12 bud på succes med at indføre WMS

Alle med tilknytning til logistikverdenen har hørt historier om frygtelige og forfejlede implementeringer af WMS, hvor veletablerede virksomheder har været ude af stand til at modtage eller levere varer i ugevis. WMS kontrollerer alle aspekter af lagerets aktiviteter fra varemodtagelse til shipping. Virker WMS ikke inden for visse tolerancetærskler, går lageret i stå – og det er for de fleste virksomheder lig med kaos og lammelse af den totale forretning.

WMS har dramatisk indflydelse på bundlinien – for ikke at tale om karrieremulighederne for de involverede projektmedarbejdere. Der er mange eksempler på virksomheder, hvor kuldsejlede WMS-implementeringer er årsag til, at virksomheden leverer under niveau i flere måneder efter implementeringen. Skaderne i form af tab af kunder, tab af kundetilfredshed og omkostninger til fejlretning kan være uoverskuelige.

De 12 bud
Men det behøver ikke gå så galt, lyder budskabet fra en erfaren amerikansk konsulent, Tom Singer fra Tompkins Associates, der er et af USA's førende konsulenthuse inden for lager og logistik.

Mange implementeringer kører perfekt, og der er en del eksempler på implementeringer, hvor resultatet overstiger forventningerne. Hvad adskiller de gode fra de dårlige implementeringer? Det har Tom Singer undersøgt, og han er kommet frem til 12 gode råd, som gør en afgørende forskel.

Læs også: Det vellykkede WMS-projekt

Det er naturligvis afgørende at vælge den rette produktpakke og leverandør til jobbet; men det er ikke tilstrækkeligt til at garantere en succesfuld implementering. Der er brug for en hel del mere.

Lagerstyring omfatter en bred vifte af aktiviteter, som har direkte indflydelse på, hvordan medarbejdere, produktflow, processer, udstyr og information fungerer; og det er derfor ifølge Tom Singer kritisk, at den implementerende virksomhed tager alle følgende generelle faktorer med i betragtning, når de indfører WMS.

1. Fokusér på organisation og processer
Tag ansvar for at WMS’ funktionalitet på bedst mulig måde matcher det ønskede operationelle lagerdesign. Implementering er – modsat manges opfattelse – ikke primært en teknisk øvelse, men der imod en organisatorisk og procesmæssig designøvelse, hvor fokus skal være på medarbejdere og processer.

Det betyder helt konkret, at virksomheden skal tage ansvar for at definere egne behov for funktionalitet og ikke overlade den øvelse til WMS-leverandøren. WMS-leverandørens kernekompetence er WMS-produktet og ikke virksomhedens lagerprocesser og –design.

Er beskrivelsen af lagerets design ufuldstændig, har WMS-leverandøren ikke andet valg end at vælge den mest direkte og enkle funktionalitetsløsning – og det er sjældent den optimale løsning.

Hele motivet for at implementere WMS er at effektivisere lageraktiviteterne. Lageraktiviteterne er et holistisk samspil mellem IT, udstyr, processer og medarbejdere, og det nytter ikke kun at forandre og forbedre på IT-siden uden også at sætte ind på de andre aspekter.

2. Risikostyring
Der er masser af ubekendte faktorer og menneskelige fejlkilder, som udgør en konstant risiko for et implementeringsprojekt. Disse risici kan ikke helt fjernes, men man kan gøre en indsats for at styre og reducere risiciene.

Nøglerne til at styre risici i et WMS-projekt er de samme som ved alle andre forretningsprojekter, nemlig planlægning, forberedelse, viden og kommunikation. Men der er tillige en anden faktor, som øger risikoen i et software-projekt, nemlig kompleksitet.

Komplekse processer involverer naturligt nok flere risici for fejl. Der er ingen universal løsning til risikostyring af kompleksitet; løsningen er simpelthen øget opmærksomhed fra projektparternes side på, at hver gang man øger software-løsningens kompleksitet, øger man også risikofaktoren.

3. Afstem forventninger med åben kommunikation
Implementering er i bund og grund en menneskelig proces og ikke en teknisk proces. En implementering kræver opbakning fra alle involverede medarbejdere fra direktionstoppen til de timelønnede medarbejdere på lagergulvet. Der er masser af organisatoriske faktorer, som kan sinke eller hæmme en implementering.

