Sådan forbedres kvaliteten af CRM-data: 12 tips til god dataadministration

Hvis du bruger et CRM-system til at gemme alle dine vigtige kundeoplysninger på ét sted, kan du nemt finde, hvad du skal bruge for at forbedre den service og oplevelse, du tilbyder dem.

Det er dog ikke nok at have et godt CRM-system. Du er også nødt til at bruge det korrekt, hvis du vil maksimere udbyttet af din CRM-investering, forbedre datakvaliteten og lignende. Her er vores 12 bedste tips til at hjælpe dig med at gøre netop det…

1. Sørg for, at dit CRM er den eneste sandhedskilde til data

Dit CRM-system bør være den eneste sandhedskilde til alle foretagne interaktioner, uanset om det er salgsopkald, downloads fra websteder, besøg på udstillingsstande, salgsmøder, sociale interaktioner eller opkald til kundeservice/support.

Du kan sikre dette ved at sørge for, at dit CRM-system er integreret med dine andre virksomhedsløsninger. Hvis du for eksempel sælger varer online og håndterer returneringer, giver en integration af CRM og din e-handel mulighed for at data fra ét system kan flyde frit ind i et andet, så du kan bruge mindre tid på at lede efter det, du skal bruge, og mere tid på at overstige kundernes forventninger.

2. Samarbejd med andre teams for at forbedre virksomhedens effektivitet

Med dette mener vi, at du skal dele dine tips til administration af CRM-data med resten af dit team og andre afdelinger. Lad være med at holde det hele for dig selv.

Lad os sige, at en kollega forlader din virksomhed eller skifter rolle. Et delt system vil gøre det meget lettere for andre team-medlemmer at overtage et kundeemne eller en kunde og videreføre relationen.

3. Indhent så mange data som muligt

Fra salgs- eller supportsamtaler og anmodninger om opgraderinger til data fra sociale medier og besøg på udstillingsstande – hvis de interagerer, skal du have et notat om det. Jo mere detaljerede dine registreringer er, desto bedre kvalitet har dine CRM-data.

4. Prioriter brugeradoption

En god måde at sikre, at dine brugere følger bedste praksisser med hensyn til CRM-brug? Få deres godkendelse først.

Du får brug for en onboarding-session for alle brugere af dit CRM-system. Hvis alle forstår årsagerne til at installere et CRM-system i dit firma og sætter pris på fordelene ved brugen af det, er der større sandsynlighed for, at de bruger det.

5. Overvåg dine salgsprocesser

Overvåg dine salgsprocesser nøje med tjekpunkter ved hvert stadie – brug opgaver til at indstille fastlagte opkald og aktiviteter. Er nogle salgsadministratorer eller kontoadministratorer mere effektive end andre? Hvad gør de, som andre team-medlemmer kunne prøve?

Få dit CRM-system til at administrere din tid bedre, ikke give dig mere arbejde.

6. Brug dashboards og business intelligence til salgsprognoser

Dashboards er en fantastisk måde at give dig et øjebliksbillede at dine kundeemner og din salgspipeline på. Et dashboard kunne for eksempel vise, hvor du er i forhold til muligheder i din pipeline, så du hurtigt kan se, hvilke muligheder der snart lukker, og hvilke opgaver eller opkald der er nødvendige nu.

Igen, det handler om at bruge dit CRM-system til at øge produktiviteten.

7. Opret en proces til dataadministration

Se på, hvad der mangler i dit CRM-system, og udfyld hullerne som en produktionslinje – fokuser på én funktion af gangen. Dit salgsteam skal have tid til at sælge. De skal ikke overdynges med administrative opgaver. Fokuser på at reducere unødvendig tid på CRM-administration:

• Gør systemet brugervenligt – hvis det er svært at bruge, vil dit team ikke bruge det
• Sørg for, at det tilgængeligt på mobil – uanset om du arbejder hjemme, på kontoret eller hos en kunde
• CRM bør indlæse hurtigt, gemme hurtigt og ikke gå ned – særligt hvis dit internet går ned, eller du kører igennem en tunnel i et tog

