Ny tilgang giver mere præcise forecast

Oraklet i Delfi, profeter og spåkoner er ikke de eneste, der beskæftiger sig med forudsigelsens svære kunst. Mange virksomheder bøvler også med den komplekse forecasting-proces, der kort fortalt drejer sig om at forudsige det forventede salg. Perito Consulting tilbyder nu, som det måske eneste konsulenthus i Europa, at hjælpe virksomheder til at opnå mere præcise forecast via et løbende partnerskab mellem virksomheden og Perito Consulting.

Ifølge partner Stephan Skovlund, der har en mangeårig erfaring med praktisk forecasting fra blandt andet Carlsberg, kan virksomheder med mange varenumre opnå store besparelser på reducerede lagre, færre kassationer og mindre tabt salg ved at forecaste efter fakta og standardiserede processer.

Et af hovedproblemerne for mange virksomheder er, at de over-forecaster i forhold til, hvor meget der rent faktisk bliver solgt.

”Det er rigtig dyrt for virksomhederne”, siger Stephan Skovlund, hvis baggrund som universitetsunderviser i statistik ikke fornægter sig, da han under interviewet ruller whiteboardet frem og forklarer, hvordan Perito griber sagen an.

”Der er ikke tale om, at vi overtager hele forecast-processen, men vi laver en skarp arbejdsdeling, hvor vi tager os af den vanskelige tids- og kompetencekrævende del. Vi renser data, anvender avancerede statistiske modeller og kobler dette med manuelle input typisk fra salg og marketing. Men statistiske modeller fejlestimerer til tider voldsomt, og manuelle input har en klar tendens til overestimering. Dertil kommer, at salgsmønstre er dynamiske, hvilket ofte opfanges sent. Det betyder, at vores vigtigste arbejde består i hyppig kvalitetssikring af det samlede forecast, hvilket virksomhederne sjældent selv har ressourcerne til. Den kompetence og kapacitet har vi”.

Ti procent er op til virksomheden
At en virksomhed ikke bare kan outsource hele sin forecasting, understreges på pædagogisk vis af Stephan Skovlund med smartphones:

”Vi varetager hovedparten af forcastingen, men de sidste ti procent er op til virksomheden selv. Denne arbejdsdeling er central, da vi jo ikke ud fra salgshistorikken kan se om en virksomhed, der sælger smartphones, vil gå ind på et nyt marked eller udfase et produkt. En sådan domæneviden skal lægges oven på det forecast, som vi kommer med”.

Han udbygger sin pointe med, at det ofte er 20 procent af varenumrene, der står for 80 procent af salget:    

”Således har typisk 70-80 procent af produkterne en lavere volumen og en mere volatil adfærd, hvor statistisk forecasting kan gå galt i byen. Derfor er virksomheden nødt til at koble processer og statistik med sin domæneviden. Vi tillader os dog også at udfordre vores kunder på den del af forecastet, som de selv har lagt ovenpå vores. For eksempel hvis vi kan se, at tidligere, tilsvarende kampagner ikke har givet det salg, som virksomheden selv estimerer”.

Fakta fremfor mavefornemmelse
Hvorfor er forecasting egentlig så svært for så mange virksomheder?
”Først og fremmest fordi det omfatter så mange dele af en virksomhed, både salg, marketing og økonomi,  der skal kobles sammen for at skabe et ordentligt forecast. Det kan gå meget galt, fordi det ofte bliver et spørgsmål om alt andet end fakta. Mavefornemmelser, holdninger, politik og subjektive estimater fylder meget, og det er her, at vi kan hjælpe”, siger Stephan Skovlund og tilføjer:”

Desuden knytter kompleksiteten sig ikke blot til produktionen på den korte bane. Forecast bruges også til at dimensionere virksomhedens kapacitet, bestilling af råvarer med lang leadtime, styring af antal ansatte med videre. Mange virksomheder har en markant lavere kvalitet i forecast på 3-12 måneders sigt. Vores forecast er altid kvalitetssikret 12-18 måneder frem. Det betyder, at det operationelle forecast nu også kan udfordre de overordnede budgetter og prognoser”.    

Tillid er altafgørende
Perito Consulting varetager forecasting for seks virksomheder, og den løbende opdatering af forecast sker efter en standardiseret proces, der understøttes af it leveret af Perito Consulting. Opdatering af forecast gentages hver 14. dag , hvor hvert enkelt varenummer kvalitetssikres.

”Virksomhedernes tillid til os er helt afgørende, og vi oplever, at den stiger med resultaterne. Derfor er det også vigtigt at kunne sige nej til virksomheder, hvor vi ikke kan levere markant bedre forecast-præcision. Det har vi gjort i to tilfælde”, fortæller Stephan Skovlund, der ser et stort marked for forecast-service inden for fem-ti år.

Forecasting og lønsomhed
Perito Consulting arbejder ifølge administrerende direktør Richard Thorsen også på at koble forecast og lønsomhed:

”Der ligger en guldgrube for virksomheden i at koble Activity Based Costing med et væsentligt forbedret salgs-forecast. Lige nu kombinerer vi forecast med lønsomhed på lagerdelen for at beregne de økonomisk optimale lagerniveauer og servicegrader.  Samtidigt arbejder vi med at kombinere forecast med virksomhedens samlede lønsomhed, således at væsentlige beslutninger kan træffes rettidigt.”

Det forventes, at løsningen vil være klar i løbet af de næste seks måneder.

FAKTA

Nøglen til en høj forecast-præcision
Selv om forskellige industrier er underlagt særlige markedsforhold, er vejen til en høj forecast-præcision som regel den samme. De fire grundlæggende elementer, der løbende skal optimeres, er:

• Segmentering: Salgsmønstrene for virksomhedens produkter ændrer sig ofte over tid og kræver derfor, at forecast-metoden for de enkelte produkter tilpasses løbende.

• Input fra salg og marketing: Det skal styres ud fra en metodefast og faktabaseret tilgang, så tendensen til overestimering undgås.

• Kvalitetssikring: Alle forecast kvalitetssikres manuelt ud fra en standardiseret tilgang hver gang forecast opdateres.

• Proces: Forecast- og S&OP-processer, der er konkrete og med klare ansvarsområder.

Kilde: Perito Consulting