28.03.2017  |  Branchenyt

I den 7. kartoffelrække handler stamdata om kultur

Indhold fra partner Hvad er dette?

Flensted Food Group ligger langt ude på landet i Vestjylland – og det er man stolte af. ”Vi arbejder ud fra respekt for naturen, og den er der jo nok af herude.

Det er en god reminder i hverdagen”, mener Michael Nielsen, Salgsleder i Flensteds Kundeservice, som har drevet virksomhedens indsats for at indarbejde nye processer for produktdata.

Effektivisering og kultur

Beskedenhed fylder også en del hos Flensted på trods af, at virksomheden nu består af en hel række selskaber. ”Vi sælger vores brands Danika og Flensted til foodservice og Flensted til detail, og vores kunder tæller alle de store aktører i Danmark”, fortæller Michael.

Som mange andre virksomheder har man hos Flensted de sidste år haft fokus på effektivisering af bl.a. stamdataprocesser. Ikke mindst fordi selskabets vækst i form af tilkøb har givet en udfordring:

”Nye søsterselskaber betyder nye kollegaer og andre måder at gøre tingene på. Det med at ’vi plejer’ eller ’sådan har vi altid gjort’ er lige pludselig ikke entydigt, for i et andet selskab er det ikke nødvendigvis logik. Faktisk handler det om virksomhedskulturer, der skal finde hinanden. Og opgaven består i at få det bedste med over i den fælles kultur”, siger Michael.

Processer og virkemidler for produktstamdata

En af de måder at arbejde på, som skulle finde en ny form, var arbejdet med produktstamdata for alle Flensteds produkter.

Der er mindst to aspekter, man skal arbejde med i sådan en proces. For det første en analyse af de interne processer, og for det andet et valg af virkemidler.

”Det var et stort arbejde at afdække, hvordan tingene fungerede. Hvem der gjorde hvad og hvornår. Det skyldtes bl.a., at stamdata kommer fra en del forskellige afdelinger, som hos os endda sidder på forskellige lokationer, primært kvalitetsafdelingen, indkøb, produktion og kundeservice. Men det skyldtes også, at der ikke rigtig var nogen overordnet styring af indsamling og deling af stamdata med kunder. Så det var opgaven, vi stod overfor”, beretter Malene Randløv, som er Flensteds nøglemedarbejder for arbejdet med stamdata. Det er nemlig hende, der har ansvaret for at sikre, at alle nødvendige stamdata bliver samlet og gjort klar til oprettelse i GS1Trade Sync.

Ledelsesopbakning og hele holdet med

En del af udfordringen lå desuden i at arbejdet med stamdata ikke havde særlig stor bevågenhed i virksomheden:

”Vi er nok ikke det eneste sted, der tidligere har set stamdata som lidt af et spøgelse. Noget der havde fået en dårlig smag og bare handlede om krav fra kunderne”, fortæller Michael.

Det har heldigvis ændret sig nu, hvor der er opbakning, også fra Flensteds direktører, til at arbejde målrettet med stamdata.

”Og det har hjulpet helt enormt”, mener Malene, ”men ledelsesopbakning løser ikke alle problemer. Det handler også om at få vores kollegaer til at indse vigtigheden i, at de leverer stamdata til mig. Det er jo et væsentligt bidrag til at få vores produkter ud til kunder og forbrugere med alle de informationer, som er vigtige for dem”.

Malene og Michael har erfaret, at for at få hele holdet med handler det om at synliggøre vigtigheden af stamdata og en tydelig ansvarsfordeling. Så ender det ikke med, at ’alles ansvar er ingens ansvar’.

