Supply chain skal tage ansvar for S&OP-processen

"Vi har fået øje på, at vi skal have endnu mere fokus på at være gode til at skabe og dyrke relationer til salg og andre dele af både den interne og eksterne værdikæde", fortæller planning manager Rie Søderberg Hoffmann, Toms Group.

Hun mener, at S&OP og forecasting er utrolig vigtige processer for virksomhedens konkurrencekraft, men hun har samtidig indset, at S&OP let bliver et fremmedelement i salgsafdelingens arbejde. Det matcher simpelthen ikke sælgernes øvrige arbejde særlig godt.

"Jeg kan godt forstå, at nogle sælgere en gang imellem undrer sig over, hvorfor de skal foretage alt det arbejde og rapportere alle de data til anden afdeling – og at de kan have svært ved at se, hvordan det lige gavner det, de nu engang er ansat til og bliver målt på", fortæller hun og tilføjer:

"Vi har derfor erkendt, at vi må tage et større ejerskab for at drive processen, og at vi skal gøre alt, hvad vi kan for at gøre salgsafdelingens arbejde med S&OP så spiseligt som muligt. Vi skal blive bedre til at forklare hvorfor, hvordan og hvad med få ord og på en måde, der giver mening for sælgerne."

Skab forståelse og fokus
Toms Groups demand planner fokuserer for eksempel på at skabe en bedre forståelse hos salg for hvor flaskehalsene i værdikæden opstår og hvorfor, ligesom han har reduceret salgsafdelingens leverancer til processen til nøgletal på to-tre fokusområder. Formålet er at gøre det nemt for salgsafdelingen og at forblive top of mind hos sælgerne.

"Både S&OP og forecasting er en lille del data og en stor del mennesker samt psykologi. Vores fornemmeste opgave er at være nysgerrig, åben og lyttende, når vi er i dialog med salgs- og marketingafdelingerne. Hvad skal der til for, at deres leverancer til S&OP bliver lettere?", spørger Rie Søderberg Hoffmann retorisk.

Det kræver nogle lidt andre typer kompetencer end, der er tradition for i supply chain afdelingerne. Mange supply chain eksperter og planlægningsfolk er uddannet ingeniører, har fokus på data og er introverte. Rie Søderberg Hoffmann efterlyser mere fokus på relationer og flere ekstroverte profiler.

Fokus på data og relationer
"Jeg tror, der er en tendens i mange virksomheders supply chain afdelinger til, at kompetencer som relationer og empati har lavt fokus, og at det kan være en idé at overveje om, det kan være gavnligt for samarbejdet med andre dele af værdikæden, hvis supply chain sætter mere fokus på relationskompetencer", siger Rie Søderberg Hoffmann og understreger, at mere fokus på relationer naturligvis ikke må gå udover fokus på data:

"Fokus på data skal være 100 procent. Det skal der ikke være tvivl om. Men det vil være en stor fordel, hvis de personer, der driver S&OP og forecasting, også har en forståelse for, at relationer og samarbejde har større betydning for succes med S&OP end gode data. Data er uhyre vigtige, men de kan altså ingenting, hvis ikke relationerne i S&OP-processen er på plads."

Gør det spiseligt for salg
Professor i supply chain management Jan Stentoft fra Syddansk Universitet er helt på linje med Rie Søderberg Hoffmann:

"Det er vigtigt at erkende, at vi skal rive siloerne ned og samarbejde tættere. Det er endnu vigtigere så også at gøre det i praksis. Toms Group viser vejen ved at tage ansvar i stedet for at pege fingre. De gør deres hjemmearbejde i form af at undersøge, hvad der skal til for, at S&OP-processen bliver nemmere for salgsafdelingen at deltage i", fortæller han og fortsætter:

"Jeg ser ofte, at det, der virker som en lille opgave for supply chain, virker som en meget stor opgave for salg. Der kan være store forskelle på perspektiver og opfattelser, og det er derfor nødvendigt at være nysgerrig på og undersøge, hvordan salgsafdelingen opfatter tingene og opgavebyrden."

Roller og ansvar er uklare
Syddansk Universitet gennemfører i øjeblikket et større forskningsprojekt sammen med Dansk Indkøbs- og Logistik Forum, Mercuri Urval, Business Danmark samt indkøbte ressourcer fra konsulent Einar Scholte, NewCore. Forskningsprojektet bliver støttet af Industriens Fond og omfatter ti case-virksomheder heriblandt Toms Group.

"I vores arbejde med S&OP i virksomheder ser vi ofte, at rolle- og ansvarsfordelingen er udefinerede, og at alle venter på, at de andre skal tage ansvar og gøre noget. Toms Groups supply chain-afdeling viser vejen ved at tage ansvar. Det giver meget hurtigt resultater i stigende forecast-præcision, og jeg forventer, at det løbende vil give forbedringer på alle dimensioner i deres S&OP-proces", siger Einar Scholte.

Jan Stentoft bakker fuldt op om Rie Søderberg Hoffmanns pointe om, at mange virksomheders supply chain funktioner har brug for flere og bedre kompetencer inden for områder som:

• relationer
• empati
• omgangstone
• kommunikation
• væremåde

"Jo bedre indlevelsesevne planlæggeren har, jo bedre kan han eller hun forstå salgsafdelingens hverdag og mulige barrierer for at bidrage til S&OP. Det giver et bedre grundlag for at skærpe kravsspecifikationen eller ønskelisten, så den er mere spiselig", siger han.