Hvordan Berry Superfos selv digitaliserer de manuelle arbejdsgange

Denne artikel er skrevet af Louise Hellmund, kvalitetsansvarlig hos Berry Superfos i Randers.

Det klassiske kvalitetsstyringssystem

For at sikre overholdelsen af de mange krav, så har vi for længe siden etableret et kvalitetsledelsessystem, og vi er både ISO 9001 og BRC certificeret. Tidligere brugte vi klassisk kvalitetsstyringssoftware til at styre og opdatere processer og procedurer. Selve arbejdet med at bringe opgaver inden for kvalitet, miljø, rengøring, vedligehold og service ud i produktionen blev dog håndholdt af vores kvalitetsafdeling sammen med produktionschefen. Vi fik tingene til at ske med direkte kommunikation til de timelønnede i produktionen, samt med brug af papirskemaer. Det var tungt.
Denne manuelle håndtering af opgaver og registreringer tog lang tid for både holdlederne og vores kvalitetsafdeling. Samtidig var kommunikationen ikke just ”real-time”. Der var også mange opgaver, som ikke blev dokumenteret med brugbare data, så de efterfølgende kunne analyseres.

Hvordan bliver forbedringer til en del af dagligdagen for den enkelte?

Tilbage i 2015 formulerer vores fabriksledelse en vision om at skabe flere medarbejderdrevne forbedringer og digitalisere den manuelle opgavestyring. Vi blev i denne forbindelse gjort opmærksom på den danske online procesplatform Gluu. Her kunne vi selv tegne vores arbejdsgange, tilføje arbejdsinstruktioner og efterfølgende tilknytte opgaver med formularer direkte til instruktionen. Opgaver og instruktioner kunne så vises til medarbejderne på almindelige Android enheder, som også kunne bruges af medarbejderen direkte i selve opgaveudførelsen. Desuden kunne vi let tilpasse og kommunikere ændringer i en arbejdsgang, efterhånden som vi forbedrede de enkelte processer.

Vores vej til digitalisering

I 2017 underskrev vi en aftale med Gluu og lavede en plan. Vi lyttede til eksperternes anbefalinger og opstillede følgende trin for vores ”selv-digitalisering”:

1. Opstil vores proceshierarki.
2. Kortlæg alle kritiske processer og roller.
3. Tilføj arbejdsinstruktion til hver aktivitet i hver proces.
4. Opret alle formularer digitalt.
5. Definér og tilføj opgaver (med formularer)T
6. Test og tilret.
7. Gå i drift proces for proces.

Kravet var, at implementeringen kunne udføres af os selv ved siden af alle de faste opgaver, som vores dagligdag er fyldt op af. Dette var vilkårene.

Først klarlagde vi ansvaret

Det første skridt var at revurdere alle vores processer, arbejdsgange og arbejdsinstruktioner. Her skabte vi et overblik over de primære processer i fabrikkens værdikæde. Det omfattede alle de vigtigste aktiviteter fra modtagelse af ordren, til den var leveret hos kunden. Hvert hovedtrin blev sin egen procesgruppe i den digitale platform.

Med udgangspunkt i denne værdikæde kunne vi nu oprette alle de relaterede og understøttende processer.
Arbejdet skete ved siden af vores daglige opgaver, og i løbet af et halvt års tid havde vi oprettet og tegnet alle de vigtigste arbejdsgange og reelt set valideret og tilrettet alle processerne i vores ledelsessystem.

Så standardiserede vi arbejdets udførelse

Nu startede arbejdet med at tilføje arbejdsinstruktioner. Mens proceskortet viser, ”hvem der har ansvar for hvad”, så viser hver aktivitet, ”hvordan arbejdet skal udføres”. Gode arbejdsinstruktioner var afgørende for at få den enkelte medarbejder til at udføre opgaven på præcis samme måde hver gang.

Målet var mindre tekst og flere billeder

Her tog vi hul på ambitionen om at flytte arbejdsinstruktionen fra tekst på papir til billeder og video i en app. App’en viste sig at være et rigtig godt medie til vores timelønnede, som langt hellere vil modtage instruktionen i visuel form end at prøve at tyde vores skrevne instruktioner.

Papirformularerne digitaliseres

Nu, hvor arbejdsgange og instruktioner var klar, så var tiden kommet til at tænke i opgaver og registreringer. Det betød, at vi gennemgik alle vores løbende kontroller og vedligeholdelsesopgaver og de papirformularer, som medarbejderne udfyldte.
Hver formular blev genskabt i procesplatformen. Fordelen er, at vi laver formularerne mere intelligente ved at lave flere varianter og gøre de enkelte valg betinget af andre valg. Vi kan også definere felter som obligatoriske og sikre, at vi ikke får registreringer ind, som ikke er komplette. På denne måde bliver formularen kortere og mere målrettet den enkelte opgave. Det letter forståelsen, så f.eks. en medarbejder en sen nattetime ikke skal tage stilling til en lang række felter, der ikke er relevante.

Automatiske opgaver sikrer, at alt huskes

I samme periode oprettede vi hver eneste regelmæssige kontrol eller opgave på rette aktivitet i procesplatformen, således at operatøren kan finde sine opgaver her. Et eksempel på opgaver er, at vi hver dag skal rengøre alle aktive forme og maskiner samt udføre vigtige sikkerhedskontroller. På den måde har vi en tjekliste med alt, der skal gøres, og så en automatisk opgave, der sendes til f.eks. operatørerne, når et nyt skift starter. En opgave er f.eks. at udføre daglig rengøring på maskine S-129 hver dag kl. 7 med deadline næste dag kl. 7.

