Implementering af ERP - step by step guide

At vælge det rette ERP-system er en lang og krævende proces. Både i forhold til tid, og ikke mindst i forhold til økonomi.

Hos Datacon har vi mere end 30 års erfaring i at hjælpe vores kunder med, at udvælge og implementere ERP-løsninger i form af Microsoft Dynamics. Derfor har vi også på tætteste hold oplevet, hvad der skal til for at det bliver gjort rigtigt.

I denne artikel giver vi dig derfor vores 7 bedste tips til, at implementere et ERP-system i din virksomhed.

Overordnet kan implementeringen af dit ERP-system inddeles i tre faser:

• Fase 1: Her udvælger du hvilket ERP-system din virksomhed skal bruge
• Fase 2: Her skal du implementere den løsning, som du har valgt i din virksomhed
• Fase 3: Denne fase vedrører din dagligdag efter dit ERP-system er blevet implementeret

Denne rejse er overordnet meget lang, og man kan lave fejl i alle faser af dette forløb, som kan medføre, at man ikke får det optimale ud af sin ERP-løsning.

Først vil vi forklare, de vigtigste tips i den indledende fase:

1: UDVÆLG DIN ERP-LØSNING MED UDGANGSPUNKT I DINE BEHOV FREMFOR ØKONOMI

Hvis du skal implementere et ERP-system, er det afgørende, at du vælger det rette ERP-system fra starten. Alle virksomheder er forskellige og inden for ERP-løsninger er der generelt relativt få udbydere. Disse udbydere og deres løsninger afspejler dog i høj grad, hvilke virksomheder de henvender sig til.

Overordnet kan du herhjemme vælge imellem særligt tre løsninger, i form af:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central – til små virksomheder (1-20 ansatte)
• Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations – til mellemstore og store virksomheder (+20 ansatte)
• SAP – til de helt store virksomheder (+500 ansatte)

Her er det afgørende at man grundigt har undersøgt både fordele og ulemper ved de enkelte ERP-systemer, inden man vælger en udbyder. Hvis ikke man gør dette, vil man opleve at det kan være meget, meget dyrt og tidskrævende at skifte eller opgradere dit ERP-system, hvis man har valgt forkert til at begynde med.

Derfor skal prisen heller ikke være det første, som man kigger på, når man vælger et ERP-system. I stedet skal man kigge på, hvilke muligheder det enkelte ERP-system rummer, samt finde frem til, hvordan ens virksomhed kan få gavn af disse funktioner.

Hvis du vælger det rette ERP-system, bliver det uden tvivl den bedste investering du kommer til at gøre.

2: INDHENT REFERENCER PÅ DE FORSKELLIGE ERP-LEVERANDØRER

Udover at vælge det rette ERP-system, er det også vigtigt, at man vælger den rette ERP-leverandør, som skal stå for at hjælpe jeres virksomhed i dagligdagen. Her er det bedste man kan gøre, at indhente referencer på de enkelte leverandører.

På den måde kan du få andre til at sige god for leverandøren, og eventuelt finde virksomheder der har stået med nogle af de samme udfordringer som dig.

Derudover har enkelte ERP-leverandører også indsigt i en række konkrete brancher, hvilket også er noget du skal være opmærksom på. Hvis din ERP-leverandør har et indgående kendskab til netop din branche, vil det være lettere for dem at forstå, hvordan jeres behov kan opfyldes på den bedste måde.

Hos Datacon har vi eksempelvis en række fordele og øget kendskab til brancher såsom: Grossister, Detail og Produktion med flere.

3: DEFINÉR DINE MÅL OG LÆG EN STRATEGI PÅ FORHÅND

En stor fejl, som vi desværre ser mange virksomheder begå er, at de ikke har lagt en strategi og tydeligt defineret, hvilke mål selve projektet skal opfylde. Det er ekstremt vigtigt, at man har defineret sin virksomheds behov på forhånd, hvis man skal vurdere, hvilket ERP-system der vil være det bedste for ens virksomhed. Derudover er det afgørende, at man har sat sig nogle konkrete målsætninger. Hvad skal jeres investering i projektet give jer?

Det kan både være ’bløde’ værdier som større arbejdsglæde, eller ’hårde’ værdier som en løftet bundlinje på 10%. Her er det også vigtigt, at man tænker langsigtet, særligt i forhold til automatisering og digitalisering, så man har en plan for, hvad der kan digitaliseres og automatiseres internt i virksomheden.

Hvis du sørger for at lægge en strategi og definere nogle klare mål for, hvad jeres ERP-system skal kunne, vil det blive meget nemmere at vælge det rette ERP-system. Hertil vil din virksomhed spare sig selv for en lang række udfordringer, hvilket vil gøre at I hurtigere kommer i mål med jeres projekt.

