It som bremseklods eller løftestang for supply chain udviklingen

Der sker mange forandringer i supply chain driftens omverden, og det er i dag vanskeligt at forestille sig nogen form for forandring af en supply chain drift uden, at det involverer noget it, der skal understøtte. Men her løber mange supply chain direktører panden mod muren.

”Når jeg taler med mine supply chain kollegaer på konferencer og netværksmøder, så hører jeg igen og igen frustrationer over, at vilkår i omverdenen udvikler sig hurtigere end it-værktøjerne. Standard ERP kan simpelthen ikke følge med nye behov, og det er meget vanskeligt at finde løsninger på denne mangelsituation”, fortæller Jørgen Skaarup, der er Vice President for supply chain i Tulip og har mange års erfaring som direktør i større danske virksomheder. Han understreger samtidig, at han udtaler sig generelt og på vegne af indtryk fra og samtaler med et stort antal kollegaer fra alle typer brancher og fra både Skandinavien, England, Frankrig, Tyskland og USA. Han udtaler sig ikke specielt om Tulip eller Danish Crown koncernen, som Tulip er en del af.

Barrierer for dynamisk it-støtte
De barrierer, supply chain direktørerne oplever, er fx:

• Tunge investeringer i ERP forhindrer investeringer i smidige add-on løsninger.
• It-direktøren og it-afdelingen har ejerskab for it-løsninger, og det kan ofte være svært at få dem til at tage ejerskab for nye smidige add-on løsninger og at få dem til at integrere dem/skabe interfaces.
• Det tager ofte alt for lang tid at få nye smalle add-on løsninger integreret, så lang tid at konkurrencefordelen er forpasset.
• Ofte er it-direktørens og/eller ERP-leverandørens svar, at ny funktionalitet i næste version af ERP-løsningen vil dække behovet; men det tager lang tid, og funktionaliteten bliver også tilgængelig for mange konkurrenter.
• Den organisatoriske opdeling i ejerskab for it og ejerskab for supply chain driftsprocesser mellem forskellige direktører/siloer bliver ofte oplevet som en bremseklods.

Supply chain funktionen står løbende over for nye praktiske udfordringer, som kræver en eller anden it-mæssig løsning. ”Det kan fx være et behov for at kontrollere og overvåge fakturaer fra leverandører eller styre kampagner. Der findes masser af gode, smalle it-værktøjer eller add-on løsninger, der kan løse et specifikt behov på en smidig måde. Men det kræver selvfølgelig, at add-on løsningen bliver integreret med ERP, og her støder vi ofte på forhindringer, der enten forsinker eller helt forhindrer en løsning”, fortæller Jørgen Skaarup.

Læs også: Danske værdikæder mangler it-understøttet innovation

Han nævner big data-udfordringen som et eksempel: ”De datamængder om kunder, vareflow, logistik, produktion og leverandører, supply chain funktionen efterhånden skal håndtere, er ekstreme. Det kræver it-værktøjer, som vi ikke oplever, vi kan finde i standard ERP” og tilføjer: ”Jeg synes, det er relevant at overveje om, det organisatoriske ejerskab for it i dag er placeret korrekt. It er ofte en selvstændig afdeling, som refererer til finans- eller økonomidirektøren og ligger derfor langt væk fra supply chain. Er det nu også smart, eller er der bedre måder at organisere det på?”.

Mere best-of-breed og mindre ERP
En it-leder med ansvar for supply chain it i en større dansk virksomhed med global rækkevidde kan i høj grad genkende det billede, Jørgen Skaarup tegner på vegne af supply chain direktør-kollegaer. It-lederen har valgt at forblive anonym, men kildens identitet er kendt af redaktionen.

”Det er korrekt, at ”forretningen” i mange virksomheder oplever ufleksible systemer og implementeringer, og at det samtidig tager for lang tid at få selv de mindste initiativer igennem”, fortæller han og tilføjer: ”Jeg tror, der er en række forhold, som i en kombination skaber denne situation. Et af forholdene er, at virksomheder har en tendens til, at ERP-systemet er løsningen på alle problemer. I stedet burde virksomheder anvende en mere best-of-breed tilgang, hvor man skaber så løst koblede systemer som overhovedet muligt. Dermed kan man nemmere introducere nye applikationer i porteføljen, som løser et specifikt forretningskrav”.

Han mener sådan set, at ERP-løsninger i de fleste tilfælde udmærket kan understøtte individuelle krav, og at de ofte kan tilpasses til at imødegå forskellige krav. Men han mener, at problemet er, at kompleksiteten øges takt i takt med, at man introducerer flere tilretninger, og at modulerne skal dække flere og flere forretningsprocesser. Det medfører i sidste ende, at selv de mindste initiativer er voldsomt komplekse at implementere. Derfor bør man ifølge kildens mening grundigt overveje hvilke processer, ERP skal understøtte, og hvilke processer der bedre kan understøttes med andre værktøjer.

”Supply chain planning initiativer er for eksempel oftest fejlimplementeret i ERP. Det er der mange eksempler på. Det skyldes formentlig ikke engang løsningen, men nærmere den måde, løsningen bliver implementeret på”, fortæller han.

It-afdelingen for langt væk fra forretningen
”It-afdelinger er ofte for langt væk fra forretningen og har ikke føling med, hvad der er vigtigt i forhold til specielt supply chain processer”, fortæller kilden. Han peger på, at det kunne være en idé, at man organiserer sig omkring forretningen og hyrer folk til supply chain it med en baggrund i supply chain i stedet for rene it-folk. Han mener at kunne aflæse, at der er faktisk også er en tendens til, at det bliver gjort på denne måde i flere danske virksomheder i øjeblikket.

