Barren er sat højt: Inden udgangen af 2015 skal 80 procent af al kommunikation med det offentlige være digital, primært for at nedbringe omkostningerne og øge serviceniveauet i forholdet til borgerne. Det handler om digitalisering og for en gangs skyld kan den private sektor lære af det offentlige.
Regeringens digitaliseringsstrategi er ambitiøs, men allerede i dag er en lang række af delmålene nået. Blandt andet er 89 procent af alle borgere og næsten 100 procent af alle virksomheder tilmeldt digital post, og der er foreløbigt indført obligatorisk selvbetjening på 66 områder (kilde: Digitaliseringsstyrelsen). For en gangs skyld vil nogen måske sige er det offentlige gået foran med et (ser det ud til) strålende eksempel på, hvordan digitalisering kan booste effektiviteten, nedbringe omkostningerne og skabe gladere kunder. Og det er her, at mange private virksomheder kan tage ved lære af det offentlige.
Det handler om digital modenhed. Også om hvordan vi kan bruge IT og teknologi til at drive vores forretning bedre og simplere, minimere omkostningerne, skabe større kundetilfredshed og få gladere medarbejdere. Den danske forsikringskoncern Tryg er et godt eksempel på en virksomhed, der har forstået, hvad det er, kunderne vil have, og har skabt en platform, der ikke kun gør det nemmere at være Tryg-kunde, men som også har skabt store besparelser. Ved at gå fra print til digital har Tryg nedbragt omkostningerne markant, primært i forhold til porto, og i dag er otte ud af ti Tryg-kunder digitale.
Så ja, egentlig er det lige ud ad landevejen og åbenlyst for de fleste, hvilken forretningsmæssig værdi der ligger i at digitalisere sin forretning. Netop derfor er det tankevækkende, at så mange virksomheder slet ikke er kommet med på den digitale bølge. De taler om det, men gør intet ved det. PA Consulting Group har i en undersøgelse bedt virksomheder verden over fortælle, hvor de er på deres digitale rejse og hvor de rigtig gerne vil hen. Det er overraskende og en lille smule skræmmende at opdage, at mens alle erkender, at IT og teknologi kan forbedre kundeoplevelsen og tilfredsheden, og dermed øge potentialet for at sælge mere, så formår kun 16 procent af de adspurgte virksomheder at levere skræddersyede digitale oplevelser til deres kunder.
Der er en række faktorer, som gør sig gældende, og som en virksomhed skal tage hensyn til, hvis ønsket om en fuldt digitaliseret organisation skal indfries. Man kan groft sagt dele faktorerne op i to grupper: Den digitale kultur og de digitale kompetencer.
Den digitale kultur
Her skal ledelsen gå forrest. Til enhver tid. Der skal lægges strategier for, hvilke processer og produkter der skal digitaliseres, hvilke medarbejdergrupper der bliver berørt, og hvilken indflydelse det vil have på, hvordan virksomheden skal organisere sig. Vil det betyde et reduceret behov for arbejdskraft eller et øget krav om andre eller flere kompetencer hos de eksisterende medarbejdere?
Det handler helt basalt om holdninger. Hvis medarbejderne tror, at kunderne egentlig gerne vil fortsætte som hidtil, kan det være meget svært at lave noget om. Hvis medarbejderne f.eks. ikke prompter kunderne for at modtage posten digitalt, så tager det lang tid at omvende kundeporteføljen. Det handler også om styring af medarbejdernes adfærd. Hvis medarbejderne ikke belønnes og anerkendes for at give kunderne en digital oplevelse, så spænder det ben fra start. Det handler ligeledes om at acceptere, at fejl undervejs ofte er nødvendige for at realisere den hurtige time-to-market, som digitale løsninger kræver. Her skal der tænkes i processer, teknologi og infrastruktur. Det handler om kompetencer til både at få innovative ideer, kunne realisere dem, teste dem og få dem integreret i den daglige forretning. Skal dette løses igennem eksempelvis outsourcing til eksterne partnere, tætte eksterne partnerskaber, eller skal de nuværende medarbejdere videreuddannes? Det er værd at se grundigt efter, om de rette digitale kompetencer findes hos medarbejderne.
Har I digitalt DNA?
PAs undersøgelse viser desværre, at under 20 procent af de adspurgte virksomheder har den rette struktur til at være digital. Ofte tror en virksomhed, at det er tilstrækkeligt at skabe en kreativ innovationsafdeling, "som tager sig af alt det digitale", og så i øvrigt forlader sig på, at "det er ok, for nu er vi digitale på en række af de vigtigste områder, og så fortsætter vi ellers som hidtil på alle vores øvrige forretningsområder". Men den går ikke. Vi kan ikke komme uden om, at langt de fleste danske virksomheder og organisationer fra starten ikke har været digitale. Det er noget, de er blevet hen ad vejen, fra internettet blev født til i dag, hvor mange bruger de sociale medier som platform for dialogen med kunderne. Men netop det, at virksomhederne ikke har et naturligt digitalt DNA, gør at de fra starten er bagud på point. Se nu f.eks. Apple, som vi alle ved har taget førertrøjen i forhold til de gamle telefonproducenter. De havde i mange år efter fremkomsten af den digitale telefon analoge telefoner i deres portefølje, men de har også været tvunget til at udvikle smartphones for at kunne følge med Apple. Apple havde den fordel, at de startede med smartphones. De skulle ikke vedligeholde gamle, forældede produkter, og blev ikke fristet til at udvikle nye produkter på basis af gammel teknologi. Den digitale teknologi for Apples produktportefølje er fundamentet for hele deres produkt- og kundeunivers, og det digitale er i deres DNA.
