ERP-systemets rolle er under pres

ERP-systemer er født indadvendte. De er fra starten tænkt som systemer, der skal samle og styre det interne informationsflow i en ”Enterprise” som en virksomhed. Men virksomheder skal i dag i stigende grad være langt mere udadvendte og samarbejde med andre virksomheder i netværk og værdikæder i form af e-handel, omnichannel, digital kommunikation med det offentlige, web services, cloud, sociale medier, mobility, BYOD, der åbner virksomhedens informationsflow op mod omverdenen.

Det er ERP-systemerne måske ikke helt gearet til, eller er de? Vi har fået en snak med professor Kenn Steger-Jensen fra Center for Logistik (CELOG) ved Aalborg Universitet, der har specialiseret sig i it-systemer samt planlægning og styring af produktion og forsyningskæder.

”ERP-systemer er i bund og grund forvoksede økonomisystemer, der styrer efter princippet, dobbelt bogholderi, som er en praksis, der stammer fra 1200-tallets italienske købmænd og bankierer. Det tror jeg er vigtigt at holde sig for øjet. ERP-systemet er gennem tiden blevet opgraderet til også at dække en række andre funktionsområder i en virksomhed blandt andet produktionsstyring, lagerstyring og HR. ERP-systemets evne til at planlægge er ofte begrænset og har mere en karakter af konsekvensberegning frem for reel planlægning. Begrænsningerne gælder særligt, når vi begynder at krydse virksomhedsgrænser”, fortæller Kenn Steger-Jensen.

Der er sket forbløffende lidt udvikling på de grundlæggende metoder, som ERP-systemer bruger til planlægning og styring inden for produktion og logistik. Udviklingen inden for disse områder ligger i højere grad i APS-systemer (Advanced Planning and Scheduling systems) end i ERP-systemerne.

Centre of the universe
Mange ERP-systemer er ifølge Aalborg-professoren tænkt som ”centre of the universe” og forsøger at være et integreret virksomhedsdækkende system, og dermed altvidende og altomfavnende (dvs. data- og funktionalitetsmæssigt). Nogle ERP-leverandører forsøger stadig at videreudvikle denne tanke, hvilket, Kenn Steger-Jensen vurderer, er lidt utopi, specielt når det ses fra et kundebehov og -perspektiv. Kundens behov for forretningsmæssig it vil formentlig ikke kunne dækkes af et ERP-system alene, men skal suppleres af specialsystemer som integreres med ERP-systemet.

Udfordringen ved ERP-systemet er blandt andet den høje ”clockspeed” (udviklingshastighed, red.) inden for de forskellige funktionsområder og teknologier, som ERP-systemer indeholder og bygger på. Problemet ses fx ved, at it-virksomheder, der har specialiseret sig inden for et funktionsområde (fx lageroptimering), ofte er hurtigere til at udvikle nye og bedre metoder samt services til funktionsområdet, end ERP-leverandørerne er. Den høje clockspeed hos fx lageroptimeringsspecialister gør det svært for ERP-leverandørerne at fastholde deres position som integreret systemleverandør og kan måske presse ERP-systemleverandøren til at gå mod at være et modulbaseret it-system.

Det ses også, at ERP-leverandører køber disse virksomheder op netop for at fastholde deres position (se faktaboksen). En væsentlig styrke ved ERP-systemer er, at transaktionerne er integreret med økonomistyring, og der er fuld sporbarhed også med økonomitransaktionerne.

Kenn Steger-Jensen konkluderer derfor, at virksomheder er nødt til at bruge de rigtige (del)systemer og teknologier og forbinde dem på en smart måde. Pointen er, at det ikke er det enkelte ERP-systems opgave alene, men den samlede it-arkitekturs opgave at sikre, at systemerne kan snakke sammen på tværs af Enterprises. Det er den samlede it-arkitekturs opgave at sikre den funktionalitet, der er behov for. Det skal ske via den måde, virksomheden bygger deres it-arkitektur op på. Integration, datakvalitet og transparens er afgørende byggesten. Det kræver en gennemtænkt it-arkitektur, og det har mange virksomheder store udfordringer med.

Teknologi og workflow

Digitalisering er en vigtig kilde til at øge produktivitet og innovation i virksomheder, og der ligger ifølge Kenn Steger-Jensen et kæmpe potentiale i at investere i it og understøtte (flere) forretningsgange samt opgaver med intelligent it. Men det kræver først og fremmest, at man har de rigtige medarbejdere med de rigtige kompetencer til at løse opgaven, og at ledelsen er villig og visionær nok til at investere i kompetencer og teknologi. Teknologi er nemlig dyrt legetøj, men gevinsten kan komme mangfoldigt tilbage. ”Desværre oplever jeg, at mange virksomhedsledere ikke er investeringsvillige - ofte fordi forretningsplanen er for simpel og for lidt innovativ”, fortæller Kenn Steger-Jensen.

