Brænd færre penge af på unødvendige licenser
Mange virksomheder kan spare formuer på Dynamics 365-licenser. Men det kræver, at man ved præcis, hvor man skal lede.
License management.
De fleste organisationer arbejder målrettet på at eliminere unødvendige omkostninger, og det kan være en enkel øvelse. Man kan f.eks. hurtigt gennemskue, om antallet af mødelokaler svarer til behovet – eller om der er flere firmabiler end chefer. Andre omkostninger er sværere at få overblik over.
”Mange virksomheder betaler eksempelvis for kostbare softwarelicenser, de ikke bruger. Eller har licenser, der er langt mere omfattende og dermed dyrere, end de behøver at være,” siger Salam Al-Obaidi, Senior Business Consultant hos Columbus.
Han fortæller blandt andet om en dansk virksomhed, der viste sig at have hele femten af de mest kostbare Dynamics 365-licenser i overskud – svarende til en unødig årlig ekstraomkostning på over 140.000 kroner.
”Det er alligevel også en slags penge og endda en omkostning, du kan fjerne uden at nogen skal fyres eller løbe hurtigere. Det har udelukkende positive konsekvenser for organisationen at spare de her penge,” konstaterer Salam Al-Obaidi. Det skyldes imidlertid ikke sløseri og ligegyldighed, når der gemmer sig guld i licensskuffen hos ellers veldrevne virksomheder.
Behov for specialkompetence til at lede efter licensguldet
For det er svært at finde ud af, om man som Dynamics 365 Finance & Operations er korrekt licenseret. Herunder om man betaler for meget – eller måske endda betaler for noget, man slet ikke bruger længere. Derfor kan de fleste virksomheder reelt kun håbe, at den licenssammensætning, man betaler for hos Microsoft, også passer nogenlunde med virksomhedens behov.
”Men det kan altså være en både fejlagtig og kostbar antagelse,” fastslår Salam Al-Obaidi.
I virksomheden ovenfor, fandt han og kollegerne – ud over de nævnte ubrugte licenser – også ud af, at et større antal brugere i virksomheden var tildelt roller og rettigheder i Dynamics 365, de ikke anvendte.
”Virksomheden betalte i lighed med mange andre for, at hver enkelt af de pågældende brugere har adgang til flere – og i nogle tilfælde endda langt flere! – rettigheder og funktionaliteter, end medarbejderen behøver for at løse sine opgaver,” forklarer Salam Al-Obaidi.
Vil du vide mere om livet efter go live? Download vores e-bog med eksperternes bedste råd.
Løbende analyse kan spare koncerner for millioner
Større virksomheder har gerne 50-100 Dynamics 365-brugere – og koncerner har mange flere. Samtidig svinger det årlige prisspænd mellem den mest grundlæggende og den mest omfattende enkeltbrugerlicens i runde tal mellem ca. 2.400 og 9.600 kroner. I værste fald kan manglende styr på licenserne altså let koste virksomheden flere millioner kroner årligt.
Dertil kommer, at Microsofts licensbetingelser skifter fra tid til anden. Samt at kunderne selv skal holde øje med, om der kunne være fordele ved at slå licensaftaler fra flere enheder sammen eller om der er rabataftaler, man ikke udnytter.
”Derfor har vi udviklet en service – License Optimization Reporting – som løbende analyserer og rapporterer på virksomhedens Dynamics 365-licenser. Her ser vi blandt andet på, om din virksomhed har brugerlicenser, der ikke anvendes længere, og de kan faktisk gemme sig en del steder,” siger Salam Al-Obaidi.
Automatiseret gennemgang skaffer sikker viden
Columbuskonsulenterne har også værtøjer, som automatiserer gennemgangen af brugerroller og sammenligner opsætningen med faktorer, der udløser bestemte licenstyper.
”Her går øvelsen bl.a. ud på at modellere brugerrollerne, så medarbejderne bevarer den nødvendige funktionalitet og kan løse deres opgaver – men uden at udløse et mere kostbart licenstrin,” siger Salam Al-Obaidi.
Ligeledes holder konsulenterne øje med virksomhedens samlede licensstruktur på tværs af juridiske og organisatoriske enheder. Man gennemgår også løbende, hvor der kan være grundlag for at optimere licenserne eller for at udnytte kampagner og rabatordninger.
”Til syvende og sidst handler det om, at du kun betaler for de licenser, virksomheden faktisk har behov for. Samt at du er i kontrol på et ellers ret uigennemsigtigt felt af virksomhedens omkostningsstruktur og kan dokumentere det sort på hvidt overfor den øvrige ledelse,” siger Salam Al-Obaidi.
Hvis du er nysgerrig på andre aspekter af hverdagen på Dynamics 365, så har vi samlet en række eksperters bedste råd til, hvordan dit system får de bedste betingelser efter go live.
