Hvornår er dit ERP-system dødt?

At have det rette ERP-system til din virksomhed, er en utrolig vigtig faktor i den daglige drift af din virksomhed og ikke mindst de fremtidige forretningsmuligheder.

Et forældet ERP-system kan betyde langsomme og dyre processer, samt at du begrænser dine muligheder for videreudvikling af forretningen, og dermed taber konkurrenceevne.

Dødsspiralen:

Omvendt kan et dynamisk og moderne ERP-system betyde højere besparelser, højere effektivitet og fleksibilitet til at kunne følge med tidens teknologier og muligheder, der i sidste ende resulterer i en højere indtjening.

Hos Datacon har vi igennem mere end 30 år arbejdet med implementering af ERP-systemer i både små og store virksomheder, og derfor ved vi om nogle, hvor vigtigt det er at have et ERP-system, der passer til dit behov.

Vi har set mange tegn på systemer der begrænser virksomheder, i stedet for dét som ERP-systemer reelt er til for: At give virksomhederne det bedste værktøj til at drive deres forretning fremad.

I denne artikel har vi derfor samlet de kendetegn, som du skal være opmærksom på, når du vurderer om dit ERP-system er forældet – og dermed er til fare for din forretning.

Lad os starte med at opridse tegnene på hvornår et ERP-system er teknisk dødt:

• Når det ikke længere supporteres og videreudvikles af leverandøren. Det gælder fx Microsoft XAL, som en del virksomheder stadig kører på, selvom Microsoft besluttede at stoppe videreudviklingen af systemet helt tilbage i 2004. Det betyder ikke nødvendigvis at systemet ikke længere kan bruges, men er bestemt noget man skal være opmærksom på ifht. hvilke manglende muligheder det kan give på sigt – eksempelvis i form af integrationer med nye systemer eller tillægsløsninger

• Når der ikke længere findes folk, der kan vedligeholde, supportere og videreudvikle det. Dette gælder Microsoft-partnere, hvor det generelt bliver sværere at finde kompetencer, jo ældre systemet er og derved hvor lille en efterspørgsel der fremadrettet bliver. Hos Datacon har vi konsulenter der har været med i årtier og stadig mestrer ældre versioner, men der er generelt en større nedgang i antallet af personer der kan dette

• Når det ikke længere kan afvikles på den tekniske platform

• Når det ikke længere kan håndtere nødvendige datamængder eller brugere

HVORNÅR ER ET ERP-SYSTEM REELT “DØDT”?

Det er jer, der bestemmer om – og hvornår – jeres ERP-system er dødt – medmindre det rent faktisk er teknisk dødt. Derfor er den tekniske levetid faktisk relativ uinteressant, da den kan være meget lang og under alle omstændigheder ganske synlig.

Hvad der egentlig er relevant, er den forretningsmæssige levetid!

Den kan være langt kortere end den tekniske levetid, men er oftest et holdningsspørgsmål. Lad os så komme nærmere ind på hvad det konkret betyder. Det korrekte svar på om dit ERP-system er dødt, er derfor:

Hvis ERP-systemet ikke er med til at videreudvikle og digitalisere din forretning, er det dødt!

Ganske enkelt. Et ERP-system skal gøre dig i stand til at være fleksibel, og kunne følge med tidens teknologier og muligheder.

Et ERP-system må aldrig blive en begrænsning for, hvad du ønsker at gøre med din virksomhed!

Systemet skal kunne vokse og tilpasse sig, i takt med at både virksomheden og omverdenen udvikler sig. Derfor er en investering i dit ERP-system, en investering i virksomhedens fremtid.

Stil derfor dig selv dette spørgsmål:

Støtter mit ERP-system op om vores målsætninger og strategi, både de nuværende og fremtidige? Og sågar bare vores daglige behov og ønsker?

Hvis svaret er nej, skal du kigge efter en nyere version eller foretage tilpasninger omgående.

Du bør ikke lave din strategi efter dine nuværende it-muligheder, men bestræbe dig efter at dine it-muligheder skal kunne følge med og støtte op omkring din strategi.

Kort sagt: ERP-systemet skal understøtte jeres forretningsprocesser og ikke omvendt.

HVAD DIT ERP-SYSTEM SKAL KUNNE I PRAKSIS:

For at effektivisere dine arbejdsprocesser og give dig fleksibilitet til at kunne følge med omverdenen, skal dit system gøre dig i stand til blandt andet at:

• Minimére andelen af administration og dobbeltarbejde
• Få et større overblik over og indsigt i din forretning
• Være en fælles database for alle i virksomheden, der skaber et bedre samarbejde på tværs af afdelinger
• Øge dine medarbejderes produktivitet
• Give dig mulighed for at samle alt din vigtige data på ét sted
• Komme dig til stor gavn, når du skal træffe vigtige beslutninger om den videre udvikling af din virksomhed
• Gøre integrering med andre systemer nemt
• Kunne understøtte og anvende nye teknologier, der letter adgangen til nye forretningsmæssige muligheder
• Anvende funktionalitet, der understøtter gældende lovgivning – eksempelvis i forhold til den nye persondataforordning

Hvis du ikke kan genkende særlig mange af ovenstående fordele, så er dit ERP-system nok ikke det rette. Du bør derfor stærkt vurdere hvorvidt du skal opgradere til et nyt system eller tilpasse dit nuværende.

Ikke nok med, at du går glip af større besparelser, så mister du i værste fald endnu mere vækstpotentiale fremadrettet, fordi du ikke er i stand til at udnytte de forretningsmuligheder, et moderne ERP-system giver dig.

Læs mere om Datacon her.