Visuel ledelse kan noget. Engagement, kreativitet og innovation er kvaliteter, der ofte forbindes med kreative ledelsesprocesser. Egentligt har visuelle metoder og værktøjer længe været benyttet inden for ledelse - tænk bare på oversigter med Gantt diagrammer og lignende. Det er svært at forestille sig et projekt eller et projektkontor uden dette. Brown paper sessions og Lean tavlemøder er blot nogle få eksempler, der understreger, at de visuelle værktøjer langt fra er fremmede inden for ledelse. Men der er sket noget nyt på den visuelle front.
Fra forskellige sider er der skudt forskellige trends op, der alle har det til fælles, at de bruger det visuelle til at udtrykke og kommunikere komplekse sammenhænge på en enkel facon, ofte ved hjælp af simple ikoner og med en god balance mellem helhed og detalje. Det er denne trend, der her kaldes Visuel ledelse, og blandt de forskellige metoder og værktøjer, der ligger indenfor denne trend, kan nævnes Grafisk Facilitering, Strategisk Visualisering, Canvas metoder som f.eks. Business Model Canvas (se fakta boks). Det er en trend der finder bred anvendelse i store virksomheder som Novo Nordisk, Mærsk LEGO og KPMG, i en stribe kommuner og offentlige institutioner og i private organisationer og undervisningssteder. I denne artikel introduceres begrebet visuel ledelse, to værktøjer præsenteres, og der reflekteres over, hvad visuel ledelse kan bruges til.
Behov for nye kommunikationsformer
Behovet for at kunne kommunikere på nye måder i virksomheder og organisationer hænger sammen med, at vi i større grad arbejder projektorienteret, på tværs af organisatoriske enheder, landegrænser og tidszoner. Hierarkierne flader ud, og arbejdet bliver mere midlertidigt, og i takt med dette bliver de fælles referencepunkter og fælles erfaringer også færre. Det kan vanskeliggøre samarbejdet, øge antallet af misforståelser og konflikter, og i sidste ende gå ud over både organisationens effektivitet og træfsikkerhed.
Visuel ledelse bruger et sprog, der kombinerer ord, billeder og former. Når Visuel ledelse praktiseres, tegnes der, illustreres og skrives på vægge, flipovers, plakater etc. Der skabes en proces, hvor det der sker, er synligt for alle, og som alle, der deltager, kan være medskabende omkring. Processen kan springe i tid, men stadig forholde sig til en bestemt struktur, som før nu fremtid, problem-årsager-mål eller noget tredje. Til at understøtte den visuelle proces kan der benyttes en grafisk template, der kan inspirere og guide forløbet hvis nødvendigt. I forhold til det skrevne sprog, bryder de visuelle værktøjer og metoder med den linearitet, der naturligt er indbygget i sproget, og gennem de visuelle billeder er det muligt at illustrere den kontekst og de omgivelser, som alt organisatorisk liv udspiller sig i. Medmindre der tales i billeder, kan både det skrevne og talte sprog være ret upræcist og give anledning til mange fortolkninger blandt deltagerne i en proces. Visuelle værktøjer kan således supplere de mange rapporter, analyser og Power-Point præsentationer, der hver dag produceres i virksomhederne, og de kan dermed bidrage til at skabe enighed og afklaring af målene og skabe en fælles forståelse af virksomhedens omgivelser og udfordringer.
To eksempler på Visuel ledelse
Visuel ledelse kan bruges på mange forskellige måder, nedenfor er beskrevet to eksempler på metoder til visuel ledelse.
