Et af de helt store spørgsmål i øjeblikket er, om du skal vælge cloud eller on-premise. Vi har gravet lidt dybere og prøver at redegøre for, hvilke elementer du bør være opmærksom på – så du kan træffe den rigtige beslutning for din virksomhed. Vi har taget udgangspunkt i Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, for at kunne give dig så konkret viden som muligt.
Lad os starte i det små. Hele diskussionen omkring valget mellem cloud vs. on-premise er blandt andet bygget på forskellige tilgange til omkostningsstrukturen, varetagelse af it-infrastrukturen og standardisering. De forskellige elementer vil vi komme tilbage til senere i denne artikel.
Hvad du til at starte med helt konkret skal vide er, at den største forskel på cloud og on-premise er hvem der drifter dit system. På en cloud-løsning ’hoster’ Microsoft selv systemet, mens du ved en on-premise-løsning selv har ansvaret – hvad enten løsningen administreres af din egen it-afdeling eller hostes hos en partner.
Lad os lige træde et skridt tilbage og gennemgå hvorfor denne snak er vigtig.
Når du skal vælge et nyt ERP-system, er en af de mest kritiske faktorer for din beslutning, hvorvidt du skal vælge en on-premise eller cloud-løsning. Både en on-premise og en cloud-løsning kan være fremragende valg for din virksomhed – det kommer nemlig helt an på omstændighederne. Når du først forstår disse valg og de fordele de hver især kan tilbyde din virksomhed, vil styrken af din ERP-løsning kunne løfte virksomheden til nye højder.
At udvælge det rette ERP-system og dermed dets it-infrastruktur er nemlig en helt essentiel del af din forretning og dermed de muligheder du vil have fremover. Det rette system kan føre til både store besparelser og nye forretningsmuligheder, mens et forkert valg af system omvendt kan resultere i større tab og tab af konkurrenceevne.
Hos Datacon har vi igennem mere end 30 år arbejdet med implementeringer af ERP-systemer i både små og store virksomheder, og derfor ved vi, om nogle, hvor vigtigt det er at vælge et ERP-system, der passer til dit behov. I denne artikel tager vi dig med på rejsen, så I kan træffe en god beslutning på et oplyst grundlag.
Lad os tage det ét element ad gangen.
DRIFT
Den primære forskel imellem en on-premise-løsning og en cloud-løsning på Dynamics 365, er hvem der drifter dit ERP-system. På en cloud-løsning er det Microsoft, mens du eller din partner gør det på on-premise. Det betyder i praksis at du på en cloud-løsning slipper for driftsfunktioner som:
- Anskaffelse og drift af økonomisk tunge servere
- Back-up
- Sikkerhed
Alt dette sørger Microsoft for, og det er dermed en væsentlig faktor i det samlede regnskab. Med en on-premise står du modsat for al varetagelsen selv. Særligt indkøbet af servere og dertil hørende licenser som Windows Server, SQL Server etc., er en stor post og er afgørende for hvilken løsning der er mest hensigtsmæssig.
Har du eksempelvis lige indkøbt en række nye servere, er du måske lidt mindre tilbøjelig til at skifte til en cloud-baseret løsning – da du jo lige har foretaget en stor investering i at holde en it-infrastruktur kørende, og derfor helt naturligt vil føle dig mere forbundet til at skulle køre dette i de næste år.
Står du alligevel overfor at skulle udskifte alt din hardware, er din holdning til cloud nok en anden.
PRIS
En af de andre helt store forskelle i cloud vs. on-premise, er omkostningsstrukturen. On-premise benytter den vante omkostningsstruktur, hvor du betaler en relativt høj initiel investering upfront og en mindre årlig licensværdi.
Cloud derimod, adskiller sig ved at være abonnementsbaseret, hvor du betaler et månedligt gebyr for at bruge platformen. Dette gebyr er noget højere end din løbende licensomkostning på on-premise, men du slipper samtidig for at lave en større investering til at starte med, da denne investering i stedet er delt ud på dine månedlige betalinger. Herudover slipper du på cloud-løsningen for de løbende driftsomkostninger til indkøb af hardware, faciliteter, sikkerhedsforanstaltninger, interne it-medarbejdere etc.
