Få styr på processerne, før robotterne kommer

Har du ikke styr på processerne, risikerer du, at automatiserede robotter skaber sorte huller i jeres virksomhed, og at overblikket dermed forsvinder. Inden I går i gang med RPA og automatisering, er det derfor vigtigt, at I kan svare på disse seks spørgsmål.

Robotten optræder som en medarbejder med samme adgang til systemer og rettigheder. Den gør bare arbejdet hurtigere og uden løn. Til gengæld arbejder robotten ensidigt og tænker – endnu – ikke selv. Det skal virksomhederne være klar til at håndtere, mener skribenten..

05.05.2020

Søren Pommer, CEO, Gluu, SCM.dk

Automatiserer man et rod, kører rodet hurtigere. Sådan lyder et gammelt it-mundheld. Og det kan hurtigt blive meget rodet - og dermed gå ganske galt - hvis du og din virksomhed ikke husker at stille jer selv en række essentielle spørgsmål, inden I kaster jer ud i at automatisere.

Som procesekspert og CEO i Gluu en virksomhed der har udviklet en online procesplatform - møder jeg mange virksomheder, der hopper hovedkulds ud i at bruge Robotic Process Automation (RPA). 

Tilskyndet af ivrige konsulenter og enkel software ser mange virksomheder teknologien som en genvej til store effektiviseringsgevinster. Men desværre fører arbejdet alt for ofte til symptombehandling og kortsigtede løsninger. Det er der heldigvis råd for.

Inden vi ser på udfordringerne og de spørgsmål, I bør stille jer selv, inden I kaster jer ud i automatiseringsprojekter, så lad os gennemgå, hvad RPA er.

Søren Pommer har mange års erfaring med at udvikle og implementere forretningsprocesser i organisationer fra 40 til 120.000 medarbejdere. Han er i dag direktør for gluu, som laver Process Communities, der muliggør målrettet samarbejde om forretningsprocesser på tværs af tid og sted. .

RPA handler i korthed om enten at flytte data mellem systemer, integrere systemer eller præsentere data for eksempelvis sagsbehandlere, så de lettere kan træffe kvalificerede beslutninger.

Robotten optræder som en medarbejder med samme adgang til systemer og rettigheder. Den gør bare arbejdet hurtigere og uden løn. Til gengæld arbejder robotten ensidigt og tænker – endnu – ikke selv.

Flytter viden fra hovedet og ind i koden

Kravsspecifikationen til robotten laver man typisk ved at optage skærmen, mens en medarbejder udfører en konkret arbejdsgang såsom at klikke rundt mellem flere systemer og bearbejde data. Den procedure programmeres robotten så til at varetage fremadrettet.

Sagt med andre ord: Man synliggør arbejdsgangen, hælder cement over og lader den passe sit monotone arbejde, mens medarbejderen kan benytte den frigjorte tid på andre ting. Så langt, så godt.

Her går det ofte galt
Men for hver dag der går, ændrer virkeligheden sig en lille smule. Organisationens systemer opgraderes, og krav og regler ændres. Medarbejderen – eller den overordnede procesejer – justerer løbende eller siger til, når noget skal ændres.

Robotten, derimod, arbejder ufortrødent videre. Måske har en programmør officielt ansvaret. Han kender dog ikke til den ændrede virkelighed, men har typisk travlt med at lave nye robotter for andre brugere.

Denne uklarhed skaber ‘sorte huller’ i organisationen. Programmøren tror, procesejeren tager affære, men procesejeren har mistet følingen med opgaven, da den er overtaget af robotten.

Og det er bare én problemstilling. Automatisering af arbejdsgange kan gå galt af flere årsager:

Det kan dels gå galt på grund af dårligt overblik over den samlede proces. RPA automatiserer kun de opgaver, som én medarbejder udfører. Men mange arbejdsgange og procedurer er del af en større proces, der udføres af flere medarbejdere og måske hele afdelinger. Derfor er det for eksempel hovedløst at få en robot til at oprette en ny kunde, hvis man ikke gør det med udgangspunkt i den samlede proces for onboarding af nye kunder. 

Derudover kan automatisering af ligegyldige opgaver også være et problem. 

”Don’t automate, obliterate”, sagde Michael Hammer, der er en af fædrene til procesforbedringer. Det er bedre at fjerne opgaver end at automatisere dem. Uden en helhedsforståelse og indledende procesforbedring starter robotten måske aktiviteter, som der slet ikke er behov for, såsom bestilling af udstyr og licenser.

