Med en opdateringsstrategi undgår du at blive fanget på det forkerte ben
ERP er virksomhedens centralnervesystem og – blandt meget andet! – afgørende for processers effektivitet og for, hvor store muligheder man har for at udvikle sin forretning.
Men det er også komplekse løsninger, som mange virksomheder har været betænkelige ved at pille ved for tit. Primært fordi det var så tidskrævende og kostbart at justere på ERP-løsningen, at man ofte lod både seks, syv og otte år gå mellem større opdateringer.
Resultatet var uvægerligt et betydeligt teknologisk og funktionsmæssigt efterslæb. Men det har skyen og Microsofts ”Evergreen”-strategi for Dynamics 365 med otte årlige opdateringer vendt fuldkommen op og ned på.
Utallige fordele – og et par nye udfordringer
I dag har Dynamics 365-kunder konstant adgang til nyeste teknologi og funktionalitet, fejl rettes langt hurtigere og løsningen er konstant på højde med seneste lovgivning. Det giver – sammen med en mere modulær platformstruktur – markante forbedringer på en lang række felter.
But there is no such thing as a free lunch.. Nye udfordringer er kommet til og skal håndteres. Det er eksempelvis nødvendigt, at:
- Teste opdateringer på forhånd og sikre, at de er helt kompatible med virksomhedens løsning, data og eventuelle add-ons
- Sætte sig meget grundigt ind i, hvordan kommende opdateringer helt eksakt påvirker virksomhedens løsning og processer
Det er bekymringer, vi hører fra mange virksomheder, og de er fuldt berettigede. Derfor har Columbus Care samlet et hold specialister, der hjælper virksomheder med at håndtere disse og andre udfordringer. Alt sammen med henblik på at maksimere værdien af ERP-investeringen og minimere risikoen for problemer med stabilitet og funktionalitet.
Test, test og test igen
En af de store udfordringer er at begrænse den risiko, der er forbundet med at lægge ny kode på et forretningskritisk system i drift. Her er det nødvendigt med et omfattende, automatiseret test-setup, hvilket de færreste virksomheder kan håndtere – i hvert fald ikke 100% på egen hånd.
Her hjælper vi i det omfang, der er behov for det, hvilket jo er vidt forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Under alle omstændigheder kan vi bidrage med viden fra et stort antal andre organisationer i præcis samme situation og på den måde lettere sætte fingeren på de steder, hvor der oftest opstår problemer.
Læs også: Konstante Dynamics 365-opdateringer kræver en solid teststrategi
Hvad er på vej? Hvad er på vej ud? Og hvad betyder det for netop os?
En anden sten i skoen er at følge med i, hvad den enkelte opdatering indeholder. Hvilke funktioner kommer til og hvilke pensioneres? Hvor er der ændringer, som måske kan give udfordringer?
Det er nemmere sagt end gjort. For ganske vist udsender Microsoft to gange årligt såkaldte ”Wave Relase Notes” med information om kommende ændringer i Dynamics 365. Men selv om disse dokumenter med deres hver 700-800 sider er ganske omfattende, så er de ikke videre specifikke omkring hvornår hvilke ændringer foretages. Det er man nødt til at følge med i en syndflod af PDF’er, mails og andre meldinger for at få og bevare overblikket over. Det er – skulle jeg hilse at sige! – relativt krævende at følge med i, ligesom det kræver specialkompetence at afkode dokumentationen.
Her tilbyder vi et overblik i form af en såkaldt Release Note Assessment, som giver viden om, hvad den enkelte opdatering rummer og om, hvilke dele af opdateringen der er relevante for netop dén organisation at være opmærksom på. Hver kunde tilknyttes en fast release manager, som kender virksomheden og tager en dialog om, hvad der er ændret, hvad der er kommet af nye features – og rettelser – samt hvilke muligheder, de giver.
Kundecase: En stabil og strategisk AMS til NCC Industrys transformation
Bliv klædt på til at lægge en opdateringsstrategi
Denne dialog er desuden med til at give et rigtig godt udgangspunkt for at grundlægge en egentlig opdateringsstrategi. Nogle virksomheder kan med fordel implementere samtlige opdateringer i den takt de udkommer, mens andre vælger at skyde hver opdatering en måned eller to – eksempelvis for at give ekstra tid til at teste. Atter andre foretrækker at samle til bunke og kun opdatere to, tre eller fire gange årligt, da hyppigere opdateringer læger for stort et pres på organisationen.
Her er kort sagt næsten lige så mange fremgangsmåder, som der er virksomheder.
Vi kan bidrage ved at støtte på det tekniske niveau, ved at holde dig opdateret med viden om kommende ændringer, ved at bidrage med input til at lægge en egentlig opdateringsstrategi – og ved at være med at sikre, at jeres løsning kører gnidningsløst undervejs.