Overskuelighed og tydelighed: Fra bøvl til flow

Det har krævet en del tid og benarbejde for Malene, men det er endt med et proces-kort, som overskueligt og tydeligt viser alle, hvem i hvilken afdeling, der er ansvarlig for at levere produktinformationer til Malene – og hvornår:

”Jeg har oplevet ret god respons på proces-kortet og de skemaer med stamdatafelter, som jeg udsender til en kollega, når der skal indsamles stamdata om et produkt. Man tænker lidt: ”Er det for firkantet?”, men faktisk virker det som om, kollegaer bare bliver glade for at få klar besked om, hvilken del af stamdata de er ansvarlige for. Så bliver opgaven ikke uoverskuelig – for ser man på hvor mange data, der tilsammen skal indsamles, ja så kan det godt virke voldsomt”, fortæller Malene.

Et vigtigt punkt i den reviderede stamdataproces er også en fastlagt tidsramme for, hvornår Malenes kollegaer skal sende data til hende:

”Vi har valgt at sige, at man har 48 timer. Det gør, at mine kollegaer ikke skal smide, hvad de har i hænderne for at nå det, men at det samtidig ikke bliver en opgave, man kan skyde foran sig. Og selvfølgelig er jeg der til at hjælpe til, når det kniber”.

Er standarder relevante i hverdagen?

Begrebet standarder kan for nogle, ligesom digitalisering, virke uhåndgribeligt. Men ikke hos Flensted, hvor det igen handler om at tænke praktisk:

”Standarder betyder ret meget for os og er blevet endnu mere nødvendige, jo mere vi er vokset. Det handler tit om helt banale ting, som fx om en varetekst bliver oprettet som ’Økologisk kartoffel’ eller ’Kartoffel, økologisk’. Det er jo begge dele sandt, men gør en forskel fx for visning på produktark eller hyldeforkanter”, fortæller Michael:

”Her handler det igen om, hvad man plejer at gøre på forskellige arbejdspladser, og nu må vi blive enige om én måde at gøre tingene på, altså en standard.”

Digitalisering? Interne forbedringer

”Digitalisering er ikke sådan vi til hverdag taler om det, vi har gjort i håndteringen af produktdata. Det kommer til at lyde lidt for dramatisk med det begreb. Vi foretrækker at se det sådan, at vi har brugt et it-værktøj, dvs. GS1Trade Sync, til at gøre hverdagen lettere for vores kollegaer”, mener Michael.

Og Flensted har faktisk oplevet helt konkrete interne fordele af at have samlet sine stamdata i GS1Trade Sync:

”Min tanke var: Når vi nu har samlet alle produktinformationer ét sted, hvorfor så ikke give kollegaer direkte adgang til dem, så de altid kan finde dem? For eksempel kan vores sælgere have brug for at svare en kunde på et tidspunkt, hvor der ikke er nogen på kontoret, der kan slå oplysninger op for dem. Derfor oprettede jeg de relevante kollegaer som brugere i GS1Trade Sync, og nu kan de døgnet rundt finde alle produktoplysninger – bare de har internetadgang. Så nu har sælgerne fleksibel adgang til data, og de ved at det er de korrekte data. Det er da smart!”, mener Malene.

Det har også været reaktionen fra kollegaerne i Flensted:

”Det med at samle virksomhedskulturer og skabe nye, fælles processer bl.a. for produktdata, det er en rejse, som vi stadigvæk er på. Og den bedste benzin og interne driver til rejsen er de oplevelser, som vi og vores kollegaer har af, at hverdagens praktiske opgaver bliver lettere og hurtigere at løse”, slutter Michael.

Må vi inspirere dig til at få mere ud af jeres medlemskab og den måde, I udnytter vores standarder og services? Tilmeld dig vores nyhedsbrev her.

Tags: GS1 Denmark

Mere fra GS1 Denmark

GS1 Denmark

www.gs1.dk

  • info@gs1.dk
  • 39278527
  • Vesterbrogade 149, 1620 København V

Vi hjælper virksomheder med at effektivisere deres forsyningskæde. Midlet er GS1 Standarderne for unik produkt-identifikation, automatiseret datafangst og datadeling.  

Se virksomhedsprofil  

  SCM.dk anvender cookies, som vi bruger til at huske dine indstillinger og statistik m.m. Når du fortsætter med at bruge websitet accepterer vores nye cookie- og persondatapolitik. Læs mere