GateHouse fører superligaen for lean og digitalisering
Med blot to medarbejdere i finansafdelingen driver Gatehouse en kompleks virksomhed med fem CVR-numre og to udenlandske selskaber.
Nøglen til effektiviteten er et standard ERP-system fra IFS og en nærmest religiøs tilgang til processtyring, datakvalitet og digitalisering.
GateHouse er en af Danmarks førende leverandører af software til satellitkommunikation og maritimt brug. Det er også et gennemdigitaliseret og lean powerhouse, som kan være rollemodel for andre virksomheder.
På overfladen ligner GateHouse den typiske danske virksomhed i mellemsegmentet, men de godt 60 medarbejdere indgår i et ekstremt dynamisk univers, hvor ressourcer flyttes rundt og nye forretningsideer udvikles i et misundelsesværdigt tempo.
Ud over kerneforretningen, som er bygget op om de to virksomheder GateHouse SatCom og GateHouse Maritime, har GateHouse også etableret virksomheden Igniter, som udvikler nye forretninger. CleanQuote A/S er den anden, som er under opbygning nu.
”Selvom vi er en mindre virksomhed, er Gatehouse en kompleks forretning. Vi har foreløbig fem CVR-numre og selskaber i USA og Irland, men maskinrummet styres af en meget lille stab. Vi er blot to fastansatte i finansafdelingen, som laver alle regnskaber, business controlling, financial controlling, project controlling og analyser. Og vi går alligevel hjem klokken 16.30. Det er ret vildt”, siger CFO i GateHouse, Kenney Vesteraa Christiansen, der selv er overrasket over, at hans oprindelige vision faktisk viser sig at holde stik.
Tænkte stort fra start
Kenney Vesteraa Christiansen er nemlig drivkraften i den ERP-investering, GateHouse foretog i 2020. Virksomheden valgte på hans anbefaling et fuldt ERP-system fra IFS, som mange nok vil mene er en overdrivelse til en virksomhed af GateHouse’ størrelse. Men IFS-platformen passer perfekt, fordi den er opbygget af moduler, og derfor dynamisk kan tilpasses virksomhedens skiftende behov.
”Systemet er utrolig agilt, fordi alt er fuldautomatiseret. Havde vi ikke platformen fra IFS, skulle vi som minimum have to-tre fastansatte mere i finansafdelingen”, siger Kenney Vesteraa Christiansen og tilføjer, at GateHouse har valgt en 100 procent standardløsning.
Standardløsning er nøglen til agilitet
”Nogle tror fejlagtigt, at der er en modsætning mellem standardløsninger og agilitet. Sådan forholder det sig ikke. I virkeligheden har vi fået en hel fodboldbane at spille på, hvor rammerne er på plads, og kreativiteten kan udfolde sig. Vi har fx hele stabsapparatet med HR, IT, Shared Service, Finans osv. klar i IFS, og derfor kunne vi med et fingerknips koble vores nyeste virksomhed CleanQuote på. CleanQuote havde én medarbejder for fire måneder siden, og nu er de seks. De har fuld fart på og kan fokusere alle deres kræfter på forretningsudvikling, fordi alt det administrative bare kører, forklarer han.
Stålsat data- og procesdisciplin
Det er ikke kun i valget af en ren standard ERP-løsning, GateHouse står fast. Den kompromisløse beslutning går hånd i hånd med en stålsat data- og procesdisciplin, man ikke finder mange andre steder. Alt tænkes fra start digitalt, og alle følger de processer og best practices, der er defineret i virksomheden. Derfor råder GateHouse over usædvanligt gode stamdata.
”Stamdatanøglerne er veldefinerede, og processen for fx ordrehåndtering er altid den samme, blot for at nævne et eksempel. Der står ikke noget på en serviet, og der sidder ikke nogen og fifler med deres egne metoder. Kombinationen af standardsystemer, procesdisciplin og gode stamdata er nøglen til at blive lean i superligaen”, siger Kenney Vesteraa Christensen.
Alle er selvkørende
”Det betyder, at vi har kunnet etablere et særdeles smidigt systemlandskab, hvor de rå data fra alle vores systemer - ERP, leadgenerering, kampagneværktøjer osv. - fødes ind i en BI-platform og bliver omsat til værdiskabende indsigt”, siger han og fortsætter:
”Jeg har et fuldt overblik i realtid over alt. Jeg skal ikke først opgøre noget for at se, hvordan økonomien er på de enkelte produktkategorier, og jeg kan lægge pipelinen af leads ovenpå med et klik, og se hvad det betyder økonomisk, hvis de bliver til noget. Vi har fuldt overblik over, hvordan kunderne bevæger sig i vores forretning, hvad deres status er, hvad de har købt, om de har brug for support mv. Og det samme gælder for alle mine kollegaer i virksomheden. De er selvkørende og har alle relevante data tilgængelige, når de skal bruge dem. Vi behøver ikke at forstyrre hinanden unødigt. Derfor kan vi køre en meget lean forretning.”
IFS passer til alle
Hos Curit, som har hjulpet med at implementere IFS-platformen i GateHouse, er man ikke i tvivl om, at mange virksomheder kan drage vigtig læring af projektet. Curit har implementeret langt størstedelen af de IFS-løsninger, der er i Danmark hos både mindre og helt store virksomheder.
”Uanset om du er en lille eller stor virksomhed, mødes du af avancerede krav. Forskellen er, at den lille virksomhed har meget færre folk til at løse opgaverne. Det unikke ved IFS-platformen er, at den kan bruges af både 15 og 2.500 medarbejdere. Der er så meget elastik i løsningen, at den også skaber værdi for de små, og det har GateHouse om nogen bevist”, siger partner i Curit Peter Eskelund Bering.
”Normalt har ERP-systemerne et skærmbillede til salg, et andet til indkøb, et tredje til finans osv., men i de mindre virksomheder kan den samme person sagtens sidde i tre grene af systemet. I IFS kan man nemt smelte grænsefladerne sammen, så man kun sidder med ét skærmbillede. Dertil kommer, at IFS har en indbygget intern handelsmotor, hvilket gør det meget nemt at binde nye selskaber sammen, hvis de skal have samhandel. Igen er GateHouse et super godt eksempel til at illustrere denne smidighed”, siger Peter Eskelund Bering.