Man kan derfor sige, at adgangsbarrieren er væsentlig lavere på en cloud-løsning, hvilket også er en af de største årsager til dens massive udbredelse. Lidt på samme måde, som vi har set det med leasing af biler.
Og apropos leasing, er dette netop, hvad cloud er. På en cloud-løsning lejer du et antal brugere pr. måned, mens du på en on-premise køber adgangen til disse brugere. Det gør også en cloud-løsning væsentlig mere fleksibel, da den er mere skalérbar. Du kan nemlig både justere op og ned på antallet af brugere. Du betaler as-you-go, og kun for det du har brug for lige nu. Derfor kan du nemt og hurtigt skalere op eller ned, i takt med virksomhedens vækst eller ved sæsonbestemte spidsbelastninger – og skal altså ikke ud at investere i mere hardware, for at kunne håndtere en større systembelastning.
Dette gælder kun for cloud, da du her lejer licensen (adgangen) til brugerne, men ikke for on-premise, hvor du køber licensen.
Det er ikke muligt generelt at sige hvilken løsning, der er mest rentabel for alle virksomheder. Det afhænger af en række forskellige parametre, som man skal være opmærksom på, såsom ens nuværende hardwaresituation, interne it-ressourcer og fleksibilitetsbehov ifht. brugeradgang (fx hvis din virksomhed er meget sæsonpræget).
Man kan imidlertid sagtens foretage en vurdering fra kunde til kunde på, hvad der vil være mest rentabelt ved i praksis at kortlægge de nævnte parametre. Først og fremmest vurderer man imidlertid ikke kun, hvad der er billigst, men hvad der rent faktisk er muligt. Her kan faktorer som lokale netværksforhold, interne firmapolitikker og særlige lovkrav også spille en rolle.
SIKKERHED
Forskellen på sikkerheden i henholdsvis cloud og on-premise, er hvem der drifter systemet. Hvis du vælger cloud, og dermed Microsoft til at drifte systemet, er det også Microsoft, der står for sikkerheden. Microsoft har designet Dynamics 365 til at optimere sikkerheden af dine data, heriblandt at leve fuldt op til de centrale krav i GDPR.
På on-premise er du derfor selv ansvarlig for datasikkerheden, eksempelvis back-up og kryptering af data. Her skal du igen overveje, om du stoler på Microsoft eller mener, at dine data er mere sikre hos dig selv. Det er ikke alle virksomheder, der ønsker at lade andre være ansvarlig for deres sikkerhed, men er du nødvendigvis bedre rustet selv – dvs. bedre end Microsoft?
PERFORMANCE
Forskellen på performance på cloud og on-premise er, ligesom omkring sikkerhed, at Microsoft styrer performance på en cloud-løsning, mens du selv varetager det på en on-premise-løsning. På on-premise kan performance i teorien variere fra virksomhed til virksomhed, da du naturligvis selv kan bestemme, hvor meget hardware du køber til at understøtte dit system.
På cloud-løsningen er det Microsoft, der varetager performance, da de drifter systemet og derved opstiller kriterier for, hvordan systemet skal køre. Du kan imidlertid sagtens købe dig til mere performance hos Microsoft, og derved vil du i praksis have de samme muligheder som på en on-premise-løsning.
Man skal, ligesom på sikkerhedsfronten, stille sig det spørgsmål: Kan jeg gøre det bedre end Microsoft? Kan jeg internt sikre en performance, som Microsoft ikke er i stand til? Og i så fald, er det stadig rentabelt? Igen kan netværksforbindelsen spille en væsentlig rolle – mere om dette i næste afsnit.
Læs mere i den oprindelige artikel her eller læs mere om Datcon her.
Denne artikel er del af et tema:
Tema om IT i forsyningskæden
