Det vellykkede WMS-projekt

Konsulenterne i Logio har arbejdet med WMS i en årrække – både som rådgiver og som projektleder på konkrete WMS projekter. I denne artikel har vi samlet en række gode råd og erfaringer, som vi håber, kan være til gavn, både hvis man overvejer at investere i et WMS-system for første gang, eller hvis en ældre og utidssvarende løsning står over for en udskiftning.

Den gode start
Det er vigtigt, at mål og forventninger til WMS er klare og nøje afstemt med virksomhedsstrategien. Samtidig bør der tidligst muligt gennemføres en overordnet afklaring af behov - særligt med fokus på virksomhedens kritiske områder. På den måde er retningen udstukket fra start og ligger naturligt til grund for senere kravspecificering. Sørg også for at få dokumenteret eller opdateret lagerets servicekoncepter og processer fra start. Det danner et godt udgangspunkt for processen og sparer tid i de senere faser.

Leverandør og kontrakt
Brug tid på at afsøge markedet for relevante leverandører af både stand alone WMS- og ERP-systemer, og brug ikke mindst tid på at se referenceinstallationer og tale med brugere. Overvej også nøje, om det er leverandøren, jer selv eller tredjepart, der skal gennemføre den nødvendige foranalyse, men uafhængig heraf så sørg for selv at have tæt kontrol og involvering i denne fase.

Vær skarp på hele udbudsrunden samt kontraktindgåelsen og skab et klart og tydeligt aftalegrundlag med god sammenhæng mellem kravspecifikation, kontrakt, herunder support, projektplan og testforløb. Vurder grundigt, om I vil benytte leverandørens standardkontrakt, eller om en kontraktstandard som K01 eller lignende er det bedste grundlag ud fra de erfaringer og kompetencer, organisationen har.

De første skridt
En af de første opgaver er at klarlægge og optegne nuværende og fremtidige systemlandskab, herunder integration og afhængigheder til øvrige systemer. Reducer kompleksiteten, hvor det er muligt. Afdæk ligeledes tidligt om forretningsprocesserne kan tilpasses en WMS-standardløsning, og vurder nøje ønsker til systemtilpasninger i forhold til udbytte. Sandsynligheden for en succesfuld implementering er som regel væsentlig større, når specialudvikling holdes til et minimum, og løsningen holdes så simpel som mulig. Det betyder naturligvis ikke, at ambitioner og visioner skal tages ud af projektet, men blot at de avancerede og specielle funktionaliteter med fordel kan implementeres i senere faser. Verificer fra start, at de eksisterende stamdata har den nødvendige kvalitet. Fejl og dårlig kvalitet af stamdata kan være bekosteligt for hele projektet. Inddrag medarbejderne i projektet fra start, og lad dem løbende være en del af projektet, for eksempel i forbindelse med feedback på brugerflade, konkrete procesdrøftelser, systemtests, intern uddannelse etc.

Løsningen
Få udarbejdet en detaljeret kravspecifikation. Der vil typisk være tale om en iterativ proces, hvor man i det indledende forløb beskriver virksomhedens kritiske funktionsområder samt de overordnede behov i forhold til WMS. Senere i forløbet skal man nuancere krav til et niveau, så leverandøren kan give helt konkrete bud på løsningen.

Vær meget varsom med ikke at forsøge at beskrive en løsning på forhånd. Fokuser hellere på at beskrive behov og krav, og få eventuelt sat et testmiljø op, som man kan tage udgangspunkt i under det videre arbejde med at beslutte og beskrive den endelige løsning. Glem ikke at få vurderet fordele og ulemper i forhold til brug af forskellig hardware som håndterminaler, truckterminaler, pick by voice eller lignende applikationer. Det er lagerets værktøj! Hele IT infrastrukturen skal også fastlægges med hensyn til servere, netværk etc. og snitflader mellem infrastruktur, WMS og andre systemer skal vurderes nøje.

Når målet nærmer sig
Start både del- og integrationstests så tidligt som muligt. Udfør dem efter en detaljeret og gennemarbejdet testplan og i tæt samarbejde med leverandøren. Sæt jer selv for bordenden og definer selv de datasæt og testcases, der danner grundlag for en fuldstændig test af systemets funktionalitet og performance i forhold til opstillede mål. Disse tests skal inkludere integration til host og øvrige systemer, funktioner samt eventuelt belastningstests.

Lær af fejl og kommuniker dem i projektet. En ærlig og direkte "no nonsens" kommunikation med leverandøren er altid at foretrække. Uddannelsen af medarbejderne er essentiel for en succesfuld 'go live' og efterfølgende drift af systemet. En grundig uddannelse af medarbejderne minimerer risici og ressourceforbrug i forbindelse med 'go live', ligesom uddannelsesfasen ofte blotlægger både fejl, uhensigtsmæssigheder og ustabilitet i systemet. 'Go live' med dårligt uddannede medarbejdere er ualmindeligt bekostelig for virksomheden. Udarbejd en detaljeret 'go live'-plan med en trinvis opstart og indkøring af systemet samt den nødvendige support fra leverandøren, og gå aldrig i luften uden, at det er fuldt gennemtestet i driftsmiljø med "skarpe" ordre- og stamdata i systemet.

Potentialet af WMS:

• Overblik og gennemskuelighed i lagerfunktionen giver bedre daglig styring, sporbarhed, forbedret planlægning og ressourceudnyttelse samt koordinering og samarbejde med salg, indkøb og distribution.

• Tillid til systemet, herunder valide beholdninger til gavn for planlægning, salg og indkøb.

• Et omfattende datagrundlag bliver tilgængeligt for ledelse, det være sig KPI-rapporteringer og data til analyser af driften, der kan afdække indsatsområder og dokumentere potentialet ved forbedringer. Giver også mulighed for integration til eventuelle eksisterende BI værktøjer.

• Standardiserede lagerprocesser - Best Practice!

• Lettere oplæring af nye medarbejdere/sæsonmedarbejdere.

• Effektivisering som muliggør omkostningsreduktioner for eksempel i planlægning, varemodtagelse, ordrepluk, returhåndtering osv.

• Reduktion af fejl overalt i lagerfunktionen.

• Integration til webshop, leverandører, transportører (Traffic Management) etc.

• Reduktion af ordrens gennemløbstid på lageret.

• Bedre planlægning og styring af forsendelser.

• Lagerreduktion og mere optimale beholdningsmængder.

• Bedre pladsudnyttelse på lageret.

• Styring og integration af automation.

• Kundeservice, information og styring

Et WMS-projekt kræver (også) solid projektledelse

Glem ikke at

• få afstemt projektet nøje med virksomhedsstrategien for lagerfunktionen,

• sætte et stærkt projektteam med lager- og konkret WMS-erfaring,

• inkludere folk med udbuds- og indkøbserfaring på holdet,

• organisere projektet med en aktiv og beslutningsdygtig styregruppe,

• vurdere om I som virksomhed har den nødvendige viden og erfaring internt,

• passe på ikke at undervurdere ressourceforbruget i projektet,

• huske at integrere forandringsledelsen i projektet,

• I altid skal lade business casen danne grundlaget for den aktive projektstyring,

• skabe en kultur med respekt for projektplan, milepæle og beslutningspunkter.