Interstil kundecase

Når man igennem flere år har udviklet og tilpasset it-systemet til sin virksomhed, i en sådan grad at det leverer præcis det, man ønsker, kan det være op ad bakke at skulle skifte til nyt. Og havde det ikke været teknologien, der havde sagt stop for Concorde XAL, var det næppe blevet udskiftet, som det blev pr. 1. juni 2016 hos Interstil A/S i Horsens.

FØRSTE FAKTURA HOLDER STADIG

Sådan tog scenariet sig ud tilbage i 2014: XAL er ikke længere teknisk driftssikker, der er ingen vej tilbage, og arvtageren bliver udpeget til at være en Microsoft Dynamics AX 2012. Ledelsen bakker hundrede procent op om beslutningen, og de nødvendige ressourcer herunder 14 superbrugere afsættes til at gennemføre it-projektet. Her bliver IT and Supply Chain Assistant ved Interstil, Kaj Schougaard, tilkoblet på fuld tid i en treparts-implementerings-organisation bestående af 1: Datacon, der leverer og implementerer AX’en. 2: To tidligere konsulenter, som igennem cirka 10 år har deltaget i udvikling og tilpasning af XAL-løsningen samt 3: Interstils medarbejdere.

Max Schaumann Thomsen peger over på væggen, hvor den allerførste AX-faktura hænger – flot indrammet. ”Fra dag ét stemmer lageret, vores vareforbrug stemmer, sådan nogle helt basale ting, man hører, kollapser for andre. Vi har fået et godt system, der fungerer – og jeg er glad for, at jeg den første dag fik leveret en korrekt faktura, og at den stadig holder. Det er jeg meget tilfreds med.”

Medvirkende til, at det omfattende it-projekt er kommet i mål, er et stort engagement fra medarbejderne, tilstrækkelige økonomiske ressourcer, en god portion jordbundethed, en detaljeret projektplan og realisme omkring deadlines. I organisationen har der været bred enighed om ikke at gå i luften med et halvfærdigt projekt. Derfor blev Danmark og Kina sat i drift 1. juni 2016, cirka et halvt år efter den oprindelige plan. Sverige yderligere et år efter, den 1. juni 2017. ”En god oplevelse med Datacon-konsulenterne var, at de var enige med os i de mange tilretninger, fordi forretningen bedst bliver understøttet på den måde,” siger Kaj Schougaard.

SMIDIG SYNKRONISERING FRA SALG TIL INDKØB

Supply Chain Manager ved Interstil, Peter Weiss Borgen, nikker samstemmende og fremhæver i den sammenhæng elementer inden for salg og indkøb, der er blevet lettere blandt andet i kraft af, at systemet er webbaseret med en intuitiv opdeling i en salgsdel og en indkøbsdel samt god årsagsstyring på indkøbssiden.

Salgsordrer vedligeholdes i Danmark, og indkøbsordrer har man ansvaret for i Kina. Tidligere foregik al håndtering fra ordre til levering via mails mellem de involverede parter: ”Tidsmæssigt er det på disse ordrer, hvor containere bliver afhentet af kunden i Kina, en kæmpe fordel for os. Fra salgsordren bliver placeret, til den ligger ved leverandøren, som skal bekræfte tilbage, har man langt færre klik og berøring med sagen end tidligere. Det er noget af det, der har hjulpet os rigtig meget.”

”Vi har fået en masse nye funktioner, der gør det nemmere at synkronisere fra salgsordre til indkøbsordre. Der er en gevinst i, at procestiden og fejlrisikoen, fra tastet salgsordre til den ryger ud til kunden, er reduceret.”

FORDELE MAN NØDIGT VIL UNDVÆRE, NÅR DE FØRST ER DER

Alle medarbejdere har taget AX’en til sig og fået systemet rodfæstet, konstaterer Interstil-kollegerne, og selvom mange har været glade for den gamle XAL, ”… vil der i dag komme protester, hvis vi skulle tilbage til den,” lyder det samstemmende fra dem.

Med AX’en er fulgt fordele, som mange medarbejdere nødigt ville undvære, såsom den smidige synkronisering fra salg til indkøb samt nemmere EDI-integration (dataudveksling med kunderne), der ikke blot har været på ønskesedlen internt i Interstil, men som også flere af de større kunder efterspørger, ”… da det alt andet lige er rarere at kunne indlæse en masse ordrer frem for at skulle indtaste dem,” konkluderer Kaj Schougaard.

Dertil kommer en nemmere reklamationsbehandling med færre fejlmuligheder. Tidligere kunne en sideplade blive afsendt i stedet for en topplade, sådanne fejl er helt elimineret, understreger han og siger: ”Vi har brugt en del ressourcer på vores reklamationsbehandling. Den er blevet mere strømlinet og rigtig god.”

FREMTIDSSIKRET MED PLADS TIL UDVIKLING

Flere ting vil, som også CFO Max Schaumann Thomsen peger på, komme til i den videre udvikling: ”At denne løsning giver os plads til at udvikle os, er vi ikke i tvivl om.” Hovedparten har været need to have-elementer, men i takt med at den daglige drift kører, frigiver det mulighed for nice to have, som fx kan bruges til at berige varerne med data. Kaj Schougaard spår endvidere, at en webløsning og www-salg kan blive et af de næste fremtidige projekter: ”Nu har jeg jo set nogle af de webshops, Datacon har lavet på AX’en, de er rigtig smarte med fuld integration, så man i bund og grund blot retter i AX’en, og så læser den det selv nede i databasen.”

Læs mere her.