Aktuelle værktøjer: 6 steps - og på vej mod Toyotas A3 niveau

Hvad er A3? Er det blot et stykke papir i størrelsen 297mm × 420mm, som man kan vælge, når man trykker på print? I denne her sammenhæng er det mest det sidste. Men hos Toyota og andre Lean virksomheder er A3 udtryk for langt mere end blot et stykke papir i en bestemt størrelse. 

I indledningen til: ”Managing to Learn – Using the A3 management process to solve problems, gain agreement, mentor and lead”fra 2008, beskriver John Shook værktøjet således: ”I mere end 10 år arbejder jeg hos Toyota. Her finder jeg en af hemmelighederne bag deres succes. Det er Toyotas måde at tænke problemløsning på. Gennem deres problemløsningsproces optager virksomheden læring via en effektiv planlægning,  beslutningstagning og eksekvering. Denne proces  anvender Toyota  til at identificere, til at irammesætte og til at handle på både problemer og udfordringer. Processen er måske selve nøglen til hele Toyotas interne talentudvikling. Og problemløsningsprocessen findes i A3 strukturen.” 
Men det er ikke kun Toyota, der anvender A3  til at løse problemer og udfordringer. 
Du får mere end 1,5 mio. resultater, hvis du søger på ”A3 Lean template” på Google. Så der findes mange forskellige A3 skabekoner på internettet, men basis er den samme. Der er dels en analyse-del dels en eksekverings-del. I John Shooks bog ”Managing to learn” stilles der en række spørgsmål, som guider dig igennem, og det fungerer. 

Hvordan arbejder du med A3 i praksis? 
Formatet betyder, at du er nødt til at formulere dig kort og klart. Du har ikke mere plads end det, der kan stå på ét stykke A3 papir. Gør du det, og følger du skabelonen, skaber du en visuel plan, som alle kan forstå. Formatet egner sig også til at gå til kilden ved gemba. Gemba betyder: Der, hvor tingene sker - ude på selve arbejdspladsen. Der hvor der er et problem, som I gerne vil løse. A3’en gør det nemt at opnå en enkel og uformel dialog, vidensdeling og konsensus med din kollega ved gemba. Det er  motiverende, når du viser interesse, søger viden og spørger i dybden for at forstå problemstillingen. Observér først, stil spørgsmål og notér på A3’en, hvad der rent faktisk sker, og skriv det så rent bagefter, så det står knivskarpt. Styrken ligger i de mange små, uformelle dialoger, som I får, når I taler om det, der står på et’ stykke papir. Undervejs får I også trukket viden ud af IT systemer og regneark. A3’en skaber derved en helhedsorienteret tilgang med fokus på facts og  konsensus om løsning af problemer. 

A3 skabelonens 6 steps
Da jeg i sin tid, mens jeg var hos HOFOR, lavede en dansk A3 skabelon, tog jeg udgangspunkt i John Shooks bog, og der er i tidens løb lavet et utal af små problemsløsningsopgaver med basis i denne A3 skabelon. Ligesom den anvendes på HOFORs interne Leanuddannelse. Og lige nu anvender vi stort set den samme A3 skabelon med de 6 steps på Internationalt Postcenter hos PostNord. Det er den skabelon, som du kan se på næste side. I skabelonen er der nogle spørgsmål og nogle gode ting at huske. Spørgsmålene er blevet justeret  lidt  gennem tiden. Følg alle 6 steps nøje når I udfylder A3en, men brug kun de spørgsmål og hjælpetekster, som I finder relevant til det problem, som I vil løse. Spørgsmål og hjælpetekster er udlukkende ment som inspiration.
Inden I starter A3’en op, noterer du dags dato og evt. et log nr., som er særlig relevant, hvis I arbejder meget med A3. Desuden noteres navnet på forslagstilleren og på tovholderen. Det er altid bedst, hvis der kun er én tovholder.

Step 1. Baggrund for problemet 
1.a) spørgsmålet er taget direkte fra John Shooks bog,  og det er et godt spørgsmål at lægge ud med. Det er ret hurtigt at finde ud af, om her er noget at ”komme efter”. Når I har udfyldt det første felt: Baggrund for problemet, er det let at finde et navn til forbedringen, som I skriver øverst oppe. 
Eksempel: Du er i en virksomhed, hvor i har problemer med at levere til tiden til jeres kunder, og det giver kundeklager. Derfor skriver du i feltet 1. Baggrunden for problemet: ”Vi får kundeklager p.g.a. restorder”. Et navn på forbedringen kan så blive: ”Væk med restordrer og kundeklager”, som du skriver i overskriften på jeres A3.