Så snart vi har oprettet opgaven i systemet, opretter systemet den automatisk efter den fastsatte frekvens, og operatøren bekræfter med et tryk på tabletten, når opgaven er udført. Eventuelt supplerer han med et billede. Herved sker registreringen også automatisk, og dette genererer gode data, som vi efterfølgende kan lære af. Her bruger vi både den indbyggede funktion i platformen og eksportfunktionen til Excel. Det er langt, langt nemmere end at sidde og taste data manuelt ind i et Excelark.

Test og ret, test og ret

Gradvist gik vi så i drift med de faste opgaver. I denne periode var jeg i tæt daglig dialog med produktionschefen og de enkelte holdledere om, hvordan det kørte. Det var en periode med hyppige tilretninger, hvor vi oplevede og løste en række mindre problemer, som f.eks. når wi-fi dækningen ikke var lige stærk alle steder.
Stille og roligt kom vi i mål med hver proces og opgave.

Resultaterne viser sig

I 2018 begyndte vi for alvor at opleve effekten af vores digitalisering. På dette tidspunkt havde vi overvundet den indledende modstand, som man ofte ser mod “et nyt IT-system”. Det var særligt blandt medarbejdere, som ikke var vant til at bruge IT til daglig, men også dem, som allerede i forvejen brugte mange systemer. I sidstnævnte tilfælde blev tilgangen nemt: “Hvad skal vi dog med endnu et system?”. Fordi Gluus brugerflade er simpel at finde rundt i, og den tilhørende Android app gør opgaveløsningen let, så fik vi hurtigt gode tilbagemeldinger, så snart medarbejderne så systemet og begyndte at anvende det. Vi valgte også helt bevidst en strategi, hvor vi gradvist rullede det ud i organisationen arbejdsgang for arbejdsgang frem for implementering af et fuldt færdigt system fra den ene dag til den anden. Her spillede brugerinddragelse i opbygning af processer og arbejdsinstruktioner en vigtig rolle for succesen.
I 2018 udførte vi over 25.000 opgaver og registreringer direkte via tablets og telefoner. Det er 25.000 gange, hvor vi er gået fra denne arbejdsgang:

1. Formular udskrives.
2. Formular distribueres til rette område.
3. Holdleder kommunikerer opgave til operatør eller servicemedarbejder.
4. Medarbejder finder formular.
5. Medarbejder udfører opgave.
6. Medarbejder udfylder formular.
7. Formular lægges i bakke.
8. Formular hentes af rette afdeling og evt. korrigerende handlinger udføres.
9. Data registreres evt. digitalt.
10. Formular arkiveres i ringbind.

… til denne arbejdsgang:

1. Medarbejder åbner tablet og ser aktuelle opgaver (med formularer og arbejdsinstruktioner).
2. Medarbejder udfører opgaver.
3. Medarbejder udfylder opgave på tablet, udfylder evt. formular og supplerer eventuelt med et billede taget via tabletten.
4. Alle kan se status og udføre eventuelle korrigerende handlinger med det samme.

Næsten hver eneste dag laver vi små og store justeringer af arbejdsgange, instruktioner og opgaver. Det betyder ikke længere en masse arbejde med tilretning, print og distribution af papirformularer. Det hele sker automatisk via platformen og distribueres direkte til vores Android enheder.

Et fælles sprog for arbejdet

På denne måde har vi fået én fælles måde at udtrykke vores gentagne arbejdsgange på. Alle processer, instruktioner, roller og opgaver styres og vises på én og samme måde. Det har gjort det langt nemmere at standardisere arbejdet og finde et fælles sprog på tværs i organisationen. Det har også givet vores medarbejdere ét sted at gå hen, når de søger information om en given proces i huset, og vi har også samlet alle politikker og anden relevant information til medarbejderne i procesplatformen. Vi har selvfølgelig en række andre IT-systemer også, men Gluu er for os det sted, hvor alting starter. Søger man generel information om noget i huset, er procesplatformen det første sted, man leder.

Vi skal endnu længere

Nu, hvor selve produktionen er godt i gang, så fortsætter vi arbejdet på resten af fabrikken. Det handler om at styre alle opgaver efter faste processer, så vi skaber samme digitalisering af alle aktiviteterne fra modtagelse af ordrer, til tilretning af produktion og helt frem til levering hos kunden.
Vi kommer i år også til at fokusere på en bevægelse af data den modsatte vej i Gluu, forstået på den måde, at vi indtil videre har benyttet platformen til at generere opgaver og information UD til medarbejderne, men vi ønsker også en bevægelse, hvor medarbejderne genererer data ind i systemet og opretter opgaver selv, i stedet for bare at udføre de kalenderstyrede. Det forventer vi os meget af. Overordnet set kan man sige, at devisen for os gennem hele projektet har været at lægge det i Gluu, der giver mening, og det har vist sig at være en hel del!

Fakta

Berry Superfos i Randers laver sprøjtestøbt plastemballage, hovedsageligt til food, men også non-food produkter. Der produceres en lille mia. emner om året, hvoraf en stor del er til mejeriprodukter. Der er cirka 110 timelønnede på treholdsskift, og de betjener 67 automatiske maskiner, så disse kører optimalt og tættest muligt på fuld kapacitet. Derudover er der ansat ca. 30 på fuld tid i Teknisk afdeling og et tilsvarende antal i administrationen.

Som de fleste andre produktionsvirksomheder har Berry Superfos i Randers en række interne og eksterne krav, som man skal leve op til. Det er krav inden for kvalitet, fødevarer, arbejdsmiljø, sikkerhed og miljø, herunder vedligehold og service af maskiner og udstyr.