Skibet venter ikke på forsyningerne

Da ét af Dampskibsselskabet Torms tankskibe for nylig lå på reden ud for Gibraltar, var vejret så dårligt, at det var umuligt for skibshandlerens lille forsyningsfartøj at sejle de få hundrede meter ud til skibet med fornødenheder. Sejlplanen måtte jo overholdes, og man var derfor nødt til at sejle videre til næste destination - Malta. Imidlertid var det ikke muligt at få varerne bragt hertil, inden skibet atter skulle videre. Da skibet nåede Suez, var varerne fortsat ikke nået frem. Først da besætningen ankrede op i Dubai på den arabiske halvø, kunne forsyningerne bringes sikkert om bord.
Det er heldigvis sjældent, at den slags situationer opstår, men hændelsen er et meget rammende eksempel på, at skibsfartens forsyningskæder i høj grad er baseret på improvisationer. Rederivirksomhed er således et sindrigt logistisk puslespil, hvor brikkerne trods grundig planlægning ikke altid passer sammen.
Teknisk division på rederikontoret i København udgør sammen med indkøbsafdelingen, virksomhedens logistiske nervecenter. Herfra er en halv snes indkøbere i daglig kontakt med det private speditionsfirma Kühne & Nagel, som leverer hovedparten af de forsyninger, som rederiets i alt 62 tank- og bulk-skibe har behov for. Skibsfart er på en meget håndgribelig måde et globaliseret erhverv. Fødevarer, fuelolie og reservedele skal derfor være klar, når man ankommer til den havn på ruten, hvor det er mest hensigtsmæssigt, at forsyningerne tages om bord.
”Men skibet venter ikke. Det sejler videre, selv om forsyningerne ikke er klar, og hvis det er nødvendigt, må disse derfor eftersendes”, forklarer teknisk direktør, Claus Jensen.
”En del af vores skibe sejler på spotmarkedet, hvilket vil sige, at den last, som bringes ombord, ikke har nogen fast destination - og i øvrigt kan skifte ejer undervejs. Det er en logistisk udfordring, for i disse tilfælde ved vi først ét til to døgn i forvejen, hvilken havn skibene skal anløbe. Vi har med andre ord ekstremt kort tid til at planlægge, hvilke forsyninger, som skal om bord samt fra hvilken havn det skal ske. Nogle gange må vi derfor tage en chance eller handle spontant ud fra de givne betingelser.”

Korte varsler
Som et eksempel herpå, fortæller Helle Hvidtfeld fra Torms indkøbsafdeling, at rederiet i længere tid havde haft et skib liggende ud for Vestafrikas kyst, og manglen på forsyninger var efterhånden nået til et punkt, hvor der måtte gøres noget.
”Vi havde en stærkt begrundet formodning om at skibet snart skulle sejle til Gibraltar. Med kort varsel sendte vi derfor en bil af sted fra Danmark mod den lille halvø på Spaniens sydspids. Da bilen nåede til Pyrenæerne, ringede skibsoperatøren og meddelte, at skibet muligvis ville blive omdirigeret til Rotterdam. Vi måtte derfor bede chaufføren om at holde en kaffepause, så vi kunne få klarhed over, hvad der nu skulle ske. Heldigvis viste det sig senere, at skibet alligevel sejlede mod Gibraltar. Men sagen viser, at det i vores erhverv er umuligt at planlægge noget på forhånd.”

De eksterne leverandører
Forsyningskæderne i rederierhvervet er baseret på samarbejde og koordinering mellem en række vidt forskellige faggrupper, hvoraf flere udgøres af eksterne samarbejdspartnere.
Skibshandleren sørger for at bringe mad og reservedele til skibene, mens forsyning af olie er overladt til befragteren. Rederiets operationsafdeling udpeger havneagenten, som herefter får oplyst tidspunktet for varernes ankomst. Agenten skal herefter cleares af det stedlige toldvæsen, lige som det er hans opgave at få varerne bragt om bord på skibet, også selv om disse ankommer forskellige steder fra.
”Vi har defineret, hvad minimumsbeholdningen af mad og fuelolie skal være”, fortæller indkøber Steen Lyhne-Hansen. ”Kaptajnen får at vide, hvor han skal laste, samt hvor han derefter skal sejle hen. Herefter kan han regne sejltiden og dermed olieforbruget ud. Samtidig skal mængden af olie tilpasses, således at ankomstdybgangen svarer til dybden i den havn, som skal anløbes.”