Strategisk visualisering
På væggen hænger en lang tegning. Tegningen forestiller et landskab, i baggrunden er der bjerge og i forgrunden et plateau, der er adskilt fra en flad slette af nogle afgrundsdybe kløfter. Plateauet og sletten er forbundet af en bro og gennem landskabet bugter sig en vej, der forsvinder mellem baggrundens bjerge, mens den deler sig i tre. Tegningen er en del af en organisations strategiproces, og landskabet er en metafor for organisationens historie, dens nuværende situation, og de strategiske retninger organisationen kan vælge at bevæge sig i. På plateauet står en gruppe mennesker. Nogle af dem bærer på ting andre på et skilt. Alt sammen siger noget om organisationen på dette tidspunkt i dens historie. På kløftens sider ligger eller hænger nogle smadrede genstande. De symboliserer projekter, der er kuldsejlet eller opgivet undervejs. På den anden side af broen, på den flade slette, står en anden gruppe mennesker. Den er lidt større end den første gruppe, og den er i bevægelse fremad. Denne gruppe bærer også på en række genstande, og foran sig skubber de en stor vogn. Vision 2020 står der på den. De er på vej mod det sted, hvor vejen deler sig i tre. Hver vej repræsenterer et strategisk valg i forhold til realiseringen af organisationens vision. Over den ene vej er tegnet tre møntsække. De står for forbedring af det økonomiske resultat gennem effektivisering. Over den anden vej er tegnet to computere, der er forbundet med hinanden. De står for et forbedret IT-system, der kan understøtte bedre og nye services til kunderne. Og endeligt over den tredje vej er tegnet to højhuse, der står for ekspansion og udvidelse af forretningen gennem opkøb. Rundt om i landskabet er placeret små tegninger, der illustrerer kunder, konkurrenter, trusler, teknologi trends etc., som organisationens vision og strategi forholder sig til.
Tegningen, der her beskrives, kunne være resultatet af en strategi-proces i en virksomhed, der både opsummerer organisationens historie, den udvikling organisationen har gennemgået, den nuværende situation med de trusler og muligheder, den indebærer, samt forskellige strategiske scenarier.
Business Model Canvas
Værktøjet Business Model Canvas er udviklet af Alexander Osterwalder, og det har de senere år vundet enorm udbredelse i både virksomheder og på uddannelsesinstitutioner. Business Model Canvas er en grafisk template. Den fungerer som en generisk ramme for at undersøge, udvikle og evaluere forretningsmodeller, og den består af ni byggesten, der visuelt er integreret på en 1- sides plakat. Den centrale byggesten er kundeværdien, og til højre for den er der tre byggesten: Kunderne, kunderelationerne og kanalerne hvormed kunderne nås. Hvis vi tænker på forretningen som et teater, udgør disse byggesten scenen frontstage - og den forestilling, der opføres. På backstage finder vi de byggesten, der skal til for at stable forestillingen på benene: Kerneressourcer, kerneaktiviteter og nøglepartnere. Nedenunder løber de økonomiske byggesten i form af indtægts- og omkostningsstrømme.
Tilsammen udgør de ni byggesten et helhedsbillede over samspillet mellem enkeltelementerne i en forretningsmodel. Som grafisk template er Business Model Canvas et eksempel på en fleksibel skabelon, der kan tilpasses den situation, den anvendes i. Kombineres metoden med f.eks. post-it notes, opnås endnu større fleksibilitet, og i en explorativ sammenhæng, hvor forskellige strategiske eller forretningsmæssige muligheder undersøges, kan det nærme sig en rapid prototyping proces, hvor forskellige scenarier for forretningsmodeller kan prøves af på templaten.
Strategisk visualisering og Business model generation er to meget forskellige metoder inden for visuel ledelse. Fælles for dem begge er dog, at de arbejder i helheder og forsøger bogstaveligt talt - at tegne "det store billede" op, hvad enten det er en forretningsmodel, det organisatoriske afsæt for at formulere en ny strategi eller noget helt tredje, der er udgangspunkt for den proces, metoderne skal afspejle. På den måde bidrager visuel ledelse til at skabe overblik og se de indre sammenhænge i f.eks. en strategi eller en forretningsmodel.
