3 best practices, der reducerer afhængigheden af enkeltpersoner i din IT-organisation

Hvad sker der, hvis din organisation pludselig står midt i en krise, og personen ikke har de tilstrækkelige evner til at løse problemet eller nok tid til at tilegne sig de rette kompetencer? Er denne risiko overkommelig for dig? Logikken er simpel: Se fremad, og vær beredt, så din kerneforretning ikke er afhængig af én person. 

Organisationer skal udvikle beredskabsplaner, hvis centrale medarbejdere er væk. Dette er et vigtigt og afgørende aspekt, som alle organisationer skal iværksætte og være forberedt på, hvis de ønsker en kontinuerlig drift. Aktiviteter, der kun kan udføres af én eller et par personer, vil uundgåeligt bryde sammen på grund af en række risici:

• Risikoen for tab af driftskontinuitet: Opsigelser, ferie, manglende adgang til en medarbejder eller blot manglende viden forstyrrer driften i din virksomhed, og det kan have konsekvenser for din bundlinje.
• Risiko for koncentration af viden: Når den vigtigste viden om din forretning er knyttet til én person, er det som at have alle sine æg i én kurv.
• Risiko for videnbegrænsning: Begrænset viden og dokumentation af best practice på grund af manglende tid kan sænke tempoet i din forretning.

Derfor præsenterer denne blog tre best practices, der kan hjælpe dig med at mindske de risici, der er forbundet med at være afhængig af én person til at udføre særlige opgaver.   

1: Systematisering

En af de bedste måder at reducere afhængighed af en nøgleperson er ved at systematisere arbejdsprocesser. Processer er ofte komplekse, og man skal være meget struktureret i sin tilgang. Det betyder, at man må udøve grundig protokolhåndtering og få nøglepersonale til, i tilstrækkelige detaljer, at skrive vejledninger, processer og procedurer på de aktiviteter, der udgør deres daglige arbejde. På denne måde kan en ny medarbejder tillære sig nye komplekse processer. Udføres det korrekt, er systematisering yderst effektivt til at mindske risiciene forbundet med at være afhængig af nøglemedarbejdere. Det sikrer også, at procedurer forbliver opdaterede. Når det dokumenteres i et ERP-system, kan processer gennemgås ubesværet og objektivt, og eventuelle skjulte risici eller utilstrækkeligheder kan behandles i overensstemmelse hermed.

2: Effektive IT Service Management-systemer (ITSM) og ITIL-processer 

En anden yderst effektiv strategi til at bekæmpe din virksomheds afhængighed af nøglepersoner er at anvende effektive ticket-værktøjer til dit CRM og ERP-system. Når ITSM og ITIL-processer iværksættes, gør de organisationer i stand til at spore servicehændelser. Ved at tilbyde denne synlighed i igangværende servicehændelser på tværs af hele virksomheden, undgår du at vigtige oplysninger begrænses til én person eller din centrale servicegruppe.

Når den anvendes korrekt, tilbyder en ITSM-opsætning historikfortegnelser over hændelser, samt metoderne til at løse dem. Dermed forsvinder den kundespecifikke viden ikke med en nøglemedarbejder, hvis denne forlader virksomheden. 

3: Krydstræning eller outsourcing

Krydstræning er en højeffektiv teknik til at overkomme risici forbundet med at være afhængig af enkeltpersoner. Den kræver et kontinuerligt samarbejde og regelmæssige møder med dit team for at dele vigtig viden og oplysninger på tværs af hele virksomheden. Det er ikke så nemt, som det lyder. Organisationer ansætter meget ofte højt specialiserede medarbejdere med tunge arbejdsbyrder. Derfor kan krydstræning af en systemdesigner i servicekoordineringsteknikker være spild af tid, fordi denne medarbejder allerede har begrænset tid til at nå sine egne opgaver. Netop derfor er outsourcing en effektiv måde at overkomme risici forbundet med afhængighed af nøglemedarbejdere samtidig med, at outsourcing-strategien sikrer, at de interne medarbejdere bedre kan fokusere på netop deres spidskompetencer.

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations et passende eksempel. Med de månedlige opdateringer, som Microsoft introducerede i april 2019 ser vi konstant nye funktionaliteter, og det er svært at forestille sig, at enkelte medarbejdere kan håndtere alle disse forandringer alene. Vi har et bedre forslag til, hvordan du kan håndtere denne situation.

Så kort fortalt...

Du kan beskytte din kerneforretning ved at mindske risici forbundet med at være afhængig af nøglemedarbejdere. Vær fremsynet, og forbered din organisation ved at systematisere dine medarbejderes processer, overvej at indføre effektive ITSM og ITIL-processer og gør brug af krydstræning eller outsourcing.