05.02.2013  |  Innovation

Indspark: Fagfolk skriver: Kritisk masse er… kritisk

Indhold fra partner Hvad er dette?

Når man kikker på en virksomhed, er der en lang række processer i de forskellige afdelinger, samt en lang række aktiviteter med større eller mindre afhængighed og større eller mindre værdiskabelse. Et nøgleord i at skabe en profitabel virksomhed er, at de forskellige aktiviteter har kritisk masse - at aktiviteterne rent faktisk kan betale sig, når man kikker på de virkelige omkostninger.

Hjertet i ethvert MRP- eller ERP-produktionsstyringssystem er Wilsons formel, eller det såkaldte Economic Order Quantity (EOQ). Formålet med formlen er at minimere den totale omkostning ved indkøb, levering og lagerhold. Målet er altså den laveste totalomkostning. Men holder den altid i virkeligheden?

Annonce: (Artiklen fortsætter efter annoncen)

Den totale omkostning udregnes matematisk baseret på:

1. Varens pris.
2. Omkostningen ved at afgive en ordre.
3. Omkostningen ved at holde varen på lager.

Balancepunktet
Logikken er, at afgiver man kun ganske få meget store ordrer vil man have små bestillingsomkostninger, og til gengæld store lageromkostninger. Omvendt hvis man afgiver mange meget små ordrer, hvor man så vil have store bestillingsomkostninger og meget små lageromkostninger. EOQ er den optimale ordrestørrelse. Det punkt hvor totalomkostningen er lavest.

Denne udregning er i virksomheder med et MRP-system som regel en forudsætning for, at man overhovedet kan identificere nogenlunde fornuftige ordrestørrelser.

De såkaldte ”planning time fence” - eller tidshorisonter - er yderligere en parameter, der styrer den kritiske masse.  De fastlægger hvor lange planlægningshorisonter, der skal regnes med i produktionen og ud imod leverandørerne. Bliver de meget lange, bliver produktionen omkostningseffektiv, men meget ufleksibel. Bliver de meget korte, bliver produktionen meget hurtig til at opfange ændringer i det faktiske salg, men præget af lav effektivitet, re-planlægning og afbrudte flow. Produktiviteten falder ganske enkelt.

Matematik og sund fornuft
I den matematiske kalkulering af EOQ indlægges der en række forudsætninger. Forudsætninger som ofte kan have svært ved at holde i virkeligheden. Blandt disse kan nævnes:

1. Der regnes ikke med nogen rabat ved større indkøb.
2. Der regnes med faste leveringstider uanset ordrestørrelse.
3. Der regnes med, at de solgte volumener er konstante over året.

Det er forudsætninger, der i den virkelige verden ofte vil være svært at nikke genkendende til. Man skal derfor være varsom med at benytte den perfekte matematiske ordrestørrelse ukritisk i virkeligheden, når forudsætningerne i større eller mindre grad ikke holder. Sund fornuft og fingerspidsfornemmelse bør også tilsættes. Forecast for salg og produktion har det med aldrig at passe.

Produktionen bør også kikke nøje på antallet af produkter, antallet af produktionslinjer samt antallet af varianter. Det er bemærkelsesværdigt, at verdens p.t. mest værdifulde virksomhed Apple har valgt en forretningsmodel, der baserer sig på innovativ tænkning og en ekstremt fokuseret supply chain.

Da Steve Jobs vendte tilbage til Apple, reducerede han virksomhedens lagre fra seks måneder til tre måneder. Da den nuværende CEO Tim Cook fik produktionsansvaret reducerede han det yderligere til seks timer. Antallet af forskellige produkter fra Apple kan groft sagt tælles på én hånd.

Kritisk masse i administrationen
Kikker man i virksomheden andre steder udover produktionen, finder man mange steder den samme problematik, men ikke samme løsningsmodel som et MRP system med EOQ beregninger leverer.

Hvor stor er administrationsomkostningen ved at skulle betale og håndtere fakturaer fra ganske små leverandører? Stor nok til at en række virksomheder ganske enkelt ikke vil have dem styret centralt, men derimod via et afdelingsbudget og et kreditkort. Systemet kan misbruges, men det reducerer behovet for centralt personale til at håndtere fakturaer, leverandøroprettelser, datavedligehold på leverandøren etc.  

Hvad med vedligehold af stamdata flere steder i organisationen på mange forskellige varer? Det tager lang tid at oprette, men det kræver først og fremmest meget større indsats at vedligeholde. Og sparer virksomheden på denne driftspost, så sander virksomheden langsomt til. En vare, der er produceret med fejl, er ikke kun dobbelt arbejde, det er ofte tredobbelt arbejde. Fejlen skal rettes, og varen produceres igen.

Kikker man på de processer, der ligger i administrationen, kan man med fordel benytte samme værktøjer, som hvis det var en produktion, man analyserede. Hvor meget er det reelle tidsforbrug ved de forskellige processer? Hvor stor er produktiviteten i administrationen? Hvor lange er gennemløbstiderne? Hvor stor er transaktionsomkostningen ved de enkelte aktiviteter? Det er i princippet meget enkelt.

Activity based costing
Et brugbart værktøj til denne analyse hedder activity based costing. Princippet er i al sin enkelhed, at man vurderer den samlede faktiske omkostning ved de forskellige produkter i produktionen, leverandører i værdikæden samt kunder i markedet og tillægger alle de relevante omkostninger. Man tillægger ikke bare en gennemsnitlig overhead baseret på totalen.   

Dette giver et billede af den kritiske masse på tværs af organisationen. I produktionen, i designfasen, i administrationen eller hvor man nu vælger at rette søgelyset hen. Hvorvidt man skal vurdere hele billedet eller kun de nemmeste dele, skal afgøres på baggrund af en fornuftig analyse, der forholder sig til, hvad der er den konkrete virkelighed i den konkrete virksomhed.

Aktivitet og effektivitet er som bekendt to meget forskellige størrelser. Nu om dage er de fleste virksomheder skåret voldsomt ind til benet, og alle skal klare lidt mere i dag end i går. Spørgsmålet er, om man med fordel kunne skære nogle aktiviteter, produkter eller produktvarianter fra, så man højner virksomhedens produktivitet ved at sænke dens aktivitet - men vel at mærke har lavere aktivitet ved at gøre de rigtige ting. De ting der faktisk har kritisk masse og økonomisk kan betale sig.  

Det skal til slut i parentes bemærkes, at Tim Cook efter sigende anbefaler nye folk hos Apple at læse bogen ”Competing against time” af George Stalk & Thomas Hout fra 1990. Det er en fremragende bog, som har et enkelt bærende budskab – vigtigheden af kritisk masse i alle virksomhedens forskellige funktioner. 

  SCM.dk anvender cookies, som vi bruger til at huske dine indstillinger og statistik m.m. Når du fortsætter med at bruge websitet accepterer vores nye cookie- og persondatapolitik. Læs mere