Implementering medfører uvægerligt forandringer, og det kan nemt medføre utryghed og usikkerhed. Medarbejdere kan være nervøse for at miste deres job. Mellemledere kan have modstand på at ændre indarbejdede rutiner. Topledelsen kan have problemer med helt at acceptere den store investering, de selv har godkendt.

Hvis man ikke tager hånd om disse usikkerhedsfaktorer, kan det nemt skade implementeringen. Åben kommunikation fra start til slut er den bedste måde at forebygge modstand.

4. Tag ejerskab for projektplanen
Mange virksomheder overlader desværre det fulde ansvar for at udarbejde projektplanen til WMS-leverandøren. Som nævnt er et WMS-projekt meget mere end et software-projekt, og det er derfor vitalt, at den implementerende virksomhed selv tager ansvar for, at aspekter som forberedelse af fysiske faciliteter, indkøb af nyt udstyr, test, træning af lagermedarbejdere etc. bliver en integreret del af projektplanen.

Leverandøren kender ikke virksomhedens organisation og kultur tilstrækkeligt til at kunne overskue disse aspekter, hvorfor virksomheden selv må gå ind og påtage sig det overordnede ansvar for projektplanen, som naturligvis skal udarbejdes i et tæt samspil med leverandøren.

5. Vær beredt på modgang
En WMS-implementering er en ekstrem kompleks øvelse. Uanset hvor omhyggeligt implementeringen er planlagt og forberedt, kan der opstå problemer.

Hardware kan strejke, nøglemedarbejdere kan pludselige sige op, leverandører kan misse en kritisk deadline, nøglekomponenter kan fejle trods omhyggelig tests o.s.v. En implementerings succes afhænger i høj grad af projektorganisationens evne til at håndtere modgang.

En projektplan med detaljeret tidsplan og mange klare milepæle samt delmål hjælper til at synliggøre problemer så tidligt som muligt. Projektplanen bør også indeholde plan B og C, der tager højde for, hvordan man kan reagerer, hvis det uforudsete sker.

Læs også: Sådan vælger du mellem WMS eller ERP

Men det vigtigste våben mod problemer og modgang er en smidig og fleksibel indstilling hos projektmedarbejderne. Erkendelsen om, at modgang og besvær er en uundgåelig medspiller i software-implementeringer, er en afgørende ingrediens.

6. Forbered de fysiske faciliteter
Arbejdet med at forberede en lagerfacilitet til en WMS-implementering er et stort arbejde. Det omfatter for eksempel indkøb og installation af nyt udstyr til materialehåndtering, omorganisering af reoler og lagerpladser, mærkning af lagerlokationer, omorganisering af varers lokationer, installation af arbejdsstationer etc.

Ofte bliver denne del af implementeringen sat i skyggen af selve softwareprojektet, hvilket er det samme som at bede om problemer.

De fysiske faciliteter skal være i orden for, at helheden er på plads. It-systemet kan være nok så godt kørende, hvis stregkoderne er dårlige, eller varerne placeret forkert, hjælper det intet.

7. Opbyg en videnbase og tag ejerskab
Toptunede WMS-pakker er komplicerede mekanismer, som kan være ekstremt svære at overskue endsige mestre.

Der er derfor en naturlig tendens til at overlade software-arbejdet til leverandørens korps af konsulenter. Men det er en fejl. Det er nødvendigt at kigge med over skulderen og sætte sig dybt ind i det nye system.

Det er urealistisk at forvente, at leverandøren forstår alle virksomhedens behov til bunds, og det er derfor nødvendigt at møde leverandøren på halvvejen.

Leverandøren skal sætte sig ind i forretningen, og virksomheden skal sætte sig ind i systemet, så virksomheden er i stand til at stille intelligente og kritiske spørgsmål til leverandøren. Der er ingen vej udenom, hvis man vil udnytte det fulde potentiale i det nye system.

8. Gennemfør systematisk træning
Systematisk træning af alle brugere af systemet er normalt en formuleret del af WMS-implementeringer, men ofte bliver målsætningerne ikke ført ordentligt ud i livet.

Det normale er, at leverandøren træner nogle få superbrugere i systemet, og disse superbrugere skal så igen træne den øvrige organisation.

Denne tilgang leverer sjældent et effektivt resultat. Det er mere effektivt at designe et klasseundervisningsforløb, hvor bestemte faggrupper bliver undervist i jobbestemte funktionaliteter. Klasseundervisningen skal så suppleres med træning ude på lagergulvet.

