Six Sigma skal blive en del af vores DNA

I sommeren 2007 deltog divisionschef Lars Kjær Mortensen fra PMC Technology A/S i et seminar hos Dansk Vindmølleindustri, som skulle vise sig at få mærkbare konsekvenser for virksomheden. Omdrejningspunktet var ledelses- og produktionsfilosofien Six Sigma, som vindmølleindustrien har benyttet i en årrække. Repræsentanter fra henholdsvis Vestas og én af deres leverandører, der allerede har indført Six Sigma, kunne således berette om en metode, der havde forbedret produktiviteten og produkterne samt øget omsætningen.

For Lars Kjær Mortensen blev seminaret derfor lidt af en øjenåbner, ikke mindst inspireret af et indlæg fra et konsulentfirma, som rådgiver virksomheder i forbindelse med indførelse af Six Sigma. Et samarbejde mellem de to virksomheder kom derfor hurtigt på tale.

”Det fascinerede mig, at ting bliver målbare, samt at løsninger på problemer bliver baseret på fakta via Six Sigma”, husker Lars Kjær Mortensen.

”Ydermere indeholder konceptet en række praktiske værktøjer og løsningsmodeller. Hvis der eksempelvis opstår et konkret problem, gennemgår man nogle på forhånd fastlagte faser for at løse det. Sædvanligvis fokuserer virksomheder jo på at løse opståede problemer øjeblikkeligt. Med Six Sigma sikrer man sig imidlertid, at der er fuldstændig vished for, hvori problemet består, inden en mulig løsning overvejes”, forklarer Lars Kjær Mortensen, som hurtigt fik overbevist virksomhedens øvrige ledelse om, at PMC Technology skulle påbegynde det træningsprogram, som går forud for en egentlig indførelse af Six Sigma.

Ekstremt høje kundekrav
Virksomheden, som har 130 medarbejdere, er én af verdens største leverandører af hydraulik til vindmølleindustrien. Der er bl.a. tale om systemer, som justerer vingerne i forhold til vindhastigheden og dermed er en væsentlig del af møllens effektregulering. Vindmølleproducenterne stiller ekstremt høje krav til komponenternes levetid, som forventes at være mindst 20 år. Ydermere skal dokumentation og reservedele være tilgængelige i 20-25 år fra produktionsdatoen. Endelig forventes det, at behovet for reparation og vedligehold er minimalt, lige som der ikke må være uplanlagte stop i driftsperioden. De høje kundekrav kan f.eks. illustreres ved, at én af virksomhedens kunder i løbet af det kommende år forventer et kvalitetsniveau på ikke mindre end 99,97 procent.
Disse betingelser var da også stærkt medvirkende til, at PMC Technology besluttede sig for at indføre Six Sigma.

Vil undgå dyre produktionsfejl
”Én ting er jo systemerne og komponenternes levetid. En anden ting er, at vi naturligvis gerne vil undgå produktionsfejl, også selv om disse sorteres fra, inden produktet afleveres til kunden. At udbedre sådanne fejl er en omkostning, som vores kunder i sagens natur ikke ønsker at betale for. Udgangspunktet var og er derfor at finde det optimale kompromis mellem prisen og det serviceniveau, som forventes i komponentens levetid. Her har Six Sigma vist sig i stand til at øge komponenternes levetid samt mindske spild. Eksempelvis har vi noget automatisk testudstyr, der kan lave et vist antal kørsler om dagen. Hvis procentdelen af kørsler, som ikke lever op til testkravene, er for høje, opstår der flaskehalse. Når der opstår problemer, er de ofte meget komplekse, og derfor er det også nødvendigt med en systematisk tilgang til problemets løsning”, siger Lars Kjær Mortensen.

At tænke Six Sigma
Six Sigma har været kendt i udlandet i en del år, og er nu gradvist ved at vinde fodfæste i en række danske virksomheder.

