10 gode råd om at implementere process excellence

Business Process Excellence (BPEX) er livsvigtigt for alle typer organisationer, men hvordan skal man gribe det an? Her følger 10 anbefalinger til nybegynderen og 10 anbefalinger til den mere øvede.

Grundfos er et eksempel på en virksomhed, der arbejder målrettet på at etablere en ny kultur, der understøtter målene i BPEX. Foto: Grundfos..

06.12.2013

SCM.dk

”Det tager 5-20 år at udvikle noget, der skaber løbende forbedringer i et højt tempo”, fortæller Niels Rytter, ph.d. og lektor på Aalborg Universitet. Foto: Privat..

Optimering af processer i form af Business Process Excellence (BPEX), Operations Management eller bare lean six sigma, som mange kalder det, er ultravigtigt for alle typer organisationer. Årsagen er, at det er selve den måde, organisationen udfører sit virke og skaber værdi på.

Den voksende bølge af lean six sigma projekter i alle brancher og sektorer viser, at flere og flere ser lyset og fokuserer på BPEX, som vi for nemhedens skyld vælger at kalde det i denne artikel. Men hvordan skal de gribe det an – og hvordan skal de føre det ud i livet derude på kontor-, hospitals- eller produktionsgulvet?

Niels Rytter er ph.d. og lektor på Aalborg Universitets københavnske afdeling og forsker blandt andet i BPEX. Han har samtidig været ansat som implementeringskonsulent hos Maersk Line og arbejdet med konkrete implementeringsprojekter af business process excellence i Maersk Lines globale organisation. Så han har erfaringer fra både den teoretiske og praktiske BPEX-verden.

Figur 1: The BPEX pyramid and its 5 layers or dimensions of Business Process Excellence, sequenced after their visibility to for outsiders of an organization. .

Han mener grundlæggende, at langsigtede lean- eller andre BPEX-tiltag virker bedre end kortsigtede lean-tiltag; men han påpeger samtidig, at hvis en virksomhed ikke får succes med de første kortsigtede tiltag, har det lange perspektiv ingen gang på jord. Han mener, der er mange dimensioner at tage med i betragtning, og dem har han forsøgt at samle i en model, han kalder ”Dimensions of BPEX”, se figur 1.

Modellen er en pyramide eller et isbjerg opdelt i fem niveauer. De øverste tre niveauer A, B og C er synlige forhold, som er nemme at kopiere. De nederste to niveauer D og E er usynlige forhold, som er anderledes vanskelige at kopiere. Det er samtidig en omvendt modenhedsmodel, hvor niveau A, B og C er lav modenhed, og niveau D og E er høj modenhed. Modenhedsniveau er nemlig helt afgørende for, hvordan virksomheder skal gribe BPEX an, ligesom det er helt afgørende for, hvor stor værdi BPEX kan skabe i en organisation eller rettere for organisationens forskellige interessenter som kunder, ejere, medarbejdere og samfund.

Niels Rytter peger på to basale forudsætninger:

  • BPEX implementeringer skal som det allervigtigste altid være tilpasset organisationens specifikke forretningsbehov og –situation.
  • ?Anbefalinger og barrierer for succes afhænger af organisationens forandrings- og procesmodenhed samt, hvor langt organisationen er på BPEX-rejsen.

10 anbefalinger til begynderen

1. TILPAS: Tilpas BPEX implementeringsprogrammet til forretningsbehov og udstyr det med en virksomhedsspecifik mærkat. Det omfatter fx en virksomhedsspecifik forbedringsmodel samt værktøjskasse og undgå, at BPEX bliver opfattet som ”dette års ledelsesgrille”.

2. LANGT LYS: Udvikl en BPEX strategi/vision med langtidsorienterede mål og initiativer, der bidrager til at skabe værdi og konkurrenceevne – fremfor en lad-os-prøve-os-frem-og-se tilgang. Men sørg for at implementere trinvist og løbende tage stikkene hjem.

