Få styr på processerne, før robotterne kommer

Har du ikke styr på processerne, risikerer du, at automatiserede robotter skaber sorte huller i jeres virksomhed, og at overblikket dermed forsvinder. Inden I går i gang med RPA og automatisering, er det derfor vigtigt, at I kan svare på disse seks spørgsmål.

Robotten optræder som en medarbejder med samme adgang til systemer og rettigheder. Den gør bare arbejdet hurtigere og uden løn. Til gengæld arbejder robotten ensidigt og tænker – endnu – ikke selv. Det skal virksomhederne være klar til at håndtere, mener skribenten..

05.05.2020

Søren Pommer, CEO, Gluu, SCM.dk

Automatiserer man et rod, kører rodet hurtigere. Sådan lyder et gammelt it-mundheld. Og det kan hurtigt blive meget rodet - og dermed gå ganske galt - hvis du og din virksomhed ikke husker at stille jer selv en række essentielle spørgsmål, inden I kaster jer ud i at automatisere.

Som procesekspert og CEO i Gluu en virksomhed der har udviklet en online procesplatform - møder jeg mange virksomheder, der hopper hovedkulds ud i at bruge Robotic Process Automation (RPA). 

Tilskyndet af ivrige konsulenter og enkel software ser mange virksomheder teknologien som en genvej til store effektiviseringsgevinster. Men desværre fører arbejdet alt for ofte til symptombehandling og kortsigtede løsninger. Det er der heldigvis råd for.

Inden vi ser på udfordringerne og de spørgsmål, I bør stille jer selv, inden I kaster jer ud i automatiseringsprojekter, så lad os gennemgå, hvad RPA er.

Søren Pommer har mange års erfaring med at udvikle og implementere forretningsprocesser i organisationer fra 40 til 120.000 medarbejdere. Han er i dag direktør for gluu, som laver Process Communities, der muliggør målrettet samarbejde om forretningsprocesser på tværs af tid og sted. .

RPA handler i korthed om enten at flytte data mellem systemer, integrere systemer eller præsentere data for eksempelvis sagsbehandlere, så de lettere kan træffe kvalificerede beslutninger.

Robotten optræder som en medarbejder med samme adgang til systemer og rettigheder. Den gør bare arbejdet hurtigere og uden løn. Til gengæld arbejder robotten ensidigt og tænker – endnu – ikke selv.

Flytter viden fra hovedet og ind i koden

Kravsspecifikationen til robotten laver man typisk ved at optage skærmen, mens en medarbejder udfører en konkret arbejdsgang såsom at klikke rundt mellem flere systemer og bearbejde data. Den procedure programmeres robotten så til at varetage fremadrettet.

Sagt med andre ord: Man synliggør arbejdsgangen, hælder cement over og lader den passe sit monotone arbejde, mens medarbejderen kan benytte den frigjorte tid på andre ting. Så langt, så godt.

Her går det ofte galt
Men for hver dag der går, ændrer virkeligheden sig en lille smule. Organisationens systemer opgraderes, og krav og regler ændres. Medarbejderen – eller den overordnede procesejer – justerer løbende eller siger til, når noget skal ændres.

Robotten, derimod, arbejder ufortrødent videre. Måske har en programmør officielt ansvaret. Han kender dog ikke til den ændrede virkelighed, men har typisk travlt med at lave nye robotter for andre brugere.

Denne uklarhed skaber ‘sorte huller’ i organisationen. Programmøren tror, procesejeren tager affære, men procesejeren har mistet følingen med opgaven, da den er overtaget af robotten.

Og det er bare én problemstilling. Automatisering af arbejdsgange kan gå galt af flere årsager:

Det kan dels gå galt på grund af dårligt overblik over den samlede proces. RPA automatiserer kun de opgaver, som én medarbejder udfører. Men mange arbejdsgange og procedurer er del af en større proces, der udføres af flere medarbejdere og måske hele afdelinger. Derfor er det for eksempel hovedløst at få en robot til at oprette en ny kunde, hvis man ikke gør det med udgangspunkt i den samlede proces for onboarding af nye kunder. 

Derudover kan automatisering af ligegyldige opgaver også være et problem. 

”Don’t automate, obliterate”, sagde Michael Hammer, der er en af fædrene til procesforbedringer. Det er bedre at fjerne opgaver end at automatisere dem. Uden en helhedsforståelse og indledende procesforbedring starter robotten måske aktiviteter, som der slet ikke er behov for, såsom bestilling af udstyr og licenser.