Metoden kan kort beskrives som en måde, hvorpå det er muligt at identificere kvalitetsforbedringer samt klarlægge, hvorledes eksisterende processer i organisationen kan optimeres og effektiviseres på basis af eksisterende data og statistisk analyse. Afhængig af hvilken indsigt medarbejderne har fået i Six Sigma, inddeles de i niveauer eller ”bælter”, som det kaldes i Six Sigmas begrebsverden. Hvidt bælte indebærer, at man er introduceret til filosofien. Ved gult bælte har man et basalt kendskab til den primære metode til forbedring af processerne - den såkaldte DMAIC.

Med grønt bælte kender man de vigtigste værktøjer og kan lede forbedringsprojekter. Ved sort bælte kan medarbejderen lede større forbedringsprojekter samt bruge en række af de komplicerede og statistiske værktøjer samt undervise i grønt bælte. Ved det højest opnåelige niveau - Master Black Belts, kan man undervise på alle niveauer, og i så fald vil medarbejderen typisk have et strategisk ansvar for forretningsprocesserne og dermed være tæt på ledelsen.

Samtlige medarbejdere hos PMC Technology er nu blevet introduceret til Six Sigma og besidder derfor som minimum ”det hvide bælte”. Nogle af lederne har ydermere tidligt i forløbet erhvervet grønt bælte, så de kan forstå og supportere processen. Det seneste undervisningshold til grønt bælte har bestået af nøglemedarbejdere og mellemledere. Yderligere er en række af de i fremtiden forventede projektdeltagere uddannet til gult bælte.
”Det er jo dem, som skal anvende metodikken og køre projekterne, når hverdagen begynder”, forklarer Lars Kjær Mortensen.

Kræver mange ressourcer
Metoden kræver imidlertid tålmodighed samt omfattende investeringer.

”Vores undervisningsforløb er nu efter mere end to års træning ved at være afsluttet, og derfor er det først nu, at metoden for alvor skal vise sin værdi i praksis”, siger Lars Kjær Mortensen.

”Ikke mindst implementeringsfasen kræver mange ressourcer, fordi metoden skal forankres både så dybt og så bredt, at hele virksomheden tænker Six Sigma. På den anden side af dette forløb skulle vi da også gerne udvikle os til at blive en helt anden slags virksomhed. Et stort antal mennesker skal gennem en længere periode undervises indgående, hvilket kræver en knivskarp prioritering af opgaverne. Af samme grund er det også nødvendigt med fuldstændig opbakning fra ledelsen”.

PMC Technologys beslutning om at indføre Six Sigma får også indflydelse på forsyningskæden. Der oprettes således en særlig funktion, som skal sørge for leverandørudvikling. Indledningsvis skal der foretages en række leverandørmålinger og Key Performence Indicators. Resultaterne herfra skal efterfølgende bruges til at udvikle leverandørerne, så de kan matche de kvalitets- og leverancekrav, som PMC Technology møder fra sine kunder.

Fra krav til selvvalgt ønske
”Det har indtil videre været muligt at måle effekten af de otte hidtil gennemførte startprojekter, og i de fleste tilfælde har disse projekter medført besparelser. Men eftersom vi først nu er begyndt at bruge metoden i praksis, kan vi endnu ikke konstatere en markant påvirkning af vores omsætning, overskudgrad eller andre nøgletal. Men det forventer vi at kunne se i løbet af det kommende år”, tilføjer han.

”Når processen til sin tid er tilendebragt, skulle Six Sigma meget gerne være en del af vores DNA. I øvrigt skal metoden udvikles i en kontinuerlig proces. Man bliver aldrig færdig med Six Sigma. I første omgang er vores beslutning om at indføre denne metode udtryk for et krav fra vores kunder”, siger Lars Kjær Mortensen, som samtidig erkender, at nogle medarbejdere i begyndelsen var lidt skeptiske over for den nye arbejdsform, fordi der bliver vendt op og ned på de daglige rutiner.

”Andre medarbejdere har derimod fra dag ét været utrolig entusiastiske. Og efterhånden som metoden viser sin værdi i hverdagen, er det tydeligt, at forbeholdene mindskes. Med tiden, når metoden er gået os i blodet, vil Six Sigma forhåbentlig blive noget, vi selv vil”, siger han.