KLUMME: Et effektivt studie med et dårligt ry
Group Timing Technique-studier - GTT-studier kortlægger effektivt, hvordan medarbejderne bruger deres tid. Desværre møder metoden ofte modstand, fordi virksomheden glemmer at informere og inddrage medarbejderne i arbejdstidsstudierne
Med den rigtige tilgang kan virksomheden nemt bruge arbejdstidsstudier, uden at medarbejderne føler sig pressede. Et arbejdstidsstudie er nemlig ikke en måling af medarbejdernes arbejdsindsats men et værktøj, der måler, hvordan medarbejdernes tid fordeler sig under de givne arbejdsforhold. Og kan du forklare medarbejderne dét, er de fleste med på ideen.
GTT-studier er et af de mest effektive værktøjer til arbejdstidsmåling. Metoden bygger på statistisk stikprøveteori og er nem og billig, fordi virksomheden kun skal udføre få observationer for at skabe et billede, der repræsenterer virkeligheden. Desuden tager GTT-studiet udgangspunkt i tidsforbruget på arbejdsprocesserne og retter derfor aldrig sit fokus direkte på medarbejderne.
Et GTT-studie udføres ved, at en måletekniker benytter et ur, og med et fast interval på eksempelvis to minutter registrerer de aktiviteter, som medarbejderen bruger tid på i løbet af dagen. Resultaterne kan vises som procenter i andele af f.eks. en arbejdstime. Det gør resultaterne nemme at overskue og let forståelige.
Når studiet skal foretages, er det vigtigt at vælge de rigtige studiedage. Dagene skal være repræsentative for virksomhedens gennemsnitlige arbejdsdage. Vælg derfor ikke studiedage med ekstraordinær lav eller høj medarbejderaktivitet og sørg for at sprede studiet over flere dage. Forud for studiet er det desuden en god ide at foretage et pilotstudie, hvor definitionerne for studiet efterprøves og rettes til, ligesom medarbejderne får lejlighed til at vænne sig til, at måleteknikeren går omkring.
Eksempel på GTT-studie
Et GTT-studie kan bruges til at optimere processerne på virksomhedens lager, hvis den eksempelvis vil undersøge, hvor meget tid lagermedarbejdere bruger på de tre værdiskabende aktiviteter:
- indpakning til forsendelse
- pluk til produktion
- udpakning af modtagelser
Som Figur 1 viser, identificerer GTT-studiet, hvor virksomheden skal sætte ind for at forbedre arbejdsprocesserne på lageret.
Inden et studie foretages, er det naturligvis vigtigt at fastlægge, hvilke aktiviteter der betragtes som værdiskabende. Derudover har enhver virksomhed en række nødvendige administrative aktiviteter, men også disse arbejdsprocesser bør analyseres for at undersøge, om de bliver udført hensigtsmæssigt.
Inddrag medarbejderne
Det er vigtigt, at medarbejderne bliver informeret om tidsstudiernes formål. At fokus er medarbejdernes tidsfordeling mellem arbejdsopgaverne og ikke deres arbejdsindsats. Når resultaterne ligger klar, er det desuden en god ide at præsentere dem for de ansatte, for de fleste medarbejdere vil gerne diskutere resultaterne, når de ved, at det er processerne, der er til debat og ofte er det faktisk netop medarbejderne, der har de bedste forslag til forbedringer.
Brug GTT i Lean-projekter
Ud over at fungere som et selvstændigt værktøj kan GTT-studier bruges i Lean-projekter 1). For eksempel kan virksomheder, der vil arbejde videre med optimeringen, efterfølgende bruge det traditionelle og noget mere tidskrævende Lean-værktøj Value Stream Mapping.
Alle organisationer, der arbejder med Lean, ønsker at skabe værdi og fjerne spild, men for at nå dertil må virksomheden først identificere sine værdiskabende og ikke-værdiskabende processer. Her er GTT-studier et effektivt redskab.
GTT-studier har hjulpet Synoptik
Optikerkæden Synoptik har opnået betragtelige forbedringer ved hjælp af GTT-studier. Synoptik ønskede præcis viden om, hvordan medarbejderne fordelte deres tidsforbrug i løbet af dagen, og GTT-teknikken var derfor oplagt. Resultaterne viste, at medarbejderne brugte en stor del af deres dag på administrative opgaver som eksempelvis at pakke lagervarer ud eller sætte prisskilte på brillerne. I dag arbejder virksomhedens ansatte på at bruge mindre tid på de administrative opgaver og mere tid på salg og rådgivning af kunder.
1) For eksempel kan virksomheder, der vil arbejde videre med optimeringen, efterfølgende bruge det traditionelle og noget mere tidskrævende Lean-værktøj Value Stream Mapping.