Læs også: "Lean og digitalisering skal gøre os endnu skarpere"

”Jeg plejer at sige til mine folk, at de skal være mindst lige så gode til supply chain, som de skal være til it. Hvis man kan give sparring til supply chain afdelingen på højt plan, vil man efterfølgende have meget nemmere ved at implementere de rigtige initiativer. Derudover vil ejerskabet blive væsentligt større i it-afdelingen, såfremt medarbejderne har dyb forretningsmæssig forståelse for det, som it skal understøtte”.

Flere supply chain arkitekter, tak 
Kilden peger på et andet initiativ, der kan afhjælpe udfordringen med for dårlig og ufleksibel it-støtte til supply chain udviklingen, nemlig at etablere flere roller som ”enterprise arkitekter, der har en forretningsmæssig tilgang og gerne med udgangspunkt i dyb supply chain erfaring. Disse super-arkitekter skal kunne hjælpe it-afdelingen med at vurdere, hvordan nye initiativer passer i den eksisterende applikationsstruktur, således at de komplekse initiativer bliver håndteret på én måde, hvor simple initiativer bliver håndteret efter en mere simpel struktur. Der er ikke mange af den slags arkitekter i danske virksomheder, og manglen på det overblik, arkitekterne kan etablere, skaber en tendens til, at alt ERP-udvikling blot er komplekst, og at selv de mindste og simpleste initiativer bliver unødigt omfattende og krævende at implementere”.

ERP-leverandøren savner tættere dialog
Christian Clausen er Business Development Director for Oracle i Norden med særlig fokus på løsninger til supply chain management. Han oplever, at it-afdelinger ofte fungerer som gatekeepers i forhold til, at han kan komme i tættere dialog med supply chain direktøren. ”Det mener jeg er et problem, fordi mange leverandører af ERP og it-løsninger sidder inde med en masse viden om de teknologiske muligheder, samtidig med at supply chain direktører sidder med fingeren på pulsen og sommetider også på kogepladen i forhold til de praktiske behov i den daglige drift. Jeg mener, at en tættere dialog kan være til stor nytte for it-støtten til supply chain udviklingen”.

Han anerkender, at der selvfølgelig er et behov for at sortere og filtrere i henvendelser fra it-sælgere. Men han peger på, at mange it-leverandører faktisk kan meget og har meget nyttig viden, som de blandt andet samler op hos andre kundevirksomheder. Konkret foreslår han to tiltag:

• Etabler et advisory board omkring virksomheden, hvor centrale leverandører kan sidde med og rådgive samt inspirere om supply chain it.
• Nye cloud-teknologier gør det billigere og mindre risikabelt at eksperimentere med nye løsninger, der kan gøre virksomheders supply chain it mere fleksibel og agil. Drag nytte af, at det i dag er muligt hurtigt og billigt at teste nye værktøjer og se om, de virker eller ej.

”Det er min opfattelse, at mange virksomheder kan have stort gavn af at åbne mere op for nye idéer og inspiration omkring it-støtte til supply chain driften og for den sags skyld også andre driftsområder. Men det kræver en ny indstilling og et opgør med, at it-strategien skal følges slavisk og til punkt og prikke. Det kræver en mere åben og dynamisk indstilling”, fortæller Christian Clausen.

Tal mere sammen
Professor i supply chain management ved Syddansk Universitet Jan Stentoft mener, at problemstillingen er et glimrende eksempel på den silotænkning, der dominerer danske og globale virksomheder. Han har en meget praktisk baggrund med ansættelser i Lego og Gumlink bag sig og er ofte i tæt indgreb med virksomheder. Han har netop sammen med to medforfattere skrevet bogen ”Den stærke værdikæde – sådan skaber du konkurrencekraft”, der uddyber behovet for, at siloer som it, økonomi, supply chain, udvikling, salg o.s.v. smider rygmærkerne uden for mødelokalet, sætter sig ned og taler om virksomhedens samt værdikædens behov frem for egne afdelingsbehov.

”Der er en tendens til, at virksomheder består af siloer, der placerer sig i skyttegrave, som modarbejder hinanden. Det modvirker i den grad, at virksomhederne bliver effektive og opnår succes. Løsningen er at tale mere sammen om behov og mål, skab et fælles billede af virksomheden, skab en fælles forretningsforståelse, bliv enig om at undgå symptombehandling og gå i stedet til roden af problemet”, fortæller han.

Han bliver suppleret af medforfatter til bogen Einar Scholte fra BDO Advisory og NewCore, der har mere end 20 års erfaring med at rådgive virksomheder i, hvordan supply chain management understøtter forretningen: ”Processen sales & operations planning er et godt eksempel på en proces, der kan bane vej for et samarbejde på tværs af siloerne og kan løfte virksomheden udover de traditionelle politiske skyttegravskrige mellem interne funktioner. Sales & operations planning handler i bund og grund om, at salg, supply chain chain, topledelse o.s.v. sætter sig ned, taler sammen og i fællesskab etablerer fælles fodslag til gavn for både kunder og virksomheden. Det er 90 procent mennesker og 10 procent teknik, og der er virkelig mulighed for, at mange virksomheder kan rykke alvorligt, hvis de erkender dette”.