Visuel ledelses styrker
At arbejde og tænke visuelt kan styrke en række organisatoriske processer, der understøtter virksomhedens evne til at skabe innovation og fornyelse, og til at optimere arbejdet og skabe effektivitet. Her tænkes særligt på:
- Forståelse af strategi og mål
- Dialog og kommunikation
- Engagement
- Inspiration og idéskabelse
- Problemløsning
Brugen af billeder og andre visuelle virkemidler giver en bedre forståelse af strategier og de organisatoriske mål. Billeder skaber en fælles referenceramme, der styrker forståelsen, og som giver et godt grundlag for både den organisatoriske dialog og den strategiske dialog. En fælles referenceramme, der kan bruges til at skabe enighed i organisationen om målene og vejen til at nå disse mål. Visuel ledelse bidrager på den måde til at styrke virksomhedens kommunikation, ikke blot internt til medarbejdere og andre interessenter, men også eksternt til f.eks. stakeholders og kunder. Derudover virker billeder inspirerende og engagerende. De er med til at skabe nye billeder og idéer, og i de situationer, hvor medarbejdernes eller teamets inputs er vigtige, kan den visuelle arbejdsform være en facilitator for forløsning af medarbejdernes bidrag. Billeder og visuelle effekter inviterer til at alle deltager og er medskabende i processen. Det styrker selvsagt både ejerskab og engagement, men billeder lagrer sig også anderledes i hukommelsen end ord, og dermed er der skabt grobund for et mere langvarigt engagement, end det, der kan opnås med det skrevne eller talte ord. Endelig kan det også nævnes, at de mange informationer, de mange data, og ikke mindst den kompleksitet, som organisatoriske processer og særligt strategiske processer indebærer, kan være vanskelige at håndtere og nogen gange endda vanskelige at skabe mening i. En visuel tilgang kan i den sammenhæng bidrage til at skabe overblik og holde fokus på det essentielle, og måske også bidrage til at se nye sammenhænge og mønstre i informationerne. Dette er styrker, der er relevante i alle større strategiprocesser og organisatoriske forandringer.
Men den visuelle tilgang kan også bidrage på projektniveau, hvor det kan være svært at etablere en fælles referenceramme med en fælles forståelse af målet og fælles overblik over projektprocessen. I den sammenhæng viste et nyere pilotstudie af brugerønsker til en grafisk template/canvas model, foretaget blandt projektledere i to virksomheder, der udvikler og opfører industrianlæg, at det ikke kun er på strategisk niveau og i virksomhedens strategiske aktiviteter, visuel ledelse finder anvendelse. Behovet er lige så stort på taktisk og operationelt niveau, og de aktiviteter der er knyttet hertil. Yderligere var det også tydeligt, at et enkelt og visuelt projektoverblik kunne supplere den mere traditionelle projekt- og dokumentationsmodel, som projekterne blev styret efter.
Visuel ledelse ind i hverdagen
Om end det kreative element er stærkt i de visuelle værktøjer og metoder, er de mere end blot en kreativitetsteknik eller et muntert indslag i en udviklingsproces. Visuel ledelse er en ny måde at tænke på. Det er et nyt sprog, der bidrager til at skabe overblik og helhed, som skaber engagement, og som bidrager til klarere kommunikation og fælles forståelse i organisationen. Mulighederne er mange, og udbyttet kan være stort, men som med meget andet nyt er al begyndelse svær, og visuel ledelse er både et nyt sprog og en ny tankegang, der skal læres. Både på individuelt niveau og på organisatorisk niveau kan der være barrierer, der skal overskrides for at få billeder og andre visuelle effekter ind i hverdagen. Mange af os er uvante med at tegne og er ikke vant til at udtrykke os grafisk i billeder, og i den sammenhæng er det væsentligt at have fokus på, at det er dialogen der opstår omkring billederne, der er det essentielle, og ikke om tegningerne ligner perfekt. Simple skitser og ikoner kan være nok til at understøtte dialogen. Grafiske ledelseskonsulenter eller uddannelse af en gruppe medarbejdere i de visuelle værktøjer og metoder kan være et godt sted at starte for at opbygge visuel ledelse som organisatorisk kompetence, men det er også væsentligt, at de visuelle værktøjer kommer ind i hverdagen og bruges i de daglige processer. Naturligvis er visuel ledelse ikke et redskab, der kan stå alene. Det er et ledelsesværktøj blandt mange og et supplement til alle de andre værktøjer og metoder, som virksomheden bruger i dagligdagen til at organisere, lede og styre aktiviteterne.
Se flere artikler omkring dilemmaer i ledelse på www.effektivitet.dk
