Indspark: Hold projektet på sporet – også ved uforudsete hændelser

af Columbus Danmark

Se virksomhedsprofil  

Af Christian Bach Petersen, Senior Consultant, Columbus

Hvilket man kan nikke genkendende til i virksomheder, der designer og bygger industrielt produktionsmateriel. Her bliver selv de mest gennemtænkte produktionsplaner rutinemæssigt torpederet af alt fra influenzaepidemier til forsinkede leverancer af komponenter eller af materiel, der brænder sammen på et kritisk tidspunkt.

Isoleret set forekommer hændelserne måske ubetydelige. Men de risikerer at skabe en dominoeffekt, der både forsinker den enkelte proces samt alle koblede processer. For eksempel når dele af en produktion er afhængige af at andre produktioner er gennemførte til tiden.

Utilstrækkelige værktøjer komplicerer planlægningen

Forsinkede delprocesser blive en potentielt alvorlig sag i så komplekse projektforløb, som der er tale om, når man bygger industrielt produktionsmateriel på ordrebasis til andre virksomheder. I værste fald kan det få hele projektplanen til at skride, så deadline overskrides med risiko for dagbøder, tab af anseelse og utilfredse kunder.

Imidlertid planlægges disse projekt- og produktionsforløb ofte med en kombination af værktøjer som f.eks. Microsoft Excel og Microsoft Project. Det er relativt statiske værktøjer, der gør det svært – eller reelt umuligt – at gennemskue den reelle effekt når en uforudset hændelse indtræffer. Man ved nok, hvilke ressourcer, kompetencer og maskiner, der er behov for til at gennemløbe hver enkelt proces, men har svært ved at gennemskue konsekvenserne, når det f.eks. er nødvendigt at omprioritere mandskab.

Behov for sikker viden – hele vejen gennem projektet

Så når forudsætningerne ændrer sig, har man blandt andet behov for at vide:

• Hvordan man under de ændrede forudsætninger prioriterer nøgleressourcer optimalt, så det minimerer den negative påvirkning af det samlede projektforløbs tidsudstrækning?
• Hvor meget det forsinker det samlede projektforløb, når det f.eks. er nødvendigt at prioritere én arbejdsopgave frem for en anden eller hvis en bestemt komponent er forsinket?
• Om det i den aktuelle situation er realistisk at overholde den endelige projektdeadline – eller hvor man præcis skal sætte ind for at indhente tabt tid og komme tilbage på sporet?

Disse er udfordringer, vores kunder indenfor denne branche ofte støder på, hvorfor vi har udviklet et re-planlægningsmodul, Advanced Job Management til Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Visualisering gør det let at holde rede på fremdriften

Med Advanced Job Management kan man ikke blot kalkulere den 'den kritiske vej’ – en metode til at kvantificere, hvor lang tid noget tager, når det forløber i en bestemt sekvens. Man kan også planlægge samtlige delprocesser i projektet samt deres indbyrdes afhængigheder og løbende holde rede på, hvor langt man præcis er i projektet.

Overblikket lettes med en visualisering i et GANTT-diagram af den kritiske vej, hvor underprocesser optræder med statuskoder og farver, så man let kan gennemskue effekten af forsinkelser.

Den underliggende metodik bag beregningerne i Advanced Job Management bygger på såkaldt Critical Path Analysis – herunder på begreber som ’floats’, der definerer, hvor meget en delproces maksimalt må forsinkes, før det har betydning for den samlede projektplan. Det giver noget ’buffertid’, som modellen også kan holde rede på. Ligeledes arbejder den med indbyrdes procesafhængigheder samt med, om de enkelte delprocesser kan forløbe parallelt eller serielt.

Bevar overblikket og revidér planerne på basis af sikker viden

Advanced Job Management giver med andre ord mulighed for både at betragte hele projektet på både overordnet niveau og helt nede i detaljen. Ligeledes sørger den for, at konsekvensen af alle afvigelser regnes med undervejs. Endelig kan man simulere effekten af et hvilket som helst sæt af prioriteringer, før man lægger dem ind i modellen undervejs i projektforløbet.

Det giver både tidlig og sen, sikker viden om, hvorvidt man holder projektplanen overordnet på et detaljeret plan, samt hvordan man mest effektivt kan prioritere sparsomme ressourcer, mandskab og materiel.

Disse aspekter er uvurderlige når man arbejder under tidspres på store og komplekse projekter, hvor det kan være svært at gennemskue præcise sammenhænge og effekter. Ja, det kan i sidste ende udgøre forskellen på en ordre, der leveres til tiden eller en – potentielt – meget kostbar forsinkelse.

Download e-bog om projektorienterede produktionsvirksomheder