Er du og dit økonomisystem klar til kravet om digital bogføring?

Fremtidens regnskab skal være digitalt. Det er essensen af den nye bogføringslov, som trådte i kraft 1. juli 2022.

Siden da har det forestående krav om digital bogføring spøgt i erhvervslivet, og nu rykker skæringsdagen for alvor tættere på.

For selskaber, der er regnskabspligtige efter årsregnskabsloven, for eksempel ApS og A/S, gælder de nye regler for regnskabsår fra 1. juli 2024. Følger dit årsregnskab kalenderåret, skal du altså bogføre digitalt efter de nye regler fra 1. januar 2025.

For personligt ejede virksomheder og foreninger mv., hvis nettoomsætning er over 300.000 kroner to indkomstår i træk, forventes reglerne at træde i kraft fra og med 2026.

Et nyt skridt i digitaliseringen

Det nye lovkrav har til formål at forbedre nøjagtigheden og sikkerheden i bl.a. regnskabsindberetning såsom moms- og skatteindberetninger og repræsenterer en vigtig milepæl i Danmarks fortsatte digitalisering.

De fleste virksomheder bogfører allerede digitalt på den ene eller anden måde, så det er ikke digitaliseringen i sig selv, der er den store udfordring.

Derimod bliver det nu afgørende, hvilket system du bruger til din digitale bogføring.

Standard vs. ikke-standard systemer

Det er således et centralt element i den nye lovgivning, at der fremover skelnes mellem ”standard bogføringssystemer” og ”ikke-standard bogføringssystemer”.

1. januar 2024 offentliggjorde Erhvervsstyrelsen sin imødesete fortegnelse over registrerede standard bogføringssystemer. Er din virksomheds bogføringssystem på listen?

Hvis ikke kan der vente dig en stor ekstra byrde, når lovkravet træder i kraft.

Hvem får ansvaret?

Grundlæggende handler det om, hvorvidt det er systemudbyderen eller virksomheden selv, der har ansvaret for at opfylde de tekniske krav.

Hvis din virksomhed benytter et registreret standardsystem, vil ansvaret for at opfylde de tekniske krav hvile på systemudbyderen.

Benytter I derimod et ikke-standard system, vil dette ansvar ligge hos jeres virksomhed, og det kan medføre en betydelig byrde i form af dokumentation og løbende overholdelse af de opdaterede krav.

Udfordringer for ikke-standard systemer

For de virksomheder, der anvender systemer, som ikke figurerer på listen over godkendte standardsystemer, medfører den nye bogføringslov særlige udfordringer.

Disse systemer inkluderer ældre versioner af Microsoft Dynamics samt andre store ERP-systemer som SAP og Oracle.

Hvis virksomheden anvender et af disse systemer, skal virksomheden selv sikre opfyldelsen af en række specifikke krav. Disse krav omfatter blandt andet:

• Understøttelse af automatisering af offentlige administrative processer.
• Dataudveksling ifølge definerede standarder, herunder SAF-T.
• Kontering/oversættelse efter/til en offentlig standardkontoplan.
• Løbende registrering af transaktioner med tilhørende bilagsangivelse.
• Overholdelse af anerkendte standarder for IT-sikkerhed og adgangsstyring.
• Automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag, samt sikker opbevaring af disse i mindst 5 år. Der stilles krav til at sikkerhedskopier opbevares hos tredje part.

Disse krav kan indebære betydelige udviklingsopgaver og muligvis gøre det nødvendigt at tilkøbe yderligere moduler eller andre it-systemer.

Lige som med GDPR-forordningen kan det være en dyr affære ikke at leve op til kravene. Manglende overholdelse af de nye krav om digital bogføring kan resultere i bøder på op til 10 millioner kroner.

Det er derfor afgørende, at virksomheder med ikke-standard systemer får en klar forståelse for, hvad der kræves at leve op til kravene i den nye bogføringslov inden deadline.

Hvad betyder det for din virksomhed?

For virksomheder, der i øjeblikket bruger ældre eller specialtilpassede systemer, repræsenterer denne lov en kritisk anledning til at revurdere jeres nuværende løsninger.

Overgangen til et standardiseret system kan forenkle processen betydeligt og sikre, at I overholder lovgivningen uden den ekstra byrde, det ville medføre at vedligeholde et ikke-standardiseret system.

Uanset om jeres virksomhed bruger et standard- eller ikke-standard bogføringssystem, er det afgørende at forstå og forberede sig på de nye krav.

Vores team står klar til at hjælpe jer med at navigere i disse ændringer og sikre, at jeres systemer lever op til både nuværende og fremtidige krav. Læs mere her.