doing. Or hiring

Det er ikke sikkert, at jeres foretrukne interne projektleder/koordinator har erfaring på forhånd med IT-projektledelse. Heldigvis støtter ADDvisions projektledere med en række værktøjer og guides og samtaler under forløbet.

Det betyder, at processen og samarbejdet øger jeres egen projektmodenhed, som I kan få gavn af til andre interne projekter i virksomheden i fremtiden. Dog – projektledelse kræver en stor indsats. Det skal der ikke herske tvivl om. Derfor er vores anbefaling helt klart, at man udpeger en person, der magter opgaven. Helst én, der har prøvet det før. Især, hvis ikke man typisk arbejder med projekter – så har man brug for en person, der kan agere ”lods”, og kan føre virksomhed og projekt godt i havn på jeres side. Det kan eventuelt være en idé at hyre en ekstern, erfaren projektleder til at stå for projektledelsen internt hos jer.

Processer, Workflows og mennesker

Et IT-projekt griber dybt ind i hverdagen for medarbejderne. Det er medarbejderne, der skal give slip på det gamle system, forstå ny funktionalitet, lære nye arbejdsprocesser og i det hele taget omstille sig til en anderledes hverdag, Derfor er det en væsentlig del af projektledelsen at inddrage medarbejderne, snakke om hvad der virker og hvad der skal laves om – og arbejde sig henimod optimale arbejdsgange.

Vi har mange års erfaring med workflows og effektive arbejdsprocesser, og vi betragter ikke et IT-projekt som afleveret, før det er en succes hos jer.

Alle projekter er forskellige. Alligevel er der faser og grundelementer, der går igen i et projektforløb. Hos ADDvision vil du typisk opleve flere eller dele af disse områder, når projektet er sat i gang:

FORANDRING

Vores projektledelse omfatter også assistance til forandringsledelse hos jer i forbindelse med projektet. Vi ved, det er nødvendigt for at få de ønskede resultater internt. Vi hjælper med at få udfordringerne italesat og medarbejderne med ombord. Derfor er nogle af de første punkter på agendaen i projektledelsen afholdelse af workshops for at forstå virksomhedens og medarbejdernes behov/ønsker, og en efterfølgende udarbejdelse af scope-dokument for projektet.

TRANSPARENS

Jeres projektansvarlige får adgang til at følge med i vores opgavestyring. Det betyder total transparens for jer, i forhold til hvor projektet er. Jeres projektansvarlige kan eksempelvis ved selvsyn følge med i ressource-allokeringen og vigtige initielle opgaver, som installation og opsætning af ny løsning, konvertering af data og test af dem over 2 omgange. Umiddelbart efter følger udvikling af tilpasninger til løsningen og jeres første test af tilpasningerne, og træning af brugerne.

TEST

Når løsningen er godt undervejs og/eller færdig, skal den testes. Det er jer, der skal teste, og skal det gøres ordentligt og omhyggeligt, kræver det stor forberedelse. Vi giver hjælp og tilbyder planer, så I med succes kan forberede alt i forbindelse med det – eksempelvis planlægning og eksekvering af brugertest, diverse fejlrettelser, tilpasninger og gen-test.

GO LIVE

Til sidst er det nye system klar til at gå i luften og det hele skal stå sin prøve. Her kan det også være godt at planlægge, hvordan det skal håndteres. Den facilitering får du hjælp til. Kort sagt forlader vi jer ikke, før I er trygge og har et nyt, driftssikkert system. Vi kalder det Go Live, og der skal planlægges en række aktiviteter: der skal konverteres data, der skal trykkes på knappen til Go Live, og projektet er først helt klart og afsluttet fra ADDvisions side efter en hypercare-periode.

Projektledelse & udvikling

Systemkonsulenterne udvikler løsningen. Projektlederne samler tropperne, har overblikket og styrer løsningen i den ønskede retning. Nogle opgaver i et projekt er nemlig projektledelse, og ikke for eksempel kodning og udvikling. Systemkonsulenten indgår i symbiose med projektlederen – men har selv hverken uddannelsen eller erfaringen til den opgave.

Projektledelse er nødvendig tid for projektets realisering. Her er eksempler på elementer, der er afgørende for projektets succes. De kan ikke varetages af en systemkonsulent. Kun af en projektleder.

Succesrig ERP-Projektledelse

• Tidsplan og milestone-plan for projektet
• Hjælp til udpegning af projektledelsesansvarlig hos jer – ADDvisions projektleders modpart.
• Planlægning og koordinering af aktiviteter i projektets forskellige faser
• Løbende opfølgning/statusmøder mellem ADDvisions projektleder og jeres projektleder
• Løbende opgavestatus i systemet
• Håndtering af hængepartier
• Økonomisk opfølgning
• Håndtering af ændringsønsker (scope management)
• Risikostyring (risk management)
• Koordinering af opgave og indsats
• Deltagelse i styregruppemøder
• Vejledning i strukturering, opbygning og facilitering af brugertest-forløb
• Sparring omkring jeres testplanlægning i forhold til løsningen
• Test kick-off møde
• Planlægning og strukturering af konverteringsopgaver samt timing og ansvar
• Sparring og input til håndtering af den løbende forandringsledelse hos din virksomhed
• Håndtering og styring af projektets opgaver i et opgavestyringsværktøj, du som kunde får adgang til

Kom godt igang med dit IT-projekt

Overvejer du at gå i gang med et IT-projekt, og vil du vide mere? Har du lyst til at høre mere om, hvordan du kan lease et IT-projekt fra start til slut – inklusive rådgivning, konsulenttimer og projektledelsestimer? Vi holder af solide relationer og langvarige samarbejder. Derfor mødes vi gerne, svarer på svære spørgsmål, rådgiver dig uforpligtende og giver dig konkrete eksempler på vores ekspertise. Før du beslutter dig for at samarbejde med os.

Kontakt CTO & Partner Peter Fløe Wium på tlf. 20943876 eller send en mail til pfw@addvision.dk og få en uforpligtende dialog om din virksomheds behov.