Giv årsafslutningen et serviceeftersyn og kom lidt hurtigere i mål

Af: Bo Damgaard Vestner, Service Director, Columbus.

I nogle virksomheder går det relativt smertefrit; her arbejder man måske også med måneds- eller kvartalsopgørelse og har en del indarbejdede procedurer at holde sig til.

For andre er det lidt mere op ad bakke. For hvordan var det nu præcis, at vi gjorde sidste år? Fik vi listen over opgaver opdateret? Eller var der ikke noget omkring lageropgørelsen eller likviditetsbudgettet, vi skulle huske at ændre…?

Men der er altid processer, der kan optimeres – uanset om alt sidder på rygraden eller bogholderiet må søge hjælp i en tjekliste.

Få et servicetjek af dine processer og muligheder

I begge tilfælde er det dog klogt at få processerne på plads i god tid – og ikke først, når årsafslutningens travlhed for alvor sætter ind. Desuden oplever jeg ofte, at virksomheder med Dynamics NAV eller Dynamics 365 Business Central ikke kender til alle de funktioner og rapporter, der kan lette arbejdet. Det er ærgerligt, for flere af dem kan virkelig gøre en forskel!

Det er en af grundene til, at vi hos Columbus tilbyder en kort gennemgang af dit eget system – enten online eller ude hos din virksomhed. Du kan både se en råskitse til en tjekliste og læse meget mere om gennemgangen her.

Men lad os kort betragte et lille udpluk af standardopgaver i forbindelse med årsafslutningen, tage fat på nogle af faldgruberne og på, hvor jeg undertiden selv oplever, at der kan være plads til forbedring:

Nulstil resultatopgørelsen og få historikken på plads

En af de første opgaver på listen bør være at lave en kørsel i NAV/D365BC, som nulstiller resultatopgørelsen og lukker regnskabsåret. Du eller din revisor kan sagtens lave efterposteringer alligevel, men er resultatopgørelsen nulstillet korrekt, vil disse efterposteringer være opmærket, så de let kan fremsøges. Det gør dig altid i stand til – endda direkte i systemet – at ”spole tilbage” og få historikken på plads. Helt uden behov for at skulle eksportere til Excel og finkæmme rækkerne.

Lad systemet afstemme debitor og kreditor

Mange afstemmer debitor- og kreditorbogholderiet manuelt, hvilket er tungt, slidsomt og tidskrævende. Så hvorfor ikke lade systemet klare opgaven? Der ligger rigtig udmærkede standardrapporter i både NAV og Dynamics 365 BC, som kan håndtere hovedparten af opgaven automatisk. Så her er virkelig tid at spare.

Luk regnskabsperioden, opret nyt år – og husk også lagerperioden!

Det er naturligvis standardpraksis at lukke regnskabsåret og oprette et nyt. Men alt for ofte ser jeg, at man glemmer at lukke lagerperioden ved samme lejlighed (hvilket naturligvis kun er relevant, hvis du har et lager!). For når dine leverandører ændrer kostpriser i det nye år, vil dit system forsøge at gennemtvinge ændringen med tilbagevirkende kraft – hvilket kan have effekt på et tidligere regnskabsår. Nogle prøver at imødegå dette ved at styre via bogføringsdatoen, men det kan stadig afstedkomme fejl. Derfor: Luk lagerperioden ved årsslut. Så har du en hovedpine mindre.

Afstem lagerværdi – med hjælp fra NAV eller Dynamics 365 BC

Nu vi er ved lageret, så er det også oplagt, at man – når det er talt fysisk op – benytter en af standardrapporterne, som kan afstemme optællingen med den bogførte lagerværdi i finansregnskabet. Det kan lette arbejdet betydeligt og hurtigt synliggøre eventuelle differencer. Og igen: Her skal naturligvis også være styr på føromtalte lagerperiode.

Gør ledelsesrapporteringen lidt lettere

Ved årsafslutning skal man som bekendt også udarbejde en række rapporter, som ledelse og bestyrelse kan navigere efter – herunder likviditetsbudget, resultatopgørelse og dækningsbidragsopgørelse. Kort sagt rapporter, som giver et samlet, retvisende og dækkende billede af virksomhedens økonomiske situation. I mange virksomheder foregår det ved, at bogholderiet trækker nøgledata over i Excel til videre bearbejdning. Det er et relativt krævende stykke arbejde, som man imidlertid kan lette betydeligt ved at anvende de kontoskemaer i NAV eller Dynamics 365 BC, som er bygget til opgaven. Det gør det muligt at bygge rapporterne markant hurtigere, med mindre risiko for fejl – og stadig med mulighed for at efterbehandle data i Excel, hvis der er behov for det.

Mange vil måske tænke, at der i netop deres virksomhed slet ikke er behov for at optimere omkring årsafslutningen og nej: Det er der måske heller ikke. Særligt har virksomheder, der arbejder med måneds- og kvartalsregnskaber måske opgaverne så meget inde under huden, at de næsten kører på autopilot.

På den anden side kan man så måske netop argumentere for, at de, der opgør på kvartals- eller månedsbasis vil have allermest at vinde ved at lade Dynamics-systemet hjælpe til undervejs.

Det kan i hvert fald være umagen værd, at kaste et blik på tjeklisten her og se, om den kan bidrage til at gøre tingene lidt mere effektivt.