Han peger også på en anden barriere. Det er måden, ERP-systemer effektivt og standardiseret taler med omverdenen på. Problemet grunder i mangelfuld anvendelse af workflow-systemer eller Business Proces Management (BPM) systemer, når ERP-systemer integreres med andre ERP-systemer, og der skal udveksles data mellem systemer i en forretningstransaktion.

”Workflow-systemer” er software, der ”lægges” oven på ERP-systemet samt mellem brugeren og ERP-systemet. Mange virksomheder anvender ikke workflow-systemer til at styre forretningsprocesserne, men laver i stedet workarounds i stor stil. Fordi mange virksomheder ikke har implementeret et workflow-system i forbindelse med deres implementering af ERP, opfinder medarbejderne simpelthen workflows fra gang til gang i form af dataudtræk til regneark, der sendes med e-post o. lign.

Der er behov for større grad af anvendelse af workflow og dokumentstandarder, der går på tværs af virksomheder. De skal sikre, at data hentes i databaser, transformeres og formateres, så de passer til kunden eller leverandøren og sendes til det næste led i forretningsprocessen fx et andet ERP-system. Effektiv styring og optimering kræver i det hele taget, at der er styr på forretningens it-niveau.

Den mobile bølge

”De nye mobile løsninger er gode til at forbinde perifere systemer og opsamle data mellem ERP-systemerne. De kan understøtte en hyppig opdatering og rapportering. Det vil kunne styrke den kritiske dataopsamling, som altid har været en udfordring for ERP-systemer”, fortæller Kenn Steger-Jensen.

Han vurderer, at effektiv planlægning og integration af systemer, data og processer er alfa og omega for succes med nye forretningsmodeller som fx omnichannel. ”Omnichannel kræver meget høj grad af integration og transparens både internt og eksternt. Der bliver anvendt mange lappeløsninger rundt omkring, som ikke er særlig effektive, fordi it-arkitekturen ikke kan løfte opgaven, og fordi it-arkitekturen ikke er designet til det. Som jeg ser det p.t., ligger der en god business case i at anvende bedre dataopsamling til hurtigere og bedre koordinering af supply chain. Supply chain planer vil altid være fejlbehæftede, men bedre dataopsamling er p.t. en vej frem, hvis virksomheder reelt vil være mere markedsdrevne og reagere hurtigere på kundebehov og forandringer”, vurderer Kenn Steger-Jensen. 

Cloud åbner muligheder

CELOG-professoren anbefaler, at virksomheder i langt højere grad gør brug af dokumentstandarder, som fx GS1-standarder eller OIOXML, når de samarbejder og skal udveksle data mellem ERP-systemer. Derudover ser han et stort potentiale i moderne cloud-løsninger.

Spørgsmålet er dog stadig, hvordan cloud-forretningsmodellen bliver for kunden. Cloud-løsninger åbner op for de forskellige servicemodeller såsom Application as a service, Platform as a service, Infrastructure as a service og Data as a service. ”De nye generationer af mobile og cloud-baserede løsninger giver mulighed for helt nye innovative forretningsmodeller for kunden, som supplerer ERP-systemet og giver mulighed for at sætte fart på samarbejdet i forsyningskæderne”, fortæller han.

ERP’s rolle skifter karakter

Skiftet i måden og formen hvorpå vi samarbejder med kunder, leverandører og partnere betyder, at ERP-systemets rolle skifter karakter. Derudover påvirker clockspeed på it-teknologi ERP-leverandørernes evne og mulighed for at fastholde deres position som integreret systemleverandør og dermed nødvendigheden for, at virksomheder går mod modulbaserede it-systemer. Derfor er det vigtigt, at it-arkitektur og virksomhedernes it-strategi er velovervejet og tæt tilpasset de enkelte virksomheders forretningsstrategi.

Forretningskoncepter bliver mere og mere sofistikerede med stigende grad af kompleksitet og variation. En stor udfordring i denne sammenhæng er at øge produktiviteten og at skabe skalerbar værditilvækst. Det kræver innovation i forretningsmodellen, omlægning til it-baserede forretningsprocesser og ikke mindst en viljestærk og kompetent ledelse.