9. Forstå værdien af test
Et WMS-system indeholder et hav af programkoder og konfigurationsparametre, og der er uendelige muligheder for, at noget kan gå skævt. Gennemførelse af test er derfor livsvigtigt, også selvom der er tale om implementeringer af ”basis-standard-pakken”.

Leverandører tester deres produkt, men det er også nødvendigt for købervirksomheden af systemet at gennemføre sine egne grundige test.

En UAT (User Acceptance Test) er en struktureret metode til at teste et it-system. Integration Scripts er en god metode til at teste kontaktpunkter og interfaces mellem WMS og relaterede systemer såsom conveyor kontrolsystemer eller ordrehåndteringsmoduler.

Volume testing er en tredje testmetode, som tjekker systemets robusthed over for belastning og stress.

10. Planlæg for undtagelser
Når man implementerer, fokuserer man naturligt på primære aktiviteter såsom at plukke en normal vare eller skaffe sig af med en normal palle. Medarbejderne kender disse normale aktiviteter ind og ud; men de er generelt usikre på, hvordan de håndterer uforudsete hændelser. Hvad skal plukkeren for eksempel gøre, når en vare er beskadiget?

Uforudsete hændelser kan skabe stor ravage i den normale lagerdrift og forstyrre vigtige forsendelser. Det er derfor en god idé at udarbejde scenaria for, hvordan både organisationen og systemet skal håndtere uforudsete hændelser. Scenariaene skal også være en integreret del af træningsforløbet, så alle medarbejdere er bedre rustet til at håndtere de skæve situationer.

11. Dokumentér processerne
Leverandører af WMS forsyner kunder med manualer og guider; men disse dokumenter redegør som regel kun for standardfunktionaliteten og ikke de kundetilpassede funktionaliteter.

Og hvad der er endnu mere væsentligt: De redegør heller ikke for, hvad der skal gøres set fra en operationel synsvinkel. Modtagelse af en forsendelse eller plukning af en vare indebærer jo ikke kun at taste data ind i en computer eller scanne en stregkode. Der kan også nemt være 100 procent manuelle rutiner, som skal udføres.

Træning hjælper medarbejdere til at være i stand til at udføre bestemte opgaver. Men det er urealistisk at forvente, at medarbejdere kan huske alt, hvad de har lært i al den tid, de er ansat.

Manualer, der beskriver standard opgaveudførelser, er derfor en vigtig sikring af organisationens muligheder for at udføre opgaver korrekt. Manualerne skal muligvis være tilgængelige som websider eller Windowsbaserede filer for at fremme brugervenligheden.

12. Tag kontrol med idriftsættelsen
På trods af omhyggelig forberedelse og de bedste intentioner kan idriftsættelser stadig gå galt.

Når man trykker på knappen og igangsætter systemet for første gang i virkelighedens verden, er det den ultimative test af systemet.

De indledende test har forhåbentlig udryddet de værste knaster i systemet, men der er ingen garanti for, at der ikke dukker nye problemer op til overfladen på dette tidspunkt.

Læs også: Svært at hitte rede i WMS-junglen

Problemer, der dukker op på dette tidspunkt, må håndteres hurtigt og effektivt. Det er derfor alfa omega, at der er tilstrækkeligt med kompetent arbejdskraft på vagt på idriftsættelsestidspunktet, så det er muligt at håndtere alle problemer med det samme og håndtere flere problemer på samme tid, hvis det er nødvendigt.

Supportmedarbejderne og konsulenterne vil sandsynligvis stå med hænderne i lommen på den store dag; men det er langt at foretrække frem for en situation, hvor der er for få ressourcer til rådighed til at håndtere eventuelle problemer.

Gør det rigtigt første gang
Det allervigtigste element i en succesfuld WMS-implementering er ifølge Tompkins Associates hårdt arbejde. Det forudsætter, at virksomheden ikke kun investerer i indkøb af it-systemet, men også investerer i medarbejdertræning, test, dokumentation, forberedelse, fysiske faciliteter og alle de andre elementer, der kan synes som ”ekstra tilføjelser” på budgettet oven i den betragtelige investering et WMS udgør.

Det kan være fristende for ledelser at ignorere investeringer i ”tilføjelserne”; men det giver sjældent et behageligt resultat. Der kan selvfølgelig være situationer, hvor det er nødvendigt at gå på kompromis med dele; men det skal i det mindste ske på basis af en klar forståelse af og bevidsthed om, hvad der skal til for at få succes.

Når det handler om WMS-implementeringer, er der ingen tvivl om, at man er bedst tjent med at gøre det rigtigt første gang.