Step 2. Nuværende situation
Beskrivelsen skal baseres på facts, altså på det, I ved, fordi du har været ved Gemba og oberveret, eller fordi du har trukket valide data ud af et system. Det kan også være noget, I fysisk har talt op. 
Eksempel: I snit har vi én kundeklage om ugen p.g.a. restorder. Komplette order til aftalt tid svinger mellem 95% og 97%. I feltet: ”Nuværende situation” indsætter I en lille graf, der viser udviklingen i kundeklager -og en der viser leveringsprocentens udvikling over de seneste uger. 

Step 3. Forbedringens mål
Husk at mål skal være et SMARTe. De skal altså være: Specifikke, Målbare, Ambitiøse, Realistiske og Tidsbestemte. 
Eksempel: I løbet af de næste 12 uger skal antallet af kundeklager hurtigst muligt ned på 0 om ugen, og 99,5% af alle ordrer skal leveres til tiden. 

Step 4. Analyse
Vælg de enkleste værktøjer, der gør jer i stand til at vise sammenhænge mellem årsag og virkning på det problem, I vil løse, og find ud af, hvad det betyder, hvis I ikke vælger at gennemføre forbedringen. 
Eksempel: Via en pareto analyse finder vi frem til, at det er 20% af varenumrene, der giver 80% af forsinkelserne. Via en Fiskebensanalyse har I desuden fundet ud af, at Indkøb mangler kompetencer til at sætte parametrene rigtigt i jeres indkøbssystem, så I får det hjem, I skal bruge, i rette tid. I har også analyseret jer frem til, at virksomhedens trust score på Trustpilot er faldende, og at den sandsynligvis vil falde til 4, hvis I ingenting gør. 

5. Planlæg (Plan) -og gennemfør (Do) 
Nu skal I over i højre side af skabelonen. Tag udgangspunkt i de årsager til problemet, som I har fundet i analysen. Lav en plan for jeres forbedringsarbejde. 
Eksempel: Der forventningsafstemmes med lederne i de respektive afdelinger, og på den korte bane skabes der sammenhæng mellem igangværende og nye købs- og kundeordrer. Der indføres straks stående tavlemøder med indkøb, kundeservice og lager, hvor der følges op på alle de varer, der skal leveres inden for den næste uge, og som endnu ikke er på lager. Parametrene for de 20% af varenumrene, der har størst betydning, gøres hurtigst muligt korrekte i indkøbssystemet, så genbestillingen ved indkøb svarer til kundernes efterspørgsel. Der holdes et kursus for indkøbere, så parametrene fremadrettet altid opsættes korrekt og hele tiden vedligeholdes i takt med kundernes ændrede efterspørgsel og leverandørens leveringsperformance. Der indsættes et Gantt kort for aktiviteterne, og der følges op på aktiviteterne i forbedringsprojektet ”Væk med restordrer og kundeklager” på et ugentligt tavlemøde.

6. Fasthold (Check-Act)
Nu er problemet analyseret, og planen er gennemført, og nu er der kun tilbage at tjekke, om forbedringen bliver ved med at virke i praksis. Det kan for eksempel ske en måneds tid efter afslutningen på forbedringsarbejdet, men det afhænger af forbedringens art.    
Eksempel: I fortsætter efter de 12 uger, projektet har kørt, med at måle på antal komplette leverancer til tiden, og tjekker, at I ingen kundeklager modtager. Men kører processen fortsat i Indkøb? Bliver varenumre fortsat vedligeholdt, og er standarden for vedligehold af indkøbsdate tilstrækkelig? Det får I tjekket af og justeret til.

Tips og Tricks for en god A3 proces
Mens I arbejder med A3’en, har I den hængende på en Lean tavle. Sørg for en fast rutine for opfølgning med passende mellemrum på de A3’er, som I arbejder med. Derved fastholder I fokus på eksekvering. Samtidig fortæller hver enkelt A3 på tavlen en interessant historie fra øvre venstre hjørne til nedre højre hjørne om et vigtigt problem, som I løser i fælleskab. Det er god kommunikation. Samtidig træner du virksomheden i at arbejde systematisk med PDCA (Plan, Do, Chek, Act). Har du mulighed for at printe A3’en i A0, så kan I arbejde som gruppe, når I udfylder skabelonen. Ved at give lederen af gruppen tuschen i hånden, og selv stille spørgsmålene undervejs, skaber du ejerskab til problemet og problemløsningsprocessen, mens lederen skriver. Du får lederens autoritet ud gennem tuchen.Efterfølgende kan det være praktisk at renskrive på en computer og printe ud i A3. Brug korte sætninger og  Ariel Narrow i så store typer som muligt. Det gør det nemt at læse, selvom du kun har lidt plads. Er du interessert i en A3 skabelon med og uden hjælpespørgsmål, så kan du skrive til: LarsLeanInspire@outlook.com.

Læs flere artikler fra Effektivitet nr. 2, 2018 med temaet: Servitization.