Softwarerobotterne kommer sjældent for alvor ud af garagen

Vi har i mange år set masser af robotter på fabriksgulvet, men nu er tiden kommet til, at robotterne også invaderer kontorgangene i danske virksomheder. Det sker i stor stil i mange produktions- og handelsvirksomheder og ikke mindst i supply chain afdelinger. Men mange når aldrig ret langt med RPA (robotic process automation, red.), før projektet sander til og aldrig bliver til en fast og integreret del af virksomhedens hverdagsdrift.

”Det er synd, for RPA har potentialet til at skabe masser af værdi for de fleste virksomheder. I modsætning til mange teknologisk baserede forretningsværktøjer kan RPA for eksempel komme ud på kontorgulvet og skabe synlige resultater på meget kort tid – ofte inden for få uger”, fortæller Peter Sønderlyng fra Nordic RPA.

Han giver et eksempel:

• En medarbejder taster ordrer ind, som bliver modtaget per e-post eller på anden elektronisk vis.
• Softwarerobotten bliver ’instrueret’ (programmeret) i ordretasteprocessen.
• Inden for en uge eller to kan robotten klare opgaven for medarbejderen.
• Medarbejderen bliver frigjort fra en triviel opgave og kan i stedet bruge sin erfaring og kompetence til at servicere kunder.

Peter Sønderlyng bliver suppleret af Jacob Bonde Larsen, der har en baggrund som ansvarlig for RPA i møbelfabrikken Tvilum. Tvilum har netop haft succes med at brede RPA ud, så fabrikken i dag har mere end 100 aktive softwarerobotter, der gør en afgørende forskel for fabrikkens produktivitet. De to eksperter fremhæver tre faldgruber og anbefalinger:

Tre faldgruber
Konsekvensen af følgende tre almindeligt sete faldgruber er, at RPA-projektet sander til i det øjeblik, de eksterne konsulenter går ud ad døren. Faldgruberne omfatter:

1. Projektet mangler opbakning fra ledelsen. Ledelsen er ikke engageret, og det betyder, at projektet aldrig formår at overgå til reel drift. ”RPA kuldsejler ofte i transitionen fra ’projekt’ til en integreret del af virksomheden. RPA går på tværs af virksomheden, og det er derfor vigtigt at have tydelig forankring i ledergruppen”, fortæller de to eksperter.

2. Indførelsen af RPA bliver anskuet som et teknologisk projekt og ikke som forretning og processer. ”RPA er et forretningsprojekt, som medfører store forandringer. Bliver det forankret i it-afdelingen, så kommer projektet aldrig ud i virkeligheden. RPA er både it, forretning og processer”, fortæller de.

3. Den tekniske platform er ikke skalerbar, og projektmedarbejdere har ikke det rette mix af it- og proceskompetence. RPA kræver nemlig begge dele. ”En ofte set faldgrube er, at man tror, det er nemt. Det er nemt at komme i gang med RPA; men det er ikke så nemt, når det skal være stabilt og virke hver gang. Pas på med at tro det er venstrehåndsarbejde. Erfaringen er, at der skal 100 procent dedikerede ressourcer på og gode værktøjer til for at få et godt resultat”, fortæller de.

Læs også: Møbelfabrikken og de 100 softwarerobotter

Tre gode råd
Der er mange ting, der er vigtige, når man indfører RPA, og mange af dem er de samme som ved de fleste andre teknologisk baserede forretningsprojekter. Peter Sønderlyng og Jacob Bonde Larsen fremhæver særligt tre gode råd:

1. Få ledelsen med ombord: ”Et klart og tydeligt ejerskab for RPA i ledergruppen er helt afgørende. En vigtig ingrediens for at opnå det er at vise ledelsen, hvad de får i målbare termer i et dashboard”, fortæller de.

2. Skab trygge og glade kollegaer: ”Fokuser på at gøre hverdagen nemmere for kollegaerne. Attituden skal være selvfølgelig-kan-vi-det og hvornår-skal-du-bruge-det - og ikke hvornår-har-jeg-tid. Du ønsker at undgå at skabe frygt blandt kollegaerne”.

3. Forretningsforståelse skal være basen: ”RPA-teamet skal have god sans for forretning og processer. Det er forudsætningen for i samarbejde med kollegaerne at skabe projekter, der leverer over forventning”.