Sæt strøm til indkøbet og høst store fordele

Den økonomiske krise har skærpet mange virksomheders fokus på omkostningsstyring, og området vil givet få intens opmærksomhed i de kommende år, selv om et spirende opsving kan spores i dele af økonomien. Særligt indkøbs- og logistikchefer mærker topledelsernes bevågenhed, når det handler om at stramme bæltet ind og foretage de rette indkøb til den rette pris. I den sammenhæng bør man ikke overse e-indkøb – elektroniske løsninger til håndtering af strategisk indkøb og det daglige indkøb - som anvendt rigtigt kan styrke indkøb og bidrage til øgede besparelser.

Gode grunde til fornyet fokus på e-Indkøb
I Accenture oplever vi, at netop fokus på omkostningerne har tvunget nogle virksomheder til at udskyde eller helt aflyse implementeringen af e-indkøbssystemer for at spare omkostninger på den korte bane. Dette kan efterhånden synes en smule paradoksalt, idet udbyderne af systemerne har forbedret dem så meget, at der meget ofte er sund fornuft i at investere i e-indkøb. Store ERP-løsningsudbydere har investeret markant i at forbedre deres indkøbsløsninger, og det samme har mange softwarehuse med speciale i indkøbssystemer. Dermed kan virksomheder udnytte systemer med større fleksibilitet end nogensinde, enten som komponent i en ERP-udrulning eller som en styrkelse af et eksisterende IT-landskab ved tilføjelse af e-indkøbsfunktionalitet.

Samtidig med fremkomsten af bedre systemer nærmer mange allerede installerede indkøbssystemer sig sidste anvendelsesdato. Enten fordi de teknologisk så småt er ved at være forældede, vedligeholdelseskontrakter udløber eller virksomheden er i gang med markant at ændre det øvrige IT-landskab, f.eks. i forbindelse med implementering af ERP.

Endvidere betyder den økonomiske krise og især et eventuelt egentligt opsving, at virksomhederne har nye vækstmuligheder og dermed nye indkøbsbehov. Behov der skal dækkes effektivt og kan blive det med it-understøttelse. Endelig fordrer omstruktureringer og sammenlægninger af virksomheder til tider e-indkøb, hvis synergier skal realiseres. En dansk industrivirksomhed har til eksempel skabt en central indkøbsfunktion for i øvrigt decentrale forretningsenheder for at konsolidere og effektivisere indkøbet. Besparelsespotentialet i denne forandring er signifikant og understøttes væsentligt af e-indkøb.

Der er altså flere gode grunde – også for danske virksomheder – til at kaste et ekstra blik på e-indkøbs muligheder og nøje vurdere, hvilke muligheder området giver for værdiskabelse og for at realisere forretningens målsætninger. Det er vores erfaring, at dette gælder, uanset om virksomheden tog hul på at arbejde med e-indkøb for ti år siden og løbende har udviklet sig på området, eller man indtil nu har prioriteret udvikling af andre områder inden for indkøb. Meget tyder på, at området er i fortsat vækst, jf. f.eks. http://www.scm.dk/hg/sc/artikel.nsf/0/AKAN84ADC7, hvor Forrester Research forudser en vækst på 12 % i 2010.

E-indkøb understøtter hele indkøbsprocessen
Som en del af den strategiske indkøbsproces findes der i dag en række løsninger til sikring af, at ikke mindst indkøbsafdelingen og kategoriansvarlige løbende har et opdateret overblik over forbrugte volumener, priser og anvendte leverandører. Som mange virksomheder allerede er klar over, fungerer de fleste ERP-systemer og rapporteringssystemer med henblik på økonomirapportering og budgetopfølgning. Data er ikke struktureret med tanke for strategisk indkøb, og man kan derfor, som en større dansk industrivirksomhed valgte at gøre, gennemføre ad hoc analyser på samlet forbrug og pr. kategori. Det frembringer på den ene side nødvendige informationer til strategiske indkøbsaktiviteter her og nu, men på den anden side er det ressourcekrævende og langsommeligt, og i øvrigt kræver det en gentagelse efter en periode for at få opdateret informationerne.

Alternativt kan man sætte indkøbssystemer op, som bl.a. giver realtidsdata for forbruget. Selve det strategiske indkøb kan understøttes af e-sourcing, der under visse betingelser kan give signifikante besparelser ved en relativt lille investering, idet virksomheden ikke behøver at købe softwaren selv. For eksempel opnåede én industrivirksomhed besparelser på 10-30% på en række underkategorier, der egnede sig til e-auktioner. Virksomheden var opmærksom på nogle af faldgruberne og sørgede f.eks. for kun at invitere leverandører med i udbuddet, som man faktisk var indstillet på at samarbejde med, hvis de havde det bedste tilbud. Virksomheden var klar over, at det ville være utroværdigt ikke at købe fra den leverandør, der tilbød de bedste vilkår i auktionen.

Anvendelse af e-sourcing giver ud over store besparelser også mulighed for dramatiske reduktioner i procestid og driftsomkostninger, bl.a. fordi værktøjerne kan understøtte standardisering og reorganisering af processer og opgaver.