Offentligt indkøb har lært corona-lektie om at tænke i hele forsyningskæden

Værnemidler var ikke en vigtig indkøbskategori i Region Hovedstaden, da corona ramte verden og Danmark i februar 2020. Men det blev det hurtigt. Indkøbet beløb sig til cirka 40 millioner ud af et budget på 10 milliarder kroner – men med spredningen af covid-19 virussen steg behovet for værnemidler dramatisk samtidig med, at forsyningsmulighederne hurtigt blev vanskelige og præget af et kaotisk marked. En kriseledelse blev nedsat, og en stab af medarbejdere indledte det, chef for Koncernindkøb Region Hovedstaden Jens Brøndberg kalder for ”en jagt på masker, visirer, handsker m.m. på et kaotisk verdensmarked, hvor Kina er den helt store producent”.

Februar, marts og april måneder 2020 var hektiske måneder, hvor Koncernindkøb Region Hovedstaden fik ansvaret for indkøb af værnemidler til hele den danske sundhedssektor. ”Det var en vild tid, hvor vi havde meget svært ved at indkøbe værnemidler, og hvor vi oplevede, at forsyninger forsvandt under mellemlandinger i for eksempel Tyskland og Dubai”.

Koncernindkøb fik stor hjælp fra mange private danske virksomheder som DSV, Maersk, Bestseller, Novo Nordisk, Lego, McKinsey med flere til indkøbs- og logistikopgaven, og allerede slut april var lagerniveauerne i ”grøn” inden for alle kategorier. Den 12. marts blev den første danske nationale produktion af kritiske værnemidler sat i gang.

”Pandemien har været en disruption af det offentlige indkøb, som løber op i 300 milliarder kroner om året, og det har givet anledning til store forandringer og en kraftig professionalisering på meget kort tid”, fortæller Jens Brøndberg på et webinar arrangeret af foreningen effektivitet.dk

Krisen har synliggjort mangler
Han lister kendetegn ved det offentlige indkøb til at omfatte:

• Meget modent indkøb blandt andet ved hjælp af udbudsloven, der sikrer gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet.
• Mange indkøbere har en juridisk baggrund.
• Standard paradigmer er udformet af udbudsjurister – typisk rammeaftaleindkøb.
• Styret af nationale og lokalpolitiske dagsordener.
• Forsyningen har før covid-19 ikke været et stort problem, og der har været begrænset faktabaseret opfølgning på leveringspræstationer og -kvalitet.
• Manglende forsyningskædefokus i offentlige indkøb, det gælder også organisering.

”Region Hovedstaden har et af Danmarks største indkøbsbudgetter på cirka 12 milliarder kroner om året fordelt på 16.000 leverandører. 71 medarbejdere og et indkøbssystem sørger for årlige besparelser på mellem 200 og 300 millioner kroner om året og tusindvis af kontraktopdateringer hvert år”, fortæller Jens Brøndberg.

Han peger dog også på, at pandemien har synliggjort et behov for at ændre på indkøb for kritiske værnemidler og øvrige kritiske produkter for sundhedsvæsenet, der er helt centrale for landets muligheder for at håndtere en kritisk krisesituation.

LÆS OGSÅ: Sådan byggede DSV Panalpina en corona-luftbro for værnemidler

”Mange aktører i forsyningskæden i sundhedssektoren er fordelt på forskellige organisatoriske enheder uden tværgående ansvarsplacering for varetagelsen af opgaven. Der er mange steder, hvor ’kæden kan hoppe af’, og der er ingen klar indgang for de lokale sundhedsklinikker, hvor de kan få løst deres eventuelle problemer med forsyning”, fortæller han.

Han peger på en række udfordringer som for eksempel:

• Uklare og usammenhængende ansvars- og rollefordelinger i den interne forsyningskæde.
• Manglende tværgående data i forsyningskæden.
• Uklare rolle- og ansvarsfordelinger på data, rapportering og opfølgning.
• Lokale klinikker har meget spildtid ved manglende leveringer.

Fra udbud til forsyningskædefokus
Jens Brøndberg lægger ikke skjul på, at covid-19 har rystet hele indkøbsorganisationen og -systemet Region Hovedstaden, og at pandemien har givet anledning til meget læring og store forandringer i offentligt indkøb.

”Den væsentligste konsekvens eller forandring er, at offentligt indkøb er skiftet fra fokus på ’offentlige udbud’ til fokus på at optimere hele forsyningskæden”, fortæller han. Det omfatter for eksempel følgende konkrete tiltag:

• Kompetenceudvikling og træning i forsyningskædeperspektiv i indkøbsprocessen. Det sker i regi af et nyetableret ’Indkøbsakademi’.
• Større sikkerhedsbeholdninger på kritiske varer.
• Større ledelsesmæssigt fokus og prioritering.
• Skifte fra standardparadigmer og rammeaftaler til mere kommercielle og forsyningsmæssige spilleregler, hvor målet er at opnå bedre logistik, prognoser og leveringskvalitet.
• Større investeringer i logistik og lager.
• Tættere integration af enhederne Data, Koncernindløb og Logistik for at opnå tættere tværgående samarbejde.

Ny enhed tager styringen
Regeringen har etableret en ny styrelsesenhed under navnet ”Styrelsen for Forsyningssikkerhed” (SFOS), der skal sikre en effektiv og sikker forsyning af kritiske værnemidler til sundhedssektoren, og den nye enhed har tildelt Region Hovedstaden det operationelle ansvar for indkøb, logistik og distribution af værnemidler.

”Det er, så vidt jeg ved, første gang, at det offentlige etablerer én central ansvarlig for hele forsyningskæden ud til slutbrugerne”, fortæller Jens Brøndberg.

”Før covid-19 havde vi sikkerhedslagre på to-fire uger og under covid-19 har vi etableret sikkerhedslagre på seks måneder for kritiske varer. SFOS skal i fremtiden definere niveauer for sikkerhedslagre og tage ansvar for vægtning af effektiv logistik og høj forsyningssikkerhed”, fortæller han.

Jens Brøndberg vurderer, at covid-19 har givet anledning til en større transformation af hele det offentlige indkøb, som i fremtiden vil være præget af følgende nye perspektiver:

• Grøn indkøbsagenda.
• Værdibaserede indkøb.
• Innovative indkøb.
• Bredt fokus på den samlede forsyningskæde og forsyningssikkerhed.
• Dybere forståelse for og tæthed til kerneforretningen.
• Fortsat fokus på grundhåndværket som for eksempel udbudsloven, kommercielle løftestænger etc.

”Jeg forventer, at kategoristyring eller category management vil være en central løftestang i fremtidens offentlige indkøb. Det vil sige, at kategoriteams med bred faglighed fremover vil varetage indkøb i de forskellige kategorier og håndtere både kontakt til interne kunder og eksterne leverandører”, fortæller han.