3. RAMMER: Sæt de rigtige rammer for tiltaget – skal det være BPEX ”light” eller en fuldskala affære?

4. FORPLIGTENDE: Skab forpligtende engagement og forandringsvillighed fra alle interessenter og især topledelsen.

5. BESØG: Tag på besøg hos og lær af andre virksomheder med BPEX-erfaringer.

6. PRIORITER: Prioriter nøje i de første projekter, så I starter med de lavthængende frugter og små, funktionelle projekter med kort tidshorisont og håndgribelige gevinster, som gerne må være målbare også for kunderne. Anvend modellen DMAIC for sikker og databaseret eksekvering.

7. RUTINE: Anvend rutinerede internt hyrede projektledere til de første projekter.

8. EKSPERTISE: Anvend eksterne konsulenter til løbende træning, men sigt på selv at opbygge kompetencen internt. Anvend fx formaliseret bælte-system som i Six Sigma.

9. DATA-IT: Vær opmærksom på mulige flaskehalse i form af mangel på valide data eller it-løsninger, som kræver ekstraordinære og længevarende udviklingsressourcer – en hyppig barriere.

10. INTERN MARKEDSFØRING: Vær omhyggelig med at synliggøre resultater fra projekter over for drifts- og markedsorganisation for at nære fremdrift.

10 anbefalinger til den mere øvede

1. BESØG: Fasthold løbende besøg hos andre organisationer med BPEX-erfaringer for at hente inspiration og friske idéer.

2. TRÆNING 1: Opbyg BPEX-kompetencer på tværs af hele organisationen, så I får forbedringsspecialister (bælter) og BPEX-kompetence spredt over alt og på alle niveauer. Sørg også for, at alle nye medarbejdere bliver trænet i BPEX.

3. MELLEMLEDELSE: Mellemledere er kritiske for succes på den lange bane, involver og træn dem løbende og med særlig opmærksomhed.

4. GOVERNANCE: Afklar prioritering af projekter og principper for, hvordan de skal gennemføres i en klar struktur, der er synlig for alle. Sørg for solide business cases og systematisk opfølgning på alle projekter.

5. POTENTIALE: Fokuser mest opmærksomhed på projekter med stor tværorganisatorisk potentiale, og som også giver målbare resultater for kunderne.

6. PRIORITER IT: Prioriter it-investeringer efter BPEX-gevinstpotentiale og afstem tidsplaner for it-udvikling og behov i procesinnovationer.

7. FORBEDRINGS-DNA: Gå efter at løbende forbedringer bliver en del af virksomhedens DNA og sørg for, at det bliver en central del af det daglige arbejdsfokus for alle.

8. LEDELSESADFÆRD: Ledelsesadfærd skal trænes, så den understøtte skiftet til en BPEX-kultur, og alle målinger og KPI’er skal være teamdrevet frem for alene individuelt baserede.

9. INCITAMENT: Afstem alle bonusordninger og incitamentstrukturer med BPEX-mål.

10. INTERN MARKEDSFØRING: Vær omhyggelig med at synliggøre resultater fra projekter over for drifts- og markedsorganisation og også leverandører samt kunder for at nære fremdrift.

Tingene hænger sammen
Der er ifølge Niels Rytter en række sammenhænge mellem de forskellige modenhedsniveauer og anbefalinger, som gensidigt styrker hinanden. Men det er vigtigt at erkende, at man skal kravle, før man kan gå. Man kan ikke springe fra modellens niveau A til D eller E. Man bliver nødt til at starte med nogle synlige værtøjer som fx værdi, 5S, spildformer, flow, kanban, styringstavler og streger på gulvet. Derefter kan man gå videre med træning af projektledere i Kaizen eller DMAIC-metoder, praktisere brug af proceskortlægningsmetoder, fiskebensdiagrammer, kontrolkort etc.

Næste skridt handler om at systematisere den løbende prioritering af forbedringsaktiviteter ud fra deres forretningsmæssige potentialer og afstemme det med finansiering og øvrige investeringer i virksomheden. Det er også vigtigt at opstille sammenhængende og konkrete KPI’er, så det løbende er muligt at følge op på, at strategi også bliver omsat til konkrete forbedringer på produktions- eller kontorgulvet.

BPEX implementeringer skal som det allervigtigste altid være tilpasset organisationens specifikke forretningsbehov og –situation. Foto: Novozymes..