En bedre rejse mod robotterne
Så hvad gør I så? For at skabe det bedste grundlag for at vælge de rette automatiseringsinitiativer er I nødt til at kunne svare på følgende spørgsmål først:

  1. Hvordan ser vores tværgående arbejdsgange ud?

  2. Hvilken rolle udfører opgaverne i hver proces?

  3. Hvordan udføres hver opgave trin for trin?

  4. Hvilke systemer bruges?

  5. Har vi fjernet unødige trin og opgaver fra hver aktivitet og proces?

  6. Hvordan vil I overvåge og optimere processen, efter den er blevet automatiseret?

Når I har svaret på de seks spørgsmål, har I et klart defineret rum til at finde egnede arbejdsgange, der kan automatiseres.

Først derefter gælder det om at finde de arbejdsgange, der kan spare mest tid, fjerne flest fejl eller forbedre kundeoplevelsen – altså dér, hvor de ivrige konsulenter ofte begynder.

Selvom det kan lyde overvældende, så klø på. Med grundlaget på plads og de rette værktøjer til at overvåge og optimere processerne er der virkelig meget at hente.

Toyota Material Handling A/S

Sponseret

Ny Toyota Traigo48-serie med uovertruffent design og banebrydende ydeevne

Apport Systems A/S

Sponseret

Lagerstyring på autopilot - få dit lager til at tænke selv

Relateret indhold

01.04.2025SCM.dk

Velux satser stort på den cirkulære model

01.04.2025SCM.dk

Verdion styrker nordisk team med tre strategiske forfremmelser

28.03.2025SCM.dk

Regionernes klimaaftryk daler kraftigt

27.03.2025SCM.dk

Nemmere at klare opgaven med producentansvar

27.03.2025SCM.dk

Overraskelse: Mange virksomheders klimaindsats går godt

26.03.2025Bureau Veritas

Sponseret

Webinar: Få styr på VSME - EU's nye frivillige standard for bæredygtighedsrapporting

25.03.2025Bureau Veritas

Sponseret

IATF 16949 Specialist

25.03.2025Bureau Veritas

Sponseret

Bureau Veritas Denmark er som de første i Danmark akkrediteret af DANAK til NATO-ordningen AQAP 2110

Hold dig opdateret med SCM.dk

Tilmeld dig nyhedsbrevet og følg med i alt som rører sig indenfor ledelse af forsyningskæden, Nyhedsbrevet kommer kun to gange pr. uge.

Se flere temaer

Events

Se alle
Toyota Material Handling A/S
Messe
Toyota Material Handling deltager på Transportmessen 2025

Mød os på på Transport 2025, som finder sted i Messecenter Herning d. 3-5. april. Få gratis adgang til messen – brug blot koden toyota2025, når du bestiller dine billetter online. Vi glæder os til at byde dig velkommen ved stand M9600.

Dato

03.04.2025

Tid

09:00

Sted

Herning Messecenter

Brother Nordic A/S
Messe
Transport 2025

Skandinaviens førende fagmesse inden for transportbranchen.

Dato

03.04.2025

Tid

09:00

Sted

Messecenter Herning

Bureau Veritas
Webinar
Webinar: Få styr på VSME - EU's nye frivillige standard for bæredygtighedsrapporting

EU-Kommissionen har for nyligt lanceret den såkaldte Omnibus-pakke, der skal forenkle kravene til virksomhedernes bæredygtighedsrapportering og styrke EU’s konkurrenceevne.

Dato

03.04.2025

Tid

11:00

Sted

Online på MS Teams

Bureau Veritas
Webinar
Webinar: Få styr på VSME - EU's nye frivillige standard for bæredygtighedsrapporting

EU-Kommissionen har for nyligt lanceret den såkaldte Omnibus-pakke, der skal forenkle kravene til virksomhedernes bæredygtighedsrapportering og styrke EU’s konkurrenceevne.

Dato

03.04.2025

Tid

11:00

Sted

Online på MS Teams

Bureau Veritas
Kursus
ISO 14001 Intern Auditor

På ISO 14001 Intern Auditor træner du forskellige auditeringsteknikker og -værktøjer, og hvordan du udfører intern audit af din virksomheds miljøledelsessystem i henhold til de strategiske og operationelle kravelementer i ISO 14001 standarden.

Dato

07.04.2025

Tid

08:30

Sted

Vejle

Consafe Logistics
Webinar
Automation implementation fra A til Z

With warehouse automation set to double by 2030, many companies are prioritizing automation—but key questions arise. What should you automate and why? When should you involve your automation vendor? What are the critical success factors?

Dato

08.04.2025

Tid

10:00

Sted

Online