8. Sørg for, at oplæring i CRM-systemet sker løbende

Bruger du alle funktionerne i dit CRM-system? Gennemgå dine processer for dataadministration jævnligt for at sikre, at de ikke blot stadig fungerer, men at de også:

• Er så effektive, som de kan blive
• Bliver fulgt af alle dine brugere (og at ingen kæmper med dem)

Deltagelse i øvelseskurser og læsning af ressourcer fra brancheeksperter kan hjælpe dig med at holde dig informeret om tips og tricks til handlen. Det er også en god idé at holde kontakt til din CRM-leverandør – de kan opdatere dig om nye funktioner eller dele nogle interessante, men sjældent brugte funktioner i dit system.

9. Gennemse jævnligt dit CRM-system, efter det er implementeret

Installationen af et nyt CRM-system er bare begyndelsen – du har brug for at vide, hvad du skal gøre derefter. Så gennemse dit CRM-system, når det er implementeret og har været brugt i et stykke tid. Er der nogen problemer eller pain points i det? Gør det, hvad du har brug for? Er nogle jævnlige opgaver bare for langsomme eller for tekniske at udføre?

Og spørg dine teams, hvordan dit CRM-system kan forbedres. Det er vigtigt at få input fra de personer, der bruger systemet hver dag.

10. Gennemgå jævnligt data

En datagennemgang sparer dig tid og penge.

Du vil ikke have en database fyldt med tilbagesendte mails – det vil påvirke muligheden for levering af mailkampagner. Du vil heller ikke have forkerte telefonnumre i din database, når dit salgsteam ringer til en kunde.

Kvartalsvise datagennemgange er et godt sted at starte.

11. Segmenter dine data

Når dine data er segmenteret:

• Kan det være lettere at finde kundeemner med lignende profiler
• Kan du bruge kommercielle databaser eller researchvirksomheder til at finde de kundeemner, der vil have størst sandsynlighed for at forstå dit værditilbud og handle hos dig
• Kan det øge effektiviteten af din markedsføringsstrategi, da du vil have en bedre idé om, hvem der har brug for hvilke oplysninger, og hvor de er på deres købsrejse. Dermed kan du skræddersy markedsføringskampagner og forbedre din kundepleje

Jo tydeligere din ideelle kundeprofil er, desto lettere vil det være at sælge til dem.

12. Indfør rene data, og hold dem sådan

Jo bedre dine CRM-data er, desto mere kan softwaren gøre for dig. Derudover er rene, pålidelige data vigtigt for at kunne have effektivt teamsamarbejde og for at få alle til at bruge systemet til at starte med.

Med dine eksisterende data skal du sikre, at du holder kontakt til dine kontakter og kunder. Data forringes hver dag, så bliv ved med at opdatere dine oplysninger om dem. Selv tilbagesendte mails skal opfølges – find frem til de nye kontaktoplysninger med det samme.

For dine nye data gælder det, at alt, der bliver føjet til dit CRM-system skal være rent. Kontrollér jævnligt dine data for importfejl, integrationsproblemer eller menneskelige datafejl. Fang disse i opløbet. Få dit tekniske team til at rette eventuelle problemer, fortæl individer hvad de muligvis gør forkert, og ret enhver konfiguration, der ikke længere fungerer.

Vil du dykke dybere ned i tips om effektiv administration af CRM-data?

Dit CRM-system er et vigtigt aktiv for din virksomhed. Det hjælper dig med at markedsføre effektivt, pleje kundeemner, lukke handler og skabe lange og succesrige relationer til dine kontakter over tid. Kvaliteten af dine CRM-data påvirker din salgs- og markedsføringsindsats direkte.

Derfor er det vigtigt at opretholde gode praksisser for dataadministration. Jo bedre du kan administrere dine CRM-data, desto højere bliver kvaliteten af dem. Så kan du bruge præcise, pålidelige oplysninger til at træffe mere informerede forretningsbeslutninger.

Download vores e-bog (engelsk), hvor alle de ovenstående praksisser for dataadministration bliver beskrevet i flere detaljer. klik på knappen, og bliv klogere på administration af dine data.

The 12 steps to effective CRM data management