Hvordan driver man succesfulde dataprojekter, så de skaber værdi?
Ledelsesmæssigt sponsorskab, tidlig og løbende involvering af forretningsbrugere og en god plan for udrulning er nøglen til at få værdi af din investering i dataprojekter.
I Kapacity har vi opgaver, der strækker sig fra fulde projektleverancer over fælles leverancer sammen med vores kunders data team samt opgaver, hvor vi leverer delleverancer ind i større programmer. Planlægningen af projekterne foregår altid sammen med kundens team og temaet om, hvordan ”det succesfulde dataprojekt” skal gribes an, diskuteres både tidligt i et kundeforløb og undervejs.
Uanset om der er tale om et AI (Artificial Intelligence)-projekt eller et mere klassisk data- og visualiseringsprojekt – som f.eks. en analyseløsning til en salgsorganisation eller en finansafdeling – så er nøglen til et succesfuldt projekt funderet i en stærk involvering og forankring hos den del af forretningen, der skal bruge løsningen.
Vi har i et tidligere blogindlæg skrevet om vigtigheden af et godt samarbejde mellem dem, der laver analyseløsningerne og dem, der skal bruge dem. Ud fra vores erfaring er nøglen til at få værdi ud af et dataprojekt netop det gode samarbejde.
Den første vigtige faktor for et dataprojekt, som i sidste ende skaber værdi og gør, at organisationen takler opgaver anderledes, er et forretningsmæssigt ejerskab eller sponsorskab.
Sponsorskab
Når Kapacity laver strategiarbejde omkring data for en kunde, så er selve det organisatoriske ejerskab af et data team og en dataplatform ofte et emne, som er oppe at vende. Umiddelbart er det ikke selve det organisatoriske tilhørsforhold som f.eks. i finansafdelingen eller IT, som i sig selv afgør, om et dataprojekt bliver succesfuldt eller ej. Derimod er det forretningsmæssige sponsorskab – opbakningen til at ville en fælles dataplatform, en fælles analyse- og rapporteringssandhed og nogle fælles standarder for governance derimod meget afgørende.
Dette sponsorskab bør – hvis det skal have fuld effekt – deles af de vigtige forretningsmæssige interessenter. Dette kan f.eks. være i form af en dataplatform-styregruppe eller et Data Board, hvor ledelsen af det forretningsområde, som er i fokus i en konkret projektfase, træder frem og indgår i en projektstyregruppe for så at blive afløst af en anden, når den næste fase påbegyndes. Et sådan setup for sponsorskab sikrer både, at der hele tiden er fokus på den store sammenhæng, virksomhedens strategi og fokusområder og direkte involvering af det forretningsområde, som deltager i den konkrete leverance.
Involvering af forretningen
Vores anbefaling til vores kunder er altid at forsøge at lave en fast tilgang til de dataprojekt-faser, som skal leveres. Man kan derfor med fordel udarbejde en model for modtagelse af analyse/rapporteringsbehov, prioritering, specificering, leverance, test, uddannelse og go-live. Dette anbefaler vi, fordi både vi, kundens eget data team og de modtagende forretningsenheder har brug for en ramme for, hvordan man arbejder sammen omkring løsningen. Derudover sikrer det, at alle deltagere har forventningsafstemt både indsats, roller og ansvar samt leverancens indhold og tidsplan.
Når det er sagt, er det meget vigtigt. at samarbejdet mellem dem, der har brug for analyser og dem, der skal lave dem, baserer sig på direkte dialog. Skabeloner er gode som en hjælp i hverdagen, men direkte dialog – ikke andenhånds-overleveringer – er nødvendige for at sikre, at behovet bliver forstået rigtigt. Kun med det udgangspunkt kan vi sikre, at den løsning, der leveres, dækker behovet og samtidig også er designet til udvidelser og tilføjelser i fremtiden.
Med andre ord er det Kapacitys erfaring, at en detaljeret kravs-afdækning er lidt af en kunstart, som det betaler sig at bruge kompetencer på at opbygge og tid på at eksekvere.
Kapacitys anbefaling i forhold til udvikling af løsninger er en agil projekttilgang, hvor løsningen udvikler sig løbende. Det betyder derfor også, at involveringen af forretningen, som er så essentiel, vil være løbende, således at den endelige testede løsning fuldt ud afspejler den dialog og de ønsker, som forretningen har bidraget med undervejs i forløbet.
Udrulningsplan
I Kapacitys projektleverancemetode arbejder vi med to vigtige milepæle: Technical Go-live og Business Go-live. Det tekniske go-live er, når løsningen er færdigudviklet, testet, forretningen har godkendt løsningen, og den er flyttet over i produktionsmiljøet. Det forretningsmæssige go-live er derimod først, når brugerne har modtaget løsningen og kan bruge den til det, som var den oprindelige tanke fra forretningssponsoren. Derudover skal der være et support setup, som understøtter brugen. Med andre ord ligger der mellem de to milepæle en række uddannelses-, forankrings- og kommunikationsaktiviteter, som er en forudsætning for, at løsningen genererer den værdi, der har været det oprindelige ønske.
Kapacitys anbefaling er, at planen for udrulning laves og kommunikeres samtidig med opstarten af en projektfase – det giver tryghed for, at de fremtidige brugere kender til ”det, der kommer til at ske” tidligt, og også hvilken mulighed for support der findes, inden man springer ud i at bruge noget nyt. Har man i forvejen processer for Change Management, kan man trække på dem i den forbindelse, men ellers er en praktisk tilgang med en tidsplan for disse aktiviteter som en del af projektplanen også en måde at gå til området på.
Her betaler det sig også at investere i at udvikle en fast tilgang med skabeloner til f.eks., hvad der skal kommunikeres til hvem hvornår, hvordan uddannelse skal udvikles og afholdes, samt hvordan supporten skal håndteres både lige efter udrulningen og på sigt. Det koster lidt ekstra i forbindelse med den første fase, men det letter meget for de senere faser. Det er samtidig med til at udvikle en ”præcedens” for måden, som sponsorskabet, forretningsenheden og data teamet arbejder sammen, som gør forventningsafstemningen mere effektiv.
Roadmap
For mange virksomheder vil et roadmap for en dataløsning indeholde både strategiske og teknologiske overvejelser og betragtes derfor ofte som et større arbejde. Kapacity er fortaler for, at når man påbegynder arbejdet med en ny dataplatform, skal man udarbejde et ”Roadmap-light”. En overordnet plan, der sikrer etablering af en ledelsesmæssig governancestruktur, en leverancemodel og en tilgang til udrulning, så man sikrer, at arbejdet i sit udgangspunkt giver det bedste setup for den fremtidige succesfulde brug af data.
