Sådan laver du en brugbar ROI-beregning

Keep it simple – sådan laver du en brugbar ROI-beregning på dit lagerstyringsprojekt

ROI-beregningen er omdrejningspunktet, når man skal vælge, om vejen til forbedret lagerstyring skal gå via opgradering af ERP-system eller investering i en WMS-løsning. Ofte ender beregningerne dog med at blive ubrugelige, fordi de er lavet på et forkert grundlag. Derfor giver Apport Systems her sit bud på, hvordan man laver en brugbar ROI-beregning på sit lagerstyringsprojekt.

Udregning af return on investment på lagerstyringsprojekter kan være en taknemmelig disciplin: Hvis man bare sørger for at putte tilpas optimistiske tal ind i regnestykket, kommer resultatet til at se fint ud og alle er glade. I hvert fald indtil man er nået et stykke ind i projektet og forudsætningerne viser sig at være forkerte. Så stivner smilet.

Når virksomheder skal træffe beslutning om, hvilken vej de skal gå i forhold til forbedring af deres lagerstyring, er en ROI-beregning på de mulige løsninger altid en vigtig del af beslutningsgrundlaget. Derfor er det også afgørende, at beregningen holder vand – både når det handler om ”return” og om ”investment”. Der er nemlig risiko for at begå fejl på begge parametre, forklarer Apport Systems salgsdirektør Asger Sandberg Petersen.

”Først og fremmest skal man sørge for at sammenligne æbler med æbler. Det kan lyde simpelt, men det kan ofte være vanskeligt, hvis man har to leverandører med forskellig prismodel. Hos Apport har vi valgt at arbejde med en fast pris på vores projekter, så man som kunde altid er sikker på, hvad ens investering bliver. Uden en fast pris skal man være varsom med at tillægge sin ROI-beregning for megen værdi, for hvis projektet ikke går som forventet, og konsulenttimerne løber op, så skrider hele grundlaget for udregningen,” siger han.

Husk de relaterede udgifter

Når man regner sammen på investeringsdelen af sit projekt, er det ifølge Asger Sandberg Petersen vigtigt at tage højde for de relaterede udgifter, som projektet fører med sig.

”Man skal skaffe sig et overblik over både de faste udgifter til eksempelvis hardware og servere - det er relativt simpelt - og de ikke-faste som for eksempel integration til ERP-systemet. Kan man ikke få en fast pris på det, er det fornuftigt at lægge en god buffer ind, da erfaringen viser, at det ofte er her, udfordringerne opstår,” siger han.

Vælger man at opgradere sit ERP-system til en udvidet lagerstyringsfunktion, skal man ifølge Asger Sandberg Petersen også være opmærksom på, at det kan påvirke de øvrige funktioner i ERP-systemet.

”Du vil jo få et standardprodukt, som ikke passer lige på din forretning, uden at der skal laves tilpasninger. Og når der skal laves den slags tilpasninger ét sted i et ERP-system, så vil det også påvirke resten af systemet,” siger han.

Hold det enkelt

Den anden side af sagen er ”return” – hvad bliver gevinsten af projektet? Hvornår er investeringen betalt hjem? Også her er ROI-beregningen ikke bedre end de tal, der bliver lagt i den.

”Nøglen her er at holde det så enkelt som muligt. Udvælg de væsentlige forudsætninger, og hold det på det. Det giver større sikkerhed for, at udregningen holder,” siger Asger Sandberg Petersen, der også understreger vigtigheden i at tage udgangspunkt i kundens konkrete situation og egne tal i stedet for nogle generelle scenarier.

Nogle af de punkter, det altid er vigtigt at vurdere, er:

• Hvad er kundens udgangspunkt? Plukker de eksempelvis med papir eller bruger de håndterminaler?

• Hvor mange timer bruges der på pluk, i varemodtagelse, osv.?

• Reelle tal på lønomkostninger for lagermedarbejderne. Husk de sociale omkostninger!

• Brug af vikarer.

”Når vi har de tal at arbejde med, kan vi lave en analyse og forklare, hvor vi ser et effektivitetspotentiale. Derefter opstiller vi tre scenarier: Et pessimistisk scenarie, ét vi tror på og et optimistisk scenarie,” siger Asger Sandberg Petersen og fortsætter:

”Vi mener ikke, at det giver mening at komme med et forkromet ark, hvor alle forhold er forsøgt regnet ud ned til sekunder. Det holder alligevel ikke. Vi anbefaler, at man alene fokuserer på, hvad man kan spare af lønkroner ved at indføre et WMS. Der følger en masse andre fordele med i form af eksempelvis færre fejl og større kundetilfredshed, men projektet skal kunne give en god ROI alene på løndelen. På et tidspunkt skal økonomidirektøren jo også vurdere projektet, og så er det kun det, man har hårde facts på, der tæller,” siger Asger Sandberg Petersen.

Procesoptimering giver ROI

Som nævnt stiller virksomheder ofte sig selv over for et valg mellem en standard ERP-løsning eller et dedikeret WMS. Som WMS-leverandør er Apport Systems naturligvis som udgangspunkt fortaler for WMS-løsningen, men ifølge Asger Sandberg Petersen er det ikke altid det rigtige valg for virksomheden.

”Der vil være virksomheder, hvor vi når frem til, at det ikke kan betale sig at investere i et WMS, fordi behovet ikke er til det. Men for virksomheder, der anser logistik som et konkurrenceparameter, mener jeg, at et WMS er et bedre valg end en ERP-løsning. Sagen er jo, at et ERP i bund og grund er et økonomisystem, som er baseret på transaktioner. Men det er ikke transaktioner, der skaber ROI - det gør procesoptimering, og det er netop det, vi fokuserer på med en WMS-løsning,” siger Asger Sandberg Petersen og fortsætter:

”I sig selv er et it-system jo ikke særlig interessant. Det giver kun værdi, hvis du kan bruge det til at optimere dine processer. Og selv om et lager i bund og grund handler om at få varer ind og ud, så er der en masse specialiserede processer undervejs, som du skal bruge et dedikeret lagerstyringssystem til at få optimeret,” siger han.