Fem råd til en effektiv onboarding-proces af nye leverandører

af SCM.dk – forum for ledelse af forsyningskæden

Se virksomhedsprofil  

Ligesom du plejer dine kunder, skal du ligeså pleje forholdet til dine leverandører eller enhver anden form for forretningspartner. Foto: Arkiv

Processen, hvor du indsamler data om potentielle leverandører, færdiggør compliance- og risikovurderinger samt integrerer dem i en forsyningskæde eller på en platform, er kollektivt kendt som onboarding af leverandører. Uden en klar og etableret metode for sin onboarding risikerer man at skade forholdet til den nye leverandør fra start af. Det handler derfor kort sagt om at skabe en nem og gnidningsfri proces, som kan udvikle stærke køber-leverandør forhold. Det handler om at skabe et forbedret resultat for alle involverede parter.

John Allen, International SEO-direktør ved RingCentral, udlægger i mediet Supply Chain Brain fem tips til at sikre en klar og effektiv proces:

1. Udvikl en evaluerings- og godkendelsesmetode.
2. Sikr dig overensstemmelse på tværs af lokationer.
3. Skab en leverandørportal.
4. Tildel strategisk vigtighed.
5. Invester i den rigtige teknologi.

Helt konkret indebærer det:

Udvikl en evaluerings- og godkendelsesmetode

En grundig bedømmelse af en ny leverandør er afgørende, når du skal reducere risici og forhindre bedrag. Gør dette ved at introducere og standardisere workflows og sikre dig, at dine værdier og standarder matcher din nye leverandørs.

Læs også: Få styr på processerne, før robotterne kommer 

Derfor bør du udvikle spørgsmålssæt, der giver dig det nødvendige indblik i den nye partner. De kan opdeles i kategorier som miljømæssig påvirkning, retlige krav, forsikringsbehov, hvem de arbejder med samt hvordan de arbejder sammen. Hele den efterfølgende proces bliver nemmere, når du har et realistisk syn på den nye partner, og samtidig har sagt god for dem.

Sikr dig overensstemmelse på tværs af lokationer

Det er vigtigt at sikre dig, at onboarding-processen fra start til slut foregår ens på tværs af virksomhedens forskellige lokationer. Derfor er ensartede og forbundne systemer afgørende. Du skal sikre dig teknologi, som giver et komplet overblik over dine leverandørers data, som samtidig er tilgængelig for forskellige afdelinger, interessenter og kontorer i virksomheden. Dermed sikrer du en kultur af god kommunikation, hvor alle kan tilgå den rette information. Det fremmer effektiviteten, mindsker forsinkelser og promoverer et positivt forhold til den nye leverandør.

Skab en leverandørportal

En e-mail med et partnerskabsforslag drukner nemt i en fuld indbakke. Tag dig i stedet tiden til at skabe en leverandørportal, hvor alle interesserede virksomheder kan kontakte dig. Samtidig kan du sikre dig en stor mængde af den relevante information, du skal bruge af og om partneren fra dag ét. Dermed ligger der et mindre undersøgelses- og opfølgningsarbejde for dine medarbejdere efter henvendelsen, ligesom det forbedrer nøjagtigheden af dataene og reducerer backlog.

Tildel strategisk vigtighed

Evalueringer af en ny leverandørs strategiske vigtighed under onboarding-processen kan hjælpe dig med at prioritere imellem adskillige nye leverandører, når du skal vælge hvem, der skal onboardes først, hurtigst eller mest intenst. Kriterierne for evaluering bør være nødvendighed, omkostninger og sværhedsgraden af onboardingen. For eksempel skal en leverandør, der tilbyder omgående gevinster, prioriteres højt. Ligeledes skal en leverandør med en vare eller service, som du ønsker, nedprioriteres, hvis den pågældende vare eller service kan vente til senere.

Invester i den rigtige teknologi

Selv den bedst-udtænkte proces bliver aldrig helt optimal, hvis den stadig gøres af mennesker – i hånden. Automation og kunstig intelligens styrker dine processer, fjerner fejl og frigiver dine medarbejdere til at fokusere på værdifulde opgaver som at rekruttere nye leverandører eller pleje eksisterende leverandørforhold. Ved brug af de rigtige kommunikationdsredskaber som for eksempel VoIP services på tværs af alle teams og kontorer sikrer du, at alle er på samme spor og ved hvor langt i onboarding-processen, du er.

Kilde: John Allen/Supply Chain Brain

Om det er i ansættelsen af freelance-medarbejdere eller tilføjelsen af en ny partner: I en enhver ansøgelses- og onboarding-proces må du have en strømlinet proces. Vær ikke bange for at skabe en plan, der hjælper dig igennem 90% af hver onboarding proces – efterlad plads til tilpasning til den enkelte partner, der altid vil være en smule forskellige – samt automatiser, hvor du kan. Igennem en standardiseret proces frikøber du arbejdstimer i din egen virksomhed, samt plejer forholdet til partneren, hvilket i sidste ende viser sig på bundlinjen.

Får du disse fem råd på plads, gør du onboarding til en metode, der er let at implementere og endnu lettere at følge.

Kilde: Supply Chain Brain

- KCP