Fordele og ulemper ved ERP-systemer

At udvælge det rette ERP-system til din virksomhed er en både stor og ikke mindst vigtig beslutning. Det kan føre til både store besparelser og højere effektivitet, hvilket kommer både dig og dine medarbejdere til gavn.

Til gengæld kan et forkert valg føre til et stort tab, både økonomisk og ikke mindst tidsmæssigt, da det kan være en meget krævende proces.

Hos Datacon har vi igennem mere end 30 år arbejdet med implementeringer af ERP-systemer i både små og store virksomheder, og derfor ved vi om nogle, hvor vigtigt det er at vælge et ERP-system, der passer til dit behov.

HVILKE FORDELE GIVER ET ERP-SYSTEM HELT OVERORDNET?

Ved hjælp af et ERP-system, kan du nemt holde øje med alt hvad der kommer ind og ud af din virksomhed, og hvordan det hele er organiseret. Kort sagt, har du mulighed for at samle alt din vigtige data på ét sted, hvilket du kan bruge til at effektivisere den daglige drift af din virksomhed.

Du kan blandt andet holde øje med lønninger, forretningstransaktioner, bestillinger og meget mere.

På den måde kommer dit ERP-system dig også til stor gavn, når du skal træffe vigtige beslutninger omkring den videre udvikling af din virksomhed.

Dit ERP-system vil som udgangspunkt være en fælles database for alle i virksomheden, således at hver enkelt afdeling ikke har sit eget, lukkede system. Med et ERP-system kan I altså i langt højere grad kommunikere på tværs af afdelinger og hierarkitrin i virksomheden.

Et ERP-system kan derfor være en stor gevinst for de fleste virksomheder. Alt afhængigt af din branche og dine behov, vil du kunne opleve følgende fordele:

• Minimér andelen af administration og dobbeltarbejde
• Opnå større fleksibilitet
• Få et større overblik over og indsigt i din forretning
• Skab et bedre samarbejde på tværs af afdelingerne i din virksomhed
• Øg dine medarbejderes produktivitet

HVILKE ULEMPER KAN DER VÆRE VED AT ANVENDE ET ERP-SYSTEM?

På den anden side er der meget få ulemper forbundet ved at anvende et ERP-system.

Tidligere var den største ulempe, at en virksomhed gjorde sig mere sårbar, hvis man samlede alt sin data ét sted, da det betyder, at man teknisk set kunne være mere sårbar over for blandt andet hackerangreb.

Dette argument er dog blevet punkteret i løbet af de sidste år, da datasikkerhed vægtes meget tungt i dag hos alle ERP-udbydere. De fleste udbydere af ERP-systemer tilbyder i dag også delløsninger, hvorved man selv kan opbevare sin data på sine egne servere, og dermed skal man ikke bekymre sig om dette.

En anden ulempe ved at bruge ERP-systemer kan være, at det med tiden skal opdateres, hvilket både kan være meget omkostningsfuldt og ikke mindst tidskrævende.

Dette er dog et aspekt, som man kan minimere ved at vælge et ERP-system, som gør det nemt at implementere nye ændringer.

Vi vil vende tilbage til, hvilke ERP-systemer, der falder under denne kategori længere nede i artiklen.

HVAD SKAL MAN OVERVEJE, NÅR MAN VÆLGER ERP-SYSTEM?

Stort set alle virksomheder vil gerne opnå både en større produktivitet og minimere andelen af dobbeltarbejde samt tid brugt på administration.

Men for at du kan høste mange af disse fordele, er det afgørende, at du vælger et ERP-system som både passer til din virksomhed og ikke mindst dine medarbejderes tekniske evner.

Nogle af de ting du bør kigge på, når du sammenligner forskellige ERP-løsninger er blandt andet:

• Hvilke services ERP-systemet kan opfylde (passer de til din virksomhed?)
• Hvor mange services følger automatisk med og hvilke skal tilkøbes?
• Er ERP-systemet udviklet til små og mellemstore virksomheder eller kun større virksomheder?
• Hvad koster ERP-systemet – både i implementering og vedligeholdelse?

Den største fejl som vi ser mange virksomheder lave er, at de vælger et ERP-system, som ikke nødvendigvis passer til deres virksomheds behov.

Her er det særligt vigtigt, at man tidligt i processen gør sig helt klart, hvilke funktioner ens ERP-system skal kunne varetage.

Selvom de fleste ERP-systemer kan stå for mange af de samme funktioner, såsom regnskabsstyring, salgsstyring, lageroptimering m.m., er det meget forskelligt, hvilke funktioner man får med som standardløsning, og hvilke funktioner man eventuelt skal tilkøbe.

Derudover er der stor forskel på, hvad en ERP-løsning koster. Priserne afspejler dog oftest den type virksomheder, som selve systemet er designet til.

Her er det afgørende, at man både tænker over, hvad de umiddelbare startomkostninger indebærer, samt hvilke ekstraomkostninger, der kan blive koblet på i fremtiden.

Hvis dit ERP-system er svært at opdatere, kan du komme til at bruge mange penge på udviklere fremadrettet, hvilket selvfølgelig påvirker det samlede regnskab.

HVILKE ERP-SYSTEMER BØR JEG OVERVEJE?

Der er i dag mange forskellige ERP-systemer, som du kan vælge imellem. De fleste virksomheder vælger dog en af følgende systemer:

• Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• SAP

OBS: Lad dig ikke narre; selvom at to af de mest brugte systemer begge hedder Microsoft Dynamics 365, så er der ikke tale om det samme system (vi forstår dog godt, det kan virke forvirrende!).