De sidste niveauer D og E er kulturniveauer, hvor organisationen begynder at etablere en ny kultur, der understøtter målene i BPEX. Det involverer en masse træning og coaching ude på gulvet på alle niveauer, først i funktioner, dernæst på tværs af funktioner og endelig på ”globalt” plan.

”Det tager 5-20 år at udvikle noget, der ligner et fundamentalt nyt syn på forretningsdrift i organisationen, som indebærer løbende forbedringer i et højt tempo. Det tager tid og kræfter, men når det lykkes, kan det betyde helt nye og markant bedre værdiskabelse for både kunder, medarbejdere, ledere, ejere og samfund”, fortæller han.

Toyota Material Handling A/S

Sponseret

Ny Toyota Traigo48-serie med uovertruffent design og banebrydende ydeevne

Apport Systems A/S

Sponseret

Lagerstyring på autopilot - få dit lager til at tænke selv

Relateret indhold

01.04.2025SCM.dk

Velux satser stort på den cirkulære model

01.04.2025SCM.dk

Verdion styrker nordisk team med tre strategiske forfremmelser

28.03.2025SCM.dk

Regionernes klimaaftryk daler kraftigt

27.03.2025SCM.dk

Nemmere at klare opgaven med producentansvar

27.03.2025SCM.dk

Overraskelse: Mange virksomheders klimaindsats går godt

26.03.2025Bureau Veritas

Sponseret

Webinar: Få styr på VSME - EU's nye frivillige standard for bæredygtighedsrapporting

25.03.2025Bureau Veritas

Sponseret

IATF 16949 Specialist

25.03.2025Bureau Veritas

Sponseret

Bureau Veritas Denmark er som de første i Danmark akkrediteret af DANAK til NATO-ordningen AQAP 2110

Hold dig opdateret med SCM.dk

Tilmeld dig nyhedsbrevet og følg med i alt som rører sig indenfor ledelse af forsyningskæden, Nyhedsbrevet kommer kun to gange pr. uge.

Se flere temaer

Events

Se alle
Toyota Material Handling A/S
Messe
Toyota Material Handling deltager på Transportmessen 2025

Mød os på på Transport 2025, som finder sted i Messecenter Herning d. 3-5. april. Få gratis adgang til messen – brug blot koden toyota2025, når du bestiller dine billetter online. Vi glæder os til at byde dig velkommen ved stand M9600.

Dato

03.04.2025

Tid

09:00

Sted

Herning Messecenter

Brother Nordic A/S
Messe
Transport 2025

Skandinaviens førende fagmesse inden for transportbranchen.

Dato

03.04.2025

Tid

09:00

Sted

Messecenter Herning

Bureau Veritas
Webinar
Webinar: Få styr på VSME - EU's nye frivillige standard for bæredygtighedsrapporting

EU-Kommissionen har for nyligt lanceret den såkaldte Omnibus-pakke, der skal forenkle kravene til virksomhedernes bæredygtighedsrapportering og styrke EU’s konkurrenceevne.

Dato

03.04.2025

Tid

11:00

Sted

Online på MS Teams

Bureau Veritas
Webinar
Webinar: Få styr på VSME - EU's nye frivillige standard for bæredygtighedsrapporting

EU-Kommissionen har for nyligt lanceret den såkaldte Omnibus-pakke, der skal forenkle kravene til virksomhedernes bæredygtighedsrapportering og styrke EU’s konkurrenceevne.

Dato

03.04.2025

Tid

11:00

Sted

Online på MS Teams

Bureau Veritas
Kursus
ISO 14001 Intern Auditor

På ISO 14001 Intern Auditor træner du forskellige auditeringsteknikker og -værktøjer, og hvordan du udfører intern audit af din virksomheds miljøledelsessystem i henhold til de strategiske og operationelle kravelementer i ISO 14001 standarden.

Dato

07.04.2025

Tid

08:30

Sted

Vejle

Consafe Logistics
Webinar
Automation implementation fra A til Z

With warehouse automation set to double by 2030, many companies are prioritizing automation—but key questions arise. What should you automate and why? When should you involve your automation vendor? What are the critical success factors?

Dato

08.04.2025

Tid

10:00

Sted

Online