Få hjælp i en fart, når Dynamics 365 gør knuder

Af: Tina Virenfeldt, Incident Manager, Columbus.

Går løsningen helt ned – det sker heldigvis sjældent! – lammer det centrale funktioner som salg, produktion, finans og logistik.

Tidligere kunne platforme som Dynamics AX fungere uden væsentlige ændringer i årevis og havde ofte relativt få integrationer. Derfor kunne en dedikeret IT-specialist eller superbruger lære systemet at kende og håndtere mange problemer selv.

Traditionelle ERP-systemer var – populært sagt – som et klassisk MY-diesellokomotiv, hvor en dygtig mekaniker har viden og værktøj til at fejlfinde og reparere det meste selv.

Cloudbaserede løsninger som Dynamics 365 for Finance & Operations er derimod snarere at sammenligne med topmoderne passagerfly, hvor tusindvis af koblede elektroniske og mekaniske komponenter og systemer skal fungere perfekt sammen. Samt hvor systemerne til kontrol af navigation, motor, styreflader, hydraulik og kommunikation hyppigt får ny firmware. Derfor skal der ofte et helt hold til, når noget går galt.

Incident Management: Support og problemknusning i ét
Dynamics 365 har utallige fordele sammenlignet med forgængerne. Men kompleksiteten, de mange modulære tilpasningsmuligheder og otte årlige opdateringer fra Microsoft gør, at de fleste virksomheder er magtesløse på egen hånd, når der af en eller anden grund opstår fejl. Hvilket jo sker ind i mellem.

Her kommer Columbus Incident Management ind i billedet. Både ved at yde support, når erfarne medarbejdere eller ferieafløsere sidder fast og har et spørgsmål – eller når noget ikke fungerer, som det skal.

I førstnævnte tilfælde har vi næsten altid svar på rede hånd eller kan hurtigt finde det. Men når en Dynamics 365 decideret fejler, finder og rekvirerer vi præcis den eller de rette eksperter fra Columbus’ samlede organisation til at løse udfordringen.

Udfordring: Find årsagen, løs fejlen – og forebyg gentagelser
I nogle tilfælde kan en enkelt konsulent, udvikler eller specialist fra Incident Management-teamet hurtigt håndtere opgaven. I mere udfordrende tilfælde sammensætter vi derimod et hold med udvalgte faglige kompetencer, som får til opgave at:

• Analysere sig frem til, hvornår og hvorfor fejlen præcis opstår
• Løse problemet, så kunden kan komme videre
• Forebygge, at fejlen opstår igen

Nogle fejl kan være svære at finde årsagen til og derefter at få has på (det er så til gengæld ofte de mest spændende og fagligt udfordrende opgaver!) Men vi er altid ydmyge overfor det faktum, at det som regel haster for kunden at komme videre. Et nedbrud koster trods alt let omsætning, anseelse og kunder.

Det gjaldt for eksempel en nylig fejl hos en større kunde. Her gik en række batchjobs af umiddelbart uforklarlige årsager i stå, og situationen var kritisk. Det voldte vores eksperter en del hovedbrud, indtil de fandt ud af, at én uhensigtsmæssig ændring foretaget i én enkelt butik forårsagede en dominolignende effekt på tværs af koncernenes samlede system. Hvilket igen fik batchjobs til at gå i stå på hovedkontoret.

I andre tilfælde skyldes fejl, at en nummerserie skal rettes eller at masterdata skal opdateres. Hvilket ikke er en uoverkommelig udfordring med erfaring og kompetence – men omvendt også en opgave, de færreste virksomheders kan eller bør påtage sig at klare på egen hånd.

Kan trække på erfaring, ekspertise og en stor organisation
Andre gange igen skal man i en fart håndtere ny lovgivning. Det gjaldt for eksempel i forbindelse med håndteringen af den nye ferielov samt da Folketinget – i forbindelse med Covid-19 – ekstraordinært besluttede at udbetale de ellers indefrosne feriepenge. Her hjalp vi en del virksomheder med at sikre, at alt blev håndteret korrekt, så medarbejderne får de korrekte beløb udbetalt rettidigt.

Men uanset udfordringens karaktér har vi konstant i baghovedet, at fejl i forretningssystemet kan have store konsekvenser. Samt at et meget stort antal virksomheder bruger os som uomgængelig livline til at afklare små spørgsmål – hvilket kan have stor værdi i en travl hverdag! Men som også stoler på, at vi står klar med præcis de rette kompetencer, der kan grave sig ned i en krævende opgave.

Hos Incident Management-teamet mener vi måske nok, at vi har en af de mest spændende og udviklende funktioner i hele koncernen. Men vi er omvendt også pinligt bevidste om, at vi ikke ville være meget værd uden muligheden for at kunne trække på hundredvis af fagspecialister på tværs af hele Columbus-koncernen.

Det er en af de ting, der gør os rigtig værdifulde for vores kunder og som sørger for, at de kan komme videre i en fart – også når systemet for alvor stiller sig på bagbenene.

Vil du vide mere? Download e-bog.