Digital tidsregistrering: Nøglen til ressourceoptimering og overholdelse af nye lovkrav

Udfordringer i branchen og behovet for ressourceoptimering

Produktions-, transport-, lager- og logistikbranchen er ofte kendetegnet ved komplekse forsyningskæder og et højt tempo, hvor der er konstant pres for at reducere omkostninger og optimere processer. Ressourceoptimering er nødvendig for at kunne konkurrere på pris og service. Manuelle processer og ikke-integrerede administrationssystemer kan føre til ineffektivitet, unødvendig spildtid, og et for højt ressourceforbrug, både økonomisk og tidsmæssigt.

For at skabe en mere strømlinet arbejdsgang, kan virksomheder med fordel vælge integrerede administrative systemer – herunder tidsregistrering, løn og regnskab – med automatiserde løsninger. På den måde kan arbejdsgangene optimeres, fejl kan minimeres og der kan frigøres tid og ressourcer til vigtigere opgaver.

Arbejdsplanlægning med styrket ressourceindsigt 

Ved at integrere et digitalt tidsregistreringssystem med andre administrative platforme kan virksomheder få præcise data om, hvor meget tid hver enkelt proces eller opgave kræver. Dette kan være en enorm fordel i produktions- og logistikmiljøer, hvor tidsstyring er essentiel.

Med digital tidsregistrering kan ledelsen hurtigt identificere flaskehalse og overbelastninger, optimere arbejdsplanlægningen og endda forudsige fremtidige bemandingsbehov. Denne information gør det muligt at tilpasse ressourcefordelingen på tværs af skift og afdelinger og minimere unødvendig overarbejde eller spildtid.

For virksomheder i transportsektoren er flådestyring et af de vigtigste områder for ressourceoptimering. Ved at benytte sig af GPS-teknologi og software, der kan optimere ruter i realtid, kan virksomheder reducere brændstofforbrug og køretid. 

Hvis I ønsker at optimere administrationen, bør I derfor starte med at sikre, at jeres administrationssystemer rent faktisk lever op til jeres behov og de gældende lovkrav. Er systemerne f.eks. brugervenlige for alle medarbejdertyper? Kan man nemt registrere fravær, varer, materiel, kørsel og andet ressourcebrug? Er systemerne fleksible i forhold til ændringer i overenskomster og lokalaftaler? Kan systemerne forbindes til hinanden, så I undgår manuelt dobbeltarbejde og minimerer fejl? Og hjælper systemerne med at overholde de gældende lovkrav, så I undgår et uheldigt besøg fra Arbejdstilsynet? 

De nye lovkrav til arbejdstidsregistrering 

Siden 1. juli 2024 har det været lovpligtigt for alle arbejdsgivere at indføre et system til at registrere medarbejdernes arbejdstid. Formålet er at kunne dokumenetere, at regler arbejdstid og hviletid, herunder 48-timers reglen og 11-timers reglen, overholdes. 

Arbejdsgiveren kan selv vælge hvilket tidsregistreringssystem, de vil bruge til at opfylde registreringskravet. Dog stilles der krav om, at det skal være et: ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den enkelte lønmodtageres daglige arbejdstid” (ft.dk).

Medarbejderen skal også selv have adgang til at kunne tilgå egne oplysninger i tidsregistreringssystemet. 

Se den endelige lov her. 

Undtagelsesbestemmelsen

Beskæftigelsesministeriets krav om indførelse af et timeregistreringssystem og forpligtelsen for medarbejderen til at overholde dette gælder for de lønmodtagergrupper, der er omfattet af loven og arbejdsmiljølovgivningens regler om hviletid. Men loven indeholder en undtagelsesbestemmelse eller et såkaldt punkt om “opt out” fra reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid, pauser osv, herunder 48-timers reglen. 

Undtagelsesbestemmelsen skal gøre det muligt at udvide muligheden for at undtage flere personalegrupper for reglerne om arbejdstid, pauser og hviletid. Muligheden kan være relevant for medarbejdere, der har ledelsesmæssige funktioner og frihed til selv at bestemme deres arbejdstid, eller for medarbejdere, der ikke er forpligtet til at være på arbejdspladsen på bestemte tidspunkter.

I loven uddybes det, at muligheden for at fravige bestemmelsen om, at der højst må arbejdes 48 timer om ugen i gennemsnit, alene kan: “anvendes i forhold til lønmodtagere, der er omfattet af overenskomstbestemmelser om rådighedsvagter, herunder lokalaftaler herom, og som udfører samfundskritiske funktioner inden for de områder” (§4a, stk. 2).

Det er vigtigt at understrege, at det kun er ganske få personer, der kan undtages. Undtagelsesbestemmelsen skal fortolkes indskrænkende, dvs. at hvis man er i tvivl om en bestemt medarbejder er omfattet kravene til tidsregistrering, er vedkommende det sandsynligvis.

Hvis en medarbejder er undtaget, er det vigtigt at det står beskrevet i deres ansættelseskontrakt.

Ressourceoptiemring gennem integrerede systemer 

I dag har de fleste virksomheder et system til arbejdstidsregistrering. Men niveauet af brugervenlighed, fleksibilitet, støtte til at overholde de nye lovkrav og muligheden for at integrere til andre administrationssystemer er varierende. Et digitalt timeregistreringssystem som Intempus er det ideelle valg for virksomheder inden for transport, lager, planlægning, produktion, IT, økonomistyring og logistik. Med muligheden for at registrere via både app, web og terminal samt for at ingegrere til landets førende systemer inden for løn, regnskab, ERP og flådestyring, kan virksomheder få en fuldent og skræddersyet løsning, hvor de er deres resoourcer er udnyttet optimalt og hvor de er sikret overholdelse af de nye lovkrav om arbejdstidsregistrering.