OM MICROSOFT DYNAMICS 365 FOR FINANCE AND OPERATIONS

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, tidligere kendt som Microsoft Dynamics AX, er et af de mest anvendte ERP-systemer herhjemme. Systemet er særligt udviklet til mellemstore og større virksomheder.

Med dette ERP-system har du mulighed for at håndtere blandt andet:

• Produktionsstyring
• Økonomistyring
• Budgetplanlægning
• Lagerstyring
• Kontraktstyring
• Business Intelligence
• Logistikstyring
• Salgsstyring

Dette system er særligt relevant for virksomheder der arbejder inden for produktionsindustrien, engros, detail eller e-commerce.

Fordelene ved netop dette system er, at det både giver din virksomhed en høj datasikkerhed, der er kompatibel med den nye GDPR-forordning, alt imens at systemet er utroligt nemt at vedligeholde og ikke mindst at opdatere.

Som noget helt særligt får du med Microsoft Dynamics 365 business intelligence software med i din løsning. På den måde har du de bedste muligheder for at få så meget information ud af alt din data, som du kan omsætte i form af nye beslutninger og eventuelle handlingsplaner.

Microsoft Dynamics 365 tilbyder en cloud-baseret løsning der betyder, at rammerne om dit system allerede er sat.

Når du skal opgradere dit system, sker det via såkaldte extensions, hvilket betyder, at din udvikler ikke skal ind og ændre direkte i koden. Dette sikrer, at opgraderinger foregår gnidningsfrit og uden risiko for jeres vedkommende.

Det er i stedet Microsoft der skal sørge for, at de udvalgte extensions er kompatible med dit ERP-system. Du kan derfor være helt rolig, når du vælger dette system.

Derudover er løsningen også meget fleksibel, hvilket betyder, at du kan vælge imellem 3 forskellige løsninger alt efter om du ønsker at Microsoft skal opbevare alt din data eller om du selv ønsker at gøre det.

Prismæssigt ligger Microsoft Dynamics dog ikke i den billige ende af skalaen.

Man skal købe mindst 20 licenser for at kunne bruge dette ERP-system. Dette understreger også, at det først og fremmest skal anvendes af mellemstore virksomheder.

Her kan du vælge imellem tre licensmuligheder, der alle har forskellige anvendelsesmuligheder. Disse tre prismodeller kaldes en ’Full User’, ’Activity User’ og ’Team Member User’.

En Full User licens koster $190 om måneden, en Activity User koster $50 og en Team Member User koster $10.

En Full User har som navnet antyder, adgang til alle funktioner, mens en Activity User har begrænsede rettigheder, men kan for eksempel oprette ordrer og lignende. En Team Member User har kun læserettigheder i systemet, og kan ikke aktivt registrere noget selv.

OM MICROSOFT DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL

I modsætning til Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, er Microsoft Dynamics 365 Business Central, tidligere kendt som Microsoft Dynamics NAV, et ERP-system udviklet til mindre virksomheder.

Her har man, sammenlignet med Microsoft Dynamics for Finance and Operations, færre integrationsmuligheder.

Med dette ERP-system har du kun mulighed for at håndtere blandt andet:

• Økonomistyring
• Lagerstyring
• Kundestyring
• Kontraktstyring

Ekstra integrationsmuligheder inden for blandt andet Produktionsstyring og Service Management kan tilkøbes.

Rent prismæssigt er Microsoft Dynamics 365 Business Central dog en billigere løsning end Dynamics 365 for Finance and Operations.

Her kan du vælge imellem tre licensmuligheder, der alle har forskellige anvendelsesmuligheder. Disse tre prismodeller kaldes ’Premium’, ’Essential’ og ’Team Member’.

Den dyreste løsning, Premium, der giver fuld brugeradgang til alle features, koster $100 om måneden imens Essential-løsningen med færre brugerfunktioner koster $70.

Den billigste brugerlicens med begrænset adgang kaldes Team Member og koster kun $8. Her får du dog kun adgang til at kunne læse og godkende dokumenter som sendes rundt imellem afdelingerne i din virksomhed.

På den anden side er der her ingen øvre grænser for, hvor mange licenser du skal købe og med sine begrænsede muligheder egner dette system sig bedst til mindre virksomheder, typisk under 20 medarbejdere.

OM SAP

Et tredje system som gør sig gældende på det danske marked er SAP.

Løsningen fra SAP er dog i modsætning til de to øvrige systemer, udviklet til helt store internationale virksomheder med afdelinger i flere lande eller på tværs af flere forskellige kontinenter.

Med dette ERP-system har du mulighed for at styre blandt andet:

• Lønomkostninger
• Regnskabsstyring
• HR-forhold
• Produktionsstyring
• Salgsstyring
• Lagerstyring

Da SAP’s ERP-system er udviklet til internationale virksomheder betyder det også, at prisen for en licens ligger på et langt højere niveau end ved de to andre systemer.

En licens koster her fra $5000.

Sammenlignet med de to andre systemer, er SAP’s ERP-system mere avancerede og de er derfor også i stand til at behandle, analysere og håndtere langt større mængder af data, end de to øvrige.

Men i et land som Danmark er det meget få virksomheder, der vil få gavn af netop dette system, da det kræver et stort setup for at man kan høste mange af de fordele som systemet kan medføre.

Se fordele og ulemper listet op i den oprindelige artikel her eller læs mere om Datacon her.