En anden udfordring i forhold til at blive truly digital er ledelsen og udfordringen med at tilpasse ledelses- og beslutningsstrukturen til den digitale virkelighed. Undersøgelsen viser, at kun fem procent af de adspurgte virksomheder har formået at tackle den udfordring eller formået at indtænke hele det kulturelle og organisatoriske aspekt. I nogle virksomheder løses det ved at etablere et digitalt program, altså en midlertidig organisation, mens det i andre virksomheder blot kører gennem den eksisterende linjeorganisation. Man overser ofte, at virksomhedens projektmodeller, kvalitetsprocesser og beslutningsgange også skal tilpasses.
Kunderne ud af papirmøllen og ind i den digitale tidsalder
2,7 millioner kunder. 200 år på bagen. Tryg har igennem årene sendt millioner og atter millioner af breve med forsikringsoversigter, forsikringspolicer og girokort til sine kunder, og det koster: Et brev, inklusive print, pakning og udsendelse koster let op til 50 kroner, så da Trygs IT-direktør Espen Opedal kom til forsikringskoncernen for fire år siden, havde han et klart mål: At strømline og effektivisere IT-forretningen til gavn for økonomien og ikke mindst til gavn for kunderne.
Og udgangspunktet var egentlig (i hvert fald på papiret) ganske simpelt: Al kommunikation mellem Tryg og kunden skulle være digital og det skulle derfor være slut med de gode, gammeldags breve. Målet var at øge antallet af digitale kunder fra 25 procent til 66 procent på godt et år. Og det lykkedes: I dag er otte ud af ti Tryg-kunder digitale. Hovedparten af print er sparet væk, og udsendelse af forsikringsdokumenter foregår nu digitalt. Og det betyder besparelser i forhold til både papir, porto og telefonservice, fordi kunderne ringer mindre ind, når de modtager post digitalt.
"Det har både været en kulturel og en praktisk udfordring at gennemføre en omlægning. Kulturel, fordi det kræver en del arbejde at overbevise folk om, at digital kommunikation er lige så troværdig og pålidelig som den gode gammeldags kommunikation. Og praktisk, fordi det er et kæmpe arbejde at digitalisere alt det, der oprindeligt er blevet lavet på papir. Og i en forsikringskoncern taler vi her store mængder," forklarer Espen Opedal.
PA Consulting Group har hjulpet Tryg med projektledelsen af den store forandringsproces, det er at gå fra papir til digital og har rådgivet om IT-fundamentet og kravspecifikationer for de nye løsninger. Forandringsledelse har ligeledes været en vigtig del af Trygs transformationsprogram, som har berørt hele Trygs organisation. Flere end 70 interne møder har været afholdt med medarbejdere inden for salg, skadesanmeldelse, produktudvikling, marketing og kommunikation, ligesom der er lavet analyser af, hvordan de gennemgribende forandringer ville påvirke kunderne og den interne organisation.
Ifølge Espen Opedal har det været en spændende, men udfordrende proces: "Det at ændre kundeadfærd er en kunst i sig selv. Når vi mennesker har gjort det samme år efter år, ja måske i århundreder, og vi føler os trygge ved det, så skal der meget til, før vi ændrer vores adfærd. Så det er stadig en proces, vi er i gang med og det gælder også internt i vores organisation. Og så er vi klar over, hvor vigtigt det er, at vi internt i vores virksomhed fastholder momentum i forhold til den forandring, vi er midt i."
Trygs ultimative mål er at blive digital markedsleder inden for forsikringsbranchen, og det skal ske ved at introducere endnu flere tiltag inden for kundeselvbetjening, ved generelt at øge den digitale kundeservice og i sidste ende at skabe en langt mere effektiv forretning til gavn for kunderne. Det er tiltag, som på sigt skal skabe øget vækst i koncernen.
Skal du med?
Rejsen for Tryg har været lang, og den er slet ikke slut endnu. Men rejsen er nøje planlagt, og det er nødvendigt, hvis ønsket om en digital transformation skal lykkes og skabe de ønskede resultater. Hvis man vil gennemføre en så omsiggribende transformation, skal kundernes adfærd ændres. Men før det kan ske, skal der kigges indad; mindsettet i egen organisation skal ændres er virksomheden overhovedet klar til at blive digital? Er medarbejderne med på idéen, og forstår de hvilke forandringer, det medfører, og hvilke krav det stiller til deres kompetencer? Og måske vigtigst af alt, så handler det om forandringsledelse. Den største forandring skal ske og forankres i ledelsen, og det er dér, den egentlige digitale rejse skal begynde.
Så spørgsmålet er: Skal du med på den digitale rejse? Hvis svaret er ja, så vid at rejsen bestemt ikke er nem. Især hvis din virksomhed ikke er "født" digital. Men omkostningsbesparelser og bedre kundeoplevelse er belønningen, der venter for enden af rejsen.
Fakta
62 % af virksomhederne har ambitioner om at være digitale ledere.
Kun 7 % mener, de har de rette kompetencer til at få succes med en digitaliseringsstrategi.
Kun 8 % er på rette vej for at realisere dette mål.
13 % forstår, hvordan digitalisering kan transformere deres forretning.
58 % har ikke formået at tilpasse de interne processer til digitaliseringsrejsen.
Kun 7 % har restruktureret organisationen med det mål at indfri de digitale ambitioner.
5 % mener, at deres governance understøtter deres digitale ambitioner.
Læs flere artikler fra Effektivitet med temaet Effektivisering ved Teknologi her
