Vigtig viden og involvering fører til succesfuld flytning

Fra projekt til drift

I en nybygget Fælles Akut Modtagelse, hvor det går rigtig stærkt og med forventningen om årligt at kunne modtage op mod 100.000 patienter, er det altafgørende for sundhedspersonalet fra dag 1 at kunne yde hurtig patientpleje. Forudsætningen for dette er i høj grad en overskuelig indretning af depoter og skabe med de rette varer på hylderne, således alt det fornødne udstyr effektivt kan tilgås.

I forbindelse med overgangen fra projekt til drift på nye hospitaler kan det forekomme, at der ikke umiddelbart er den nødvendige plads til varer og udstyr. Det kan ifølge Managing Consultant hos Langebæk, Peter Lamp Sørensen, gøre flytteprocessen uoverskuelig.

Hos Herlev Hospital blev udfordringerne tydelige i forbindelse med planlægning af flytning for Fælles Akut Modtagelse. Langebæk blev derfor involveret i denne proces som rådgivende konsulenter i et operationelt samarbejde med Service og Logistik samt sundhedspersonalet.

Involvering af personalet

Langebæk faciliterede processen via en workshop-baseret tilgang, hvor udfordringer, muligheder og endelige løsninger blev belyst gennem flere inspirerende workshops.

Peter Lamp Sørensen påpeger personalets faglige viden som en afgørende faktor for et vellykket projekt og forklarer om processen:

”Nøglemedarbejdere fra Service og Logistik samt Fælles Akut Modtagelse skabte i fællesskab overblik og klarhed over afdelingens layout, lagerplads og forsyningssikkerhed. Og samtidig fik de på et konkret og operationelt niveau indrettet skabe og depoter, så der kunne gøres klar til den endelige flytning”.

Omkring de gennemførte og inkluderende workshops fortæller Enhedschef for Logistikenheden på Herlev Hospital, Henrik Als:

”Langebæk optrådte med sin indgående proceserfaring fra lignende projekter i hospitalssektoren som en professionel projektleder for vores fællesmøder. Og deres erfaring i at lede workshop-processer var vigtig for at sikre, at alle parter blev aktiverede, engagerede og involverede”.

Et fælles projekt baseret på facts

Allerede fra projektopstart som workshops-seancerne var igangsat, stod det tydeligt, at det var et fælles projekt med et ønske fra alles sider om et udbytterig plan for flytningen.

Henrik Als forklarer:

”Projektet var todelt og omhandlede dels at få placeret de kliniske instrumenter i det fysiske layout og dels den første opfyldning af skabe, samt implementering af briksystemet. Vi arbejdede med en fælles strategi. Når facts er på plads, og man kan dokumentere proces, tid og ressourcer, så har man et rigtig godt udgangspunkt, som skaber grobund for den konstruktive og factsbaserede dialog”.

Han reflekterer yderligere:

”Vi havde konstruktive diskussioner baseret på facts. Det må være noget af det vigtigste i en flytteproces. Det gav stor opbakning fra ledelsen til Service og Logistik, at vi kunne viderebringe veldokumenteret, faktabaseret argumentation qua Langebæks beregninger og opsamlinger på workshops”.

Peter Lamp Sørensen er enig og nikker genkendende til billedet af, at projektet havde et klart fælles mål. For Langebæks projektteam var det operationelle projektarbejde meget meningsgivende.

”Når vi er medinddraget hands-on i processen som i projektet på Herlev Hospital, er den fysiske tilstedeværelse givende. Vi kan nemmere tage beslutninger og justere undervejs, ligesom vi oplever, personalets knowhow kommer i tydeligt spil under faciliteringen. Set fra vores perspektiv og erfaringer, der tæller en bredde af forskelligartede opgaver, især også på det strategisk niveau, er set-up’et her med workshops baseret på facts en optimal model”, mener projektlederen.

Med brikkerne på rette plads i nye rammer

Kanban er som sådan ikke nyt for Herlev Hospital, idet briksystemet allerede anvendes i huset. Alligevel var det afgørende, at der blev udviklet en nøje model for indretningen af systemet for Fælles Akut Modtagelse på Herlev Hospital. Forud for udrulningen af briksystemet var der således en udarbejdet plan, der tilgodeså kapacitet, ressourcer og sikring af genopfyldning.

”En vigtig del af succesen ved implementering af briksystem er forståelsen og forankringen hos de medarbejdere, der skal anvende løsningen”, forklarer Peter Lamp Sørensen, der med sit indgående kendskab til brugen af briksystem på danske hospitaler igennem +15 år, har en viden, som netop dannede grundlag for en meget overskuelig og brugervenlig introduktion til brugen af briksystemet.

Erfaringerne og forløbet kan nu anvendes på tværs af hospitalets afdelinger til gavn for andre kollegaer. Tilsvarende vil processen også kunne skabe værdi for andre hospitaler, der står over for lignende udfordringer som Herlev Hospital med et behov for facilitering af workshops og optimering af flytteproces.

Succesfuldt projekt

Efter en meget vellykket flytning af Fælles Akut Modtagelse glæder det Henrik Als, at processen var uden større udfordringer:

”For et så omfattende projekt, som man må sige, det er at flytte et helt akutafsnit til nye rammer, var det vigtigste succeskriterie for projektet den tryghed og ro, som processen fik skabt hos sundhedspersonalet. Det gjorde, at selvom der skete mange ændringer undervejs i flytteprocessen, var der en plan for, hvordan det skulle forløbe. Og der var en tro på, at det skulle lykkes med en succesfuld flytning”.

Set med Langebæks øjne var projektets succes som nævnt i høj grad afspejlet i involveringen af personalet.

”Under vores fælles workshops var det afgørende at få sundhedspersonalets viden i spil ved hjælp af faciliteringsteknikker og erfaringer. Det var afgørende at forstå personalets behov, da de er daglige brugere. Og da først dette var opnået og integreret i selve planlægningen for vareopfyldningen og klargøringen til flytning, var planen mulig at implementere”, fortæller Peter Lamp Sørensen afslutningsvis.  

Også fra Herlev Hospitals side omtales projektet som vellykket.

”At have Langebæk som en uvildig part i kommunikationen mellem Service og Logistik, sundhedspersonalet og ledelsen var en stor del af projektets succes”, afslutter Henrik Als tilfreds.