En bedre rejse mod robotterne
Så hvad gør I så? For at skabe det bedste grundlag for at vælge de rette automatiseringsinitiativer er I nødt til at kunne svare på følgende spørgsmål først:

  1. Hvordan ser vores tværgående arbejdsgange ud?

  2. Hvilken rolle udfører opgaverne i hver proces?

  3. Hvordan udføres hver opgave trin for trin?

  4. Hvilke systemer bruges?

  5. Har vi fjernet unødige trin og opgaver fra hver aktivitet og proces?

  6. Hvordan vil I overvåge og optimere processen, efter den er blevet automatiseret?

Når I har svaret på de seks spørgsmål, har I et klart defineret rum til at finde egnede arbejdsgange, der kan automatiseres.

Først derefter gælder det om at finde de arbejdsgange, der kan spare mest tid, fjerne flest fejl eller forbedre kundeoplevelsen – altså dér, hvor de ivrige konsulenter ofte begynder.

Selvom det kan lyde overvældende, så klø på. Med grundlaget på plads og de rette værktøjer til at overvåge og optimere processerne er der virkelig meget at hente.

Toyota Material Handling A/S

Sponseret

Effektivitet, komfort og lavere omkostninger: Derfor vælger flere den nye Traigo48 fra Toyota

Slimstock Nordic

Sponseret

An opinion Making Artificial Intelligence (AI) land in supply chain practice

Relateret indhold

01.07.2025SCM.dk

SCM er (også) en politisk disciplin

20.06.2025SCM.dk

CSCO'er er i fuld gang med at navigere i den perfekte storm

18.06.2025SCM.dk

Danmark har 20 år til at blive klimaneutral

17.06.2025SCM.dk

Klimarådet efterlyser politisk handling på Danmarks globale klimaaftryk

17.06.2025N.C. Nielsen A/S

Sponseret

Driftssikkerhed i højsædet: CMP satser igen på Terberg

16.06.2025Implement Consulting Group

Sponseret

From Threat to Action: Navigating Cybersecurity

10.06.2025Bredana Axcite A/S

Sponseret

SCM-dagen sætter fokus på optimering af Supply Chain og WMS

09.06.2025Fellowmind Denmark A/S

Sponseret

Vejen til en mere robust og agil supply chain starter med sammenhængende data

Jobmarked

Se alle

Hold dig opdateret med SCM.dk

Tilmeld dig nyhedsbrevet og følg med i alt som rører sig indenfor ledelse af forsyningskæden, Nyhedsbrevet kommer kun to gange pr. uge.

Se flere temaer

Events

Se alle
DNV Business Assurance Denmark
Kursus
APQP4Wind Specialist Training

Event Description

Dato

01.07.2025

Sted

Online

Dansk Standard
Kursus
ISO 14001 kursus: - Diplomkursus i miljøledelse

På to dage præsenteres du for det grundlæggende indhold i ledelsesstandarden ISO 14001:2025 Miljøledelse, og lærer hvordan de enkelte krav efterleves i praksis. Der vil undervejs i kurset være praktiske øvelser, der kan inspirere dig til arbejdet i din egen organisation efterfølgende. Som afslutning følger en multiple choice eksamen, som måler på din erhvervede viden og færdigheder.

Dato

18.08.2025

Sted

Dansk Standard, 12 etage, Sal 1, Göteborg Plads 1, 2150 Nordhavn

Bureau Veritas
Kursus
FSMS ISO 22000:2018 Lead Auditor Fødevaresikkerhed (CQI IRCA-certificeret)

Ved succesfuld gennemførelse af vores CQI and IRCA-certificeret FSMS ISO 22000:2018 Lead Auditor Fødevaresikkerhedskursus vil du være i stand til at planlægge, gennemføre og afrapportere effektive 1., 2. og 3. parts audits af ledelsessystemer i henhold til kravene i ISO 22000:2018.

Dato

18.08.2025

Tid

08:30

Sted

Vejle

Bureau Veritas
Seminar
ISO 9001 inspirationsseminar

ISO 9001 Inspirationsseminaret giver dig en grundlæggende forståelse for formål, baggrund og indhold for ISO 9001 standarden, som er en af de første og mest udbredte standarder og derfor betegnes som ”moderen af alle standarder”.

Dato

21.08.2025

Tid

08:30

Sted

Fredericia

Bureau Veritas
Seminar
ISO 9001 inspirationsseminar

ISO 9001 Inspirationsseminaret giver dig en grundlæggende forståelse for formål, baggrund og indhold for ISO 9001 standarden, som er en af de første og mest udbredte standarder og derfor betegnes som ”moderen af alle standarder”.

Dato

21.08.2025

Tid

08:30

Sted

Fredericia

DNV Business Assurance Denmark
Kursus
Få styr på de nye krav om energiledelse, energi- og klimasyn baseret på BEK 761/2024

Er din virksomhed omfattet af Bekendtgørelsen, skal I sikre, at I opfylder de nye krav. På dette 2,5-times online minikursus, giver vi dig den viden, du har brug for for at leve op til de nye krav.

Dato

21.08.2025

Tid

09:00

Sted

Online