Vacciner får den store logistiksprøjte

Statens Serum Institut (SSI) er ikke nogen helt almindelig virksomhed, heller ikke hvad logistik angår. Dels har vaccinerne - som skal forebygge bl.a. polio, kighoste, tuberkulose, difteri og stivkrampe - en lang produktionstid. Visse laboratorieanalyser kan vare flere måneder. Dels er vaccinerne biologiske produkter, hvilket betyder, at det er usikkert, hvor lang deres holdbarhed er, indtil de er færdiganalyserede.

Da markedet ofte kræver, at vaccinerne har en restholdbarhed på op mod et par år, er det ikke muligt for SSI at opbygge store lagre. Produkterne skal helst lynhurtigt ud til kunderne. Dertil kommer, at vaccinerne skal opbevares ved en temperatur på mellem to og otte grader. Derfor er Statens Serum Instituttet nødt til at have såvel interne som eksterne kølelagre.

Forsyningskæden bindes sammen via et SAP-system, som styrer lagrer, ordrer og indkøb. Et hold af planlæggere har ansvaret for at sætte den rigtige produktion i gang på det rigtige tidspunkt.

”Ethvert produkt skal godkendes af vores egen kvalitetsafdeling og al bagvedliggende batch-dokumentation må derfor være klar, før vaccinerne sendes ud af huset. Dertil kommer emballering i kølehuse, hvilket optager meget plads, og således i sig selv udgør en logistisk udfordring”, forklarer logistikchef Paul Wiberg-Jørgensen.
”Hvis vaccinernes temperatur kommer uden for 2-8 grader under transporten, har vi et alvorligt problem. Det er sket i sjældne tilfælde, og så kan produkterne være ubrugelige. Netop for at undgå sådanne uheld, har vi da også valgt kun at samarbejde med ganske få underleverandører og transportører, som vi ved, kan leve op til vores strenge krav, og vi monitorerer løbende varernes temperatur, også under pakning og transport.”

Alt samles på ét råvarelager
De seneste år har Paul Wiberg-Jørgensen - som tidligere har arbejdet med supply chain udvikling og lean hos Lundbeck - gjort meget for at nedbringe lagre og gennemløbstid. Hidtil har lagerstørrelserne - og dermed lagerbindingerne - været for store. Samtidig har selve lagerstrukturen været for decentral.

”Derfor er vi nu i gang med at samle alle produkterne på ét råvarelager. Bygningskomplekset her på Artillerivej er opført i begyndelsen af det 20. århundrede, og vi har ingen udvidelsesmuligheder. Vi må med andre ord indrette os efter de fysiske rammer, vi har, hvilket langt fra er uproblematisk”.

Siden sin ansættelse i 2008 har Paul Wiberg-Jørgensen da også arbejdet efter en plan om at skabe en lønsom og mere sammenhængende forsyningskæde.
”På et tidspunkt overvejede SSI at bygge et nyt stort centrallager, og jeg blev bl.a. ansat for at finde ud af, hvordan logistikken i og omkring lageret skulle organiseres. Jeg analyserede gennemløbstider, lagerstørrelse, godkendelsestider og den ørige supply chain. Da vi fandt ud af, at vi formentlig kunne klare os med de eksisterende lagerforhold, under forudsætning af, at vi kraftigt slankede vores supply chain, blev projektet sat i bero.”

”Lokalekabalen”
Først og fremmest indledte SSI et lean-projekt. Dels for at få nogle forandringsværktøjer, dels for at få mobiliseret alle medarbejdere i forsyningskæden. Det viste sig, at der var mange ugennemskuelige processer i forsyningskæden. Medarbejderne måtte derfor lære at håndtere logistikprocesserne mere smidigt og benytte SAP-systemet mere og bedre. Derudover har Instituttet foretaget en meget omfattende analyse til et nyt stregkodeprojekt, som forventes at blive taget i brug i slutningen af året.
”Ved at indføre lean i en række processer samt ved at arbejde målrettet på at indføre elektronisk bestilling af tekniske artikler er vi nu blevet i stand til at levere fra dag til dag. Samtidig har vi kunnet nedlægge et stort teknisk lager og bruge den overskydende plads på noget bedre”, siger logistikchefen.
”Endelig har vi lavet en såkaldt ”lokalekabale”. Instituttet er vokset ved knopskydning over tid, og derfor har den tekniske chef udarbejdet en plan for flytning og samling af de forskellige produktionsenheder og diagnostiske enheder, si vi overordnet set opnår en mere sammenhængende logistik.”

For tre år siden blev intet målt
Da Paul Wiberg-Jørgensen blev ansat på SSI, blev der ikke foretaget målinger af lagre, leveringsevne og gennemløbstid. Det er man dog siden begyndt på.
”Efter at have indført lean kan vi allerede nu kunnet konstatere, at godkendelsestiden på en række produkter er nedbragt med op til tre måneder, og med den viden har vi kunnet nedjustere lagrene tilsvarende.

Selve lagerkapaciteten har det i øvrigt også været nødvendigt at nedbringe, idet ét af lagerlokalerne i stedet skulle benyttes til farmaceutisk produktion. Da vi ikke kan ændre meget ved lagrenes fysiske rammer, forudsætter det meget og vedvarende styring samt en god portion kreativitet at få plads til det hele”, tilføjer Paul Wiberg-Jørgensen. Som eksempel nævner han, at emballagelageret nu er lagt ud i byen, hvorefter forsyninger dagligt bringes til Artillerivej.

Ny IT-strategi skal løfte logistikken
”Hvor vidtgående beslutninger vedrørende Instituttets supply chain-strategi har du selv mandat til at træffe?”
”Mit ansvarsområde omfatter logistik og indkøb, og inden for disse områder har jeg forholdsvis frie hænder. Store ændringer besluttes dog altid i samarbejde med produktionsledelsen, og selve logistikudviklingen beror i øvrigt på tværgående samarbejde.”

”Hvordan forudser du, at jeres supply chain vil udvikle sig i fremtiden?”
”Der kommer fortsat større mængder forfalsket og dermed virkningsløs medicin i omløb. Det kan få betydning for os som producent og importør, idet vi jo selv køber en række produkter i udlandet, som vi distribuerer til læger og hospitaler. Selv om vi heldigvis endnu har været forskånet for disse forfalskede medicinalprodukter, gør vi, hvad vi kan for at beskytte os mod den slags. Disse forholdsregler påvirker også vores forsyningskæde.
Umiddelbart mener jeg dog, at det væsentligste indsatsområde er udvikling af en mere effektiv IT-struktur. Vi får i fremtiden et større behov for IT og et øget behov for stram styring og koordination, så vi kan sikre lønsomhed, høj leveringsevne og nedjustering af lagre”, siger Paul Wiberg-Jørgensen, som tilføjer, at SSI var ret tidligt ude med hensyn til indførelse af SAP.

”Alligevel har vi behov for at få endnu mere styr på denne teknologi. En ny IT-strategi, som vi vedtog for nylig, understreger i det hele taget, at det er informationsteknologien, som i fremtiden skal bidrage til at løfte og effektivisere ikke mindst instituttets supply chain-funktioner”.