Ingen garantier
Skibet har i øvrigt et lagerstyringssystem, som er integreret med rederiets system for planlagt vedligehold, akkurat som maskinerne i en landbaseret fabrik.
”Den afgørende forskel på vores og den landbaserede industri er, at tidsintervallet fra du bestiller varerne, og til de skal være ombord, er betydeligt længere hos os. Vi kalkulerer med, at de fleste varer skal være ombord inden for halvanden måned. Men nagelfaste garantier findes ikke,” erkender Claus Jensen.
”I sidste instans er det naturligvis vores ansvar, at varerne kommer om bord på skibene, lige som det også er vores opgave at finde de rigtige leverandører. Vi har en god fornemmelse af, hvor skibene aktuelt befinder sig, og så vidt muligt foregår indkøbene lokalt”.
Havne som Singapore, Dubai, Rotterdam og Antwerben er gode key-ports med rimelige priser. Kommer skibene til én af disse havne, gælder det derfor om at få dem fyldt op med mad, kemikalier, smøreolie etc. Rederiet har udarbejdet et prisindeks over, hvilke havne det er billigst at handle ind i, hvilket der så vidt muligt tages højde for, når sejlplanen skal tilrettelægges.

Ekstra tjans til skibshandleren
Af og til kan det være nyttigt at have de rigtige forbindelser i orden.
”Vi har et skib, som sejler lokalt langs Sydamerikas nordkyst”, fortæller Helle Hvidtfeld. ”Venezuela har imidlertid en meget ublu importtold, som vi nødigt vil betale, hvis det kan undgås. Vi spurgte derfor vores leverandør af maling, som også har et lager på de nærliggende Hollandske Antiller, om han eventuelt kunne levere smøreolie og kemikalier herfra til vores skibe i området. Det mente han nok kunne lade sig gøre, idet han have en fornuftig skibshandler på Antillerne. I efterhånden to år har vi derfor sendt containere med stort set alt, hvad skibet skal bruge til De hollandske Antiller. Når skibet passerer øgruppen, sejler den lokale skibshandler derfor ud med en lille båd og afleverer fornødenhederne til besætningen. Den utraditionelle løsning fungerer upåklageligt”.

Leverandørerne evalueres
Sidste år sendte Torm i alt 360.000 kg reservedele ud til sine skibe, hvilket ikke er billigt.
Omkring to procent af rederiets totale tekniske driftsomkostninger er logistikorienterede.
De mange samarbejdspartnere, til hvem opgaverne er outsourcet, skal, som Claus Jensen udtrykker det, gøre hverdagen så let som muligt for Torms egne medarbejdere.
”Kravet er, at prisen er konkurrencedygtig, samt at kvaliteten af leverandørernes ydelse lever op til vores standard. Vores indkøbere skal evaluere leverandørernes service fra ordre til ordre. Når skibet modtager varerne, skal man herfra vurdere varernes kvalitet, samt om pakningen og mærkningen er som den skal være. Når vi senere mødes med leverandørerne, kan vi trække statistikker ud på basis af de tilbagemeldinger, vi har fået fra skibet og fra indkøbsafdelingen, og hvis kvaliteten ikke lever op til vores forventninger, bliver leverandøren i yderste fald lagt på is i en periode.”
I øvrigt etablerede Torm først sin indkøbsafdeling i april 2005. Målet hermed var at effektivisere forretningsgangen. Før den tid blev indkøbene foretaget af de tekniske indkøbere.

Ingen Just In Time
”Den absolut største udfordring består i, at vi har så kort tid til at få varen af sted, og dette til trods for at vi har on-line forbindelse til Kühne & Nagels hjemmeside, hvilket bevirker at vi altid har adgang til aktuel lagerstatus samt kender varens historik”, forklarer Helle Hvitfeld.
”Et typisk havneophold varer i dag 24 timer, og ofte ved vi først et døgns tid før, hvor og hvornår skibet ankommer. Ydermere kan skibet ikke toldklareres, før det er i havn. På grund af terrorhandlingen i USA den 11. september 2001, er der desuden en lang række havne, som vi slet ikke må anløbe. Når noget går galt, skyldes det derfor ofte de korte tidsintervaller, vi opererer med. Men det er et vilkår, og det er trods alt også uforudsigeligheden, som er charmen ved shipping”, erkender hun.
”Forskellen på den landbaserede og den maritime industri er - udover at vi sejler og de ligger stille - at virksomhederne på land ikke behøver være så fleksible som os”, mener Claus Jensen.
”Til gengæld kunne vi formentlig lære noget mere om lagerstyring af dem. For at bibeholde en høj driftsikkerhed og fordi vi ikke kan tåle at tage chancer hvad sikkerhed angår, binder vi store lagermængder både på land og ombord på skibene. Derfor er en ledelsesmodel som f.eks. Just In Time helt værdiløs hos os. Vi skal bare have skibet frem så sikkert og hurtigt som muligt…”