Få bedre overblik og styring af leveringsterminer på indkøb med Axcite Procurement

Manglende overblik over bekræftede leveringsterminer på indkøbsordre og manuel opdatering af mange ordrelinjer er blandt de typiske udfordringer i indkøbsafdelingen, som ofte giver anledning til tidskrævende og tunge administrative arbejdsgange.

Axcite Procurement - som er et tillægsmodul udviklet til Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management med stærke funktioner til effektivisering og styring af indkøb og varedisponering - tilbyder en professionel og effektiv håndtering af netop disse udfordringer.

Ekstra felter til bedre styring af leveringsterminer

I standardversionen af Dynamics 365 Supply Chain Management findes to felter til at styre leveringstiden for en indkøbsordre: Du kan registre en leveringsdato, som er den dato, du ønsker varen tilgængelig på lager, og du kan registre den bekræftede leveringsdato, som er den dato leverandøren har bekræftet levering af varene.

Ifølge Anders Skov Nielsen, Application Consultant hos Bredana Axcite, giver standardfunktionaliteten dog begrænsede muligheder for at få det fulde overblik og styre leveringstiden for indkøbsordre. Særligt hvis der er tale om oversøiske indkøb.

”For langt de fleste virksomheder, der får varer leveret fra oversøiske leverandører, er bruttoleveringstiden delt op i en egentlig leveringstid fra leverandøren og en transporttid. Og her kommer funktionaliteten med de to felter i standardversionen desværre til kort. Derfor har vi udviklet Axcite Procurement, som tilbyder en række ekstra felter for bedre at styre og vedligeholde disse oplysninger på indkøbsordren”.

Med Axcite Procurement bliver det muligt at styre datoen på indkøbsordrelinjen med følgende felter – udover de to eksisterende felter:

Ønsket afsendelsesdato
Bekræftet afsendelsesdato
Oprindelig bekræftet afsendelsesdato
Transporttid
Afsendt flueben (som giver mulighed for at bekræfte, at ordren er afsendt, og der ikke er grund til yderligere opfølgning)

Uanset om en virksomhed køber ind til egenproduktion eller videresalg, vil virksomheden – særligt hvis der er tale om oversøiske indkøb med lange transporttider - have stor gavn af øget styring og overblik over leveringstider.

Med Axcite Procurement bliver det ikke kun nemmere at skabe et overblik over transporttiden på de indkøbte varer. Ifølge Anders Skov Nielsen kan den øgede indsigt og transparens i leveringstiden på virksomhedens indkøb, bruges aktivt i organisationen, så værdikæden optimeres hele vejen rundt.

Bedre evaluering af leverandørers performance

”Det bliver nemmere for indkøbsafdelingen at evaluere den pågældende leverandørs performance og evne til at overholde bekræftede leveringsterminer. Den viden er værdifuld i forhold til at sikre, at man kontinuerligt har de bedste leverandøraftaler”, siger Anders Skov Nielsen.

Større transparens og rettidig kommunikation til stakeholders

”Med Axcite Procurement kan indkøbsafdelingen bedre vurdere, hvornår en vare forventes på lager og sikre korrekt og rettidig kommunikation til relevante stakeholders. Hvis du er en grossist eller produktionsvirksomhed er det vigtigt at holde salgsafdelingen eller produktionen orienteret, og give et realistisk billede af, hvornår varen forventes på lager, og kan tages i brug eller frigives til salg. Den viden kan aktivt bruges i produktionsplanlægningen eller i kommunikationen overfor virksomhedens kunder, internt såvel som eksternt. I sidste ende handler det jo om at sikre ens kunder er tilfredse”, siger Anders Skov Nielsen.

Automatisk ordrebekræftelse sparer ressourcer og tid

Axcite Procurement tilbyder også en automatisk ordrebekræftelsesfunktion, der gør det lettere at kontrollere at leverandørens ordrebekræftelse stemmer overens med det aftalte. Faktisk eliminerer funktionen den manuelle kontrol og sparer dig for en masse tid.

Når du har afsendt en indkøbsordre til din leverandør med dine ønskede leveringsdatoer, og du får ordrebekræftelsen retur som eksempelvis CSV-fil, skal filen blot importeres til D365 SCM. Derefter vil ordrebekræftelsesfunktionen automatisk kontrollere og validere, at priser, leveringsdatoer og antal enheder stemmer overens med linjerne i indkøbsordren. Hvis der er uoverensstemmelser mellem ordrelinjerne i din indkøbsordre og ordrebekræftelsen, orienteres du om de pågældende afvigelser. Eventuelle over- og underlevering kan håndteres automatisk ved at ordrelinjer enten opskrives eller splittes.

Desuden kan ordrebekræftelsen ikke bogføres, hvis der er en fejl eller den på anden vis ikke opfylder de definerede valideringsparametere.

Hvis du er vant til at vedligeholde bekræftede datoer på linjeniveau, så vil denne funktion spare dig tid og eliminere mulige fejltastninger.

Import af følgesedler gør indlagringen mere effektiv

Den manuelle opdatering af mange ordrelinjer af særligt oversøiske indkøb er for mange virksomheder en tidskrævende arbejdsopgave, og derfor er muligheden for import af pakkelister for mange indkøbsafdelinger en god nyhed.

”Med Axcite Procurement kan du importere pakkelister direkte til Dynamics 365, og dermed reduceres manuelle indtastninger markant, da den - ligesom ved ordrebekræftelsesfunktionen - gør det muligt at importere pakkelister og følgesedler som eksempelvis CSV-fil fra din leverandør”.

”Man skal blot indlæse filerne i Dynamics 365, og så vil systemet automatisk validere og opdatere hver enkel ordrelinje med antal, dato og nyt shipment-felt. Systemet vil automatisk håndtere over- og underlevering ved at opskrive eller splitte ordrelinjerne”, siger Anders Skov Nielsen.

Vil du se en demonstration af løsningen?

Hvis du gerne vil se en gratis demonstration af de nævnte funktioner eller ønsker mere information om Axcite Procurement-modulet, er du velkommen til at kontakte os.