FASE 2: IMPLEMENTERING AF SELVE ERP-SYSTEMET

Den næste fase i implementeringen af en ERP-løsning omfatter selve implementeringen. Det er her, hvor jeres ERP-løsning skal integreres i selve virksomheden, og blive en del af de mange store og små processer som foregår hver dag.

Også i denne fase, er der en række ting som man skal være særlig opmærksom på, hvis man ønsker at komme godt i mål med sit projekt.

4: VÆR LØBENDE I DIALOG MED DIN ERP-LEVERANDØR

Det tager tid at implementere et ERP-system, uanset hvilket system man vælger. Denne proces er derfor lang og består af mange etaper, som man skal igennem. Derudover er det ofte sådan med større IT-projekter, at der kan opstå udfordringer, som man ikke har kunnet tage højde for i planlægningsfasen.

Sådan er det nu engang. Men netop fordi disse ting kan ske, er det afgørende, at I sammen med jeres leverandør fastsætter kontaktpersoner på forhånd og opstiller en proces for løbende statusmøder og lignende, således at begge parter bidrager til et succesfuldt samarbejde.

Det er også vigtigt, at man sørger for at inddrage hele sin organisation i dette, fra medarbejdere til den øverste ledelse, så alle er klar over, hvor langt man er i projektet.

FASE 3: EFTER IMPLEMENTERING AF ERP-SYSTEM

Den tredje og sidste fase af etableringen af et ERP-system er måske den aller vigtigste fase. Det er faktisk her dit ERP-system rigtigt starter. Det er her, hvor dine medarbejdere skal lære at bruge jeres nye ERP-system.

Det er i sidste ende også her, at du skal sikre, at din virksomhed får gavn af alle de mange funktioner, som jeres nye system rummer. I sidste ende ligger denne del af arbejdet ikke i lige så høj grad hos ERP-leverandøren. I stedet ligger den hos medarbejderne i den konkrete virksomhed.

Ligesom i de to andre faser, er der en række elementer, som du bør være opmærksom på.

5: FRIGØR DE NØDVENDIGE RESSOURCER TIL OPLÆRING

At lære nye systemer kræver oplæring og udvikling, hvorfor det er et must at I aktivt afsætter tilstrækkelig tid til, at medarbejderne får en god introduktion til det nye system. En god start er altafgørende for ERP-systemets gevinst og image blandt dine medarbejdere. Det er i sidste ende dine medarbejderes evne til at forstå disse nye stemmer, der skal være med til at gøre hele virksomheden mere effektiv.

6: NOGEN SKAL GÅ FORREST OG TAGE ANSVAR

En anden ting, som kan have en negativ indvirkning på de resultater I kan høste med jeres nye system er, hvis der ikke er nogle der internt går forrest i jeres organisation.

En af de oftest sete fejl i et projekt er, at der er et for stort ’gap’ imellem ledelsens arbejdsgange og den øvrige organisation. Udover at din ledelse bør signalere opbakning over for resten af organisationen, kan det være meget vigtigt at udpege nogle mellemledere der kan og vil definere de fremtidige arbejdsgange i jeres virksomhed, for at skabe forandringsvilligheden blandt dine øvrige medarbejdere.

7: GENTÆNK AUTOMATISERING I SAMTLIGE DELE AF ORGANISATIONEN

Det syvende og sidste element som du bør være opmærksom på, men som mange virksomheder fejler med i forbindelse med implementering af et nyt ERP-system, er at automatisere alle de processer som egentligt kan automatiseres. Det er virkelig ærgerligt at opdage det efter implementering, for udover at være økonomisk rentabelt, løser automatisering jo noget af det der dræner dine medarbejdere allermest: Manuelt arbejde.

Her er det dog klogt at man har en løbende dialog med sin ERP-leverandør, så man sørger for at alt hvad der kan automatiseres eller digitaliseres, også bliver det.

FÅ HJÆLP TIL AT IMPLEMENTERE DIN ERP-LØSNING

Hos Datacon har vi over 30 års erfaring med at hjælpe vores kunder med at vælge den helt rette ERP-løsning til deres behov. Vi har desuden en stor indsigt i en lang række brancher og industrier, som vi aktivt bruger hver dag i vores arbejde.

Derfor ved vi også, hvor svært det kan være at gå i gang med at implementere en ny ERP-løsning. Det er dog afgørende, at man ikke ender med at sidde med et ERP-system som er forældet.

Dit ERP-system er forældet, hvis det er blevet en begrænsning for, hvad du ønsker at gøre med din virksomhed.

Dit ERP-system skal kunne vokse og tilpasse sig, i takt med at både virksomheden og omverdenen udvikler sig. Derfor er en investering i dit ERP-system, en investering i virksomhedens fremtid.

Læs mere om Datacon her.