Hvor mange penge brænder du af på unødvendige licenser?
Indrømmet: Det er en lidt provokerende overskrift. Men det er også et reelt spørgsmål, som mange virksomheder har svært ved at svare på.
Af: Salam Al-Obaidi, Senior Business Consultant, Columbus.
Unødvendige omkostninger er i sagens natur et element, de fleste organisationer arbejder målrettet på at eliminere, og på nogle områder er det en enkel øvelse. Det er for eksempel til at overskue, om antallet af mødelokaler og kontorkvadratmeter svarer til behovet – eller om flåden af firmabiler stemmer overens med chefgruppens størrelse.
På andre felter er det knap så enkelt. Det gælder i særdeleshed spørgsmålet om korrekt licensering af Dynamics 365 Finance & Operations. Her er det svært at gennemskue, om man betaler for meget – eller måske endda betaler for noget, man slet ikke bruger længere. Derfor kan de fleste virksomheder reelt kun håbe, at den licenssammensætning, man har og som man betaler for hos Microsoft, også passer nogenlunde med virksomhedens behov.
Det er ofte en både fejlagtig og kostbar antagelse.
Risiko for ekstraomkostninger i millionklassen
Jeg er eksempelvis i tæt kontakt med en dansk virksomhed, der ved nærmere eftersyn viste sig at have hele femten af de mest kostbare Dynamics 365-licenser i overskud. Det svarer til en unødig årlig ekstraomkostning på over 140.000 kroner.
Dertil kom, at vi fandt et større antal brugere i virksomheden, hvor rollerne i Dynamics 365 ikke var optimeret. I de tilfælde betaler virksomheden altså for, at hver enkelt af de pågældende brugere har adgang til flere – og i nogle tilfælde endda langt flere! – rettigheder og funktionaliteter, end medarbejderen behøver for at løse sine opgaver.
Større virksomheder har gerne i omegnen af 50-100 Dynamics 365-brugere og koncerner ofte mange flere. Samtidig svinger det årlige prisspænd mellem henholdsvis den mest grundlæggende og den mest omfattende enkeltbrugerlicens i runde tal mellem 2.400 og 9.600 kroner. I værste fald kan manglende styr på licenserne altså let koste virksomheden flere millioner kroner årligt. Dertil kommer, at Microsofts licensbetingelser skifter fra tid til anden. Samt at kunderne selv skal holde øje med, om der kunne være fordele ved at slå licensaftaler fra flere enheder sammen eller om der er rabataftaler, man ikke udnytter.
Det er baggrunden for, at vi har udviklet en service – License Optimization Reporting – som løbende analyserer og rapporterer på virksomhedens Dynamics 365-licenser.
Læs mere om Application Management her.
Luk hullerne i licenskassen og skær rollerne til
Med License Optimization Reporting ser vi blandt andet på, om din virksomhed har brugerlicenser, der ikke anvendes længere. Såsom hvis en medarbejder er fratrådt, men brugerlicensen stadig er aktiv. Eller hvis man har haft eksterne konsulenter til at hjælpe med at konfigurere eller optimere forretningsløsningen; det trigger gerne en ekstra licens, der måske – eller måske ikke – siden er nedlagt.
Vi kan også foretage en opgørelse over hver enkelt brugers roller. Her foretager vi løbende et review, der omfatter alle Dynamics 365-brugerroller i virksomheden, herunder hvilke der trigger bestemte licenstyper. Her går øvelsen blandt andet ud på at modellere brugerrollerne, så medarbejderne bevarer den nødvendige funktionalitet, men uden at udløse et mere kostbart licenstrin.
Ligeledes holder vi øje med virksomhedens samlede licensstruktur på tværs af juridiske og organisatoriske enheder, så du får et retvisende grundlag for at optimere aftaleformer og rabatordninger.
Bevar kontrollen med personlig rådgivning og konkrete råd
Men License Optimization Reporting er mere end ”blot” monitorering og analyse af licens- og rollekonfiguration over tid. Servicen rummer også proaktiv, løbende rådgivning om optimering, gerne hver tredje måned. Her sørger en licenskonsulent for at gennemgå alle relevante konklusioner fra seneste rapporter om jeres virksomhed. Samtidig får du konkrete råd om, hvordan I kan optimere Dynamics 365-licenserne – og om der siden sidst er sket ændringer i Microsofts licenspolitik af betydning for jer.
Det betyder, at du hele tiden er sikker på kun at betale for de licenser, virksomheden faktisk har behov for. Samt at du er i kontrol på et ellers uigennemsigtigt felt af virksomhedens omkostningsstruktur og kan dokumentere det sort på hvidt overfor den øvrige ledelse. Hvilket har stor værdi i sig selv.
Hvis du vil vide mere om License Optimization Reporting, så kan du kontakte mig her.
