Coronakrisen har udviklet Region Hovedstadens logistik

”Der har været og er stadig meget travlt, og hele organisationen har arbejdet utrolig mange timer, løbet meget stærkt og været under stort pres. Men det har også været spændende - og det har givet os en anledning til at evaluere og udvikle på næsten alt fra beslutningsprocesser og kultur over fysiske rammer til risikostyring i vores indkøb”, fortæller Thomas Mark Bøgeskov, der er enhedschef i Logistik og Forsyning, som er placeret i regionens Center for Ejendomme.

Frontpersonalet i hvide kitler på landets sygehuse og lægepraksisser har fået meget opmærksomhed og fortjent anerkendelse i de sidste måneder for deres store indsats under covid-19 krisen. Men der er også en stor mængde medarbejdere, som har arbejdet bag kulisserne for at sikre den livsvigtige forsyning af værnemidler og andre kritiske varer til landets sundhedssektor.

Dobbelt produktion
Trykket på regionens logistikenhed har i foråret og forsommeren været cirka dobbelt op i forhold til normale forhold. ”Normalt producerer vi cirka 6000 ordrelinjer om dagen, og i flere måneder under coronakrisen var vi oppe på 11.-12.000 ordrelinjer. Vi kørte cirka det dobbelte antal lastbiler ud med varer til regionens hospitaler og med covid 19-værnemidler som sprit, masker og mundbind til hele Danmark”, fortæller Thomas Mark Bøgeskov.

Logistikenheden beskæftiger cirka 180 medarbejdere, har cirka 4500 interne kunder i regionen og lagerfører cirka 4000 vareenheder. ”Lige før påske omdannede vi en ejendom til at fungere som covid 19-lager for alle landets sygehuse. Her modtager vi store mængder værnemidler fra Københavns Lufthavn, som vi ompakker og sender videre ud til hospitaler og lægepraksisser i hele landet”, fortæller Thomas Mark Bøgeskov og supplerer: ”Vores indkøbsafdeling har været stærkt udfordret af, at vores faste leverandører af værnemidler var under hårdt pres og derfor meget usikre. De har i stor stil måtte finde erstatningsvarer fra alternative leverandører. De nye varer skal oprettes i vores system med stamdata om blandt andet vægt og mål, så det er tidskrævende. Men indkøbsafdelingen har tacklet udfordringerne med kreativitet og gå-på-mod”.

Erstatningsvarer og nye leverandører
Indkøbsafdelingens normale mundbind er for eksempel en FFP3-maske fra faste leverandører. Men leverandørerne kunne slet ikke følge med den globale efterspørgsel på masker, og det betød så, at der pludselig ikke var masker til den danske sundhedssektor. Indkøbsafdelingen er i store træk lykkedes med at erstatte maskerne fra faste leverandører med masker fra alternative leverandører.

Logistikenheden indgik hurtigt en aftale med DSV om, at DSV’s lagerfaciliteter fungerede som stødpudelager for regionen. ”Vi har bedt alle hospitalerne om at bestille ekstra mange varer ind, så de har et sikkerhedslager på op til seks måneders forbrug af kritiske varer. Det stiller selvfølgelig krav om flere lagerkvadratmeter, og vi kigger lige nu på nye bygninger, som vi kan udvide vores lagerkapacitet med”, fortæller Thomas Mark Bøgeskov.

Krisen byder på meget læring
Han fremhæver, at coronakrisen har givet anledning til at evaluere stort set alt i logistikenheden. Han peger for eksempel på følgende:

• Er sortimentet bredt nok, eller skal der nye varer og alternative leverandører ind?
• Er beslutningsprocesserne tilstrækkelig hurtige og agile?
• Hvordan kan vi forbedre kommunikation og samarbejde mellem chauffører og lager samt lager og indkøbsafdeling?
• Hvordan udvider vi på smartest mulig vis lagerkapaciteten?
• Er vores processer tilstrækkelig smarte, robuste og effektive?
• Kan vi uddanne eller omskole chauffører til lagerarbejde, eller hvordan kan vi sikre, vi har det rette antal medarbejdere med rette kompetencer fremover?
• Hvordan kan vi få mere multi-sourcing, forsyningssikkerhed og risikostyring ind i de EU-udbudsrammer, vores indkøb er underlagt?

”Krisen har først og fremmest vist os, at vores organisation og mange medarbejdere er dygtige til at omstille sig, træffe hurtige beslutninger og finde alternative løsninger. Alle har været udfordret, fordi alt har været under pres og intet har været som normalt. Men alle har vist flot indstilling, og midt i krisens alvor har det også været spændende at håndtere udfordringerne”, fortæller Thomas Mark Bøgeskov.