22.04.2013  |  Strategi & ledelse

Indspark: Fagfolk skriver: Effektivitet er at gøre de rigtige ting på den rigtige måde

Indhold fra partner Hvad er dette?

Effektivitet bliver normalt opfattet som ”at gøre tingene på den rigtige måde”. Men der er ikke meget gevinst i at gøre tingene rigtigt, hvis det er de forkerte ting, man gør – og det foregår mange steder. Effektivitet er nemlig to ting: Ydre og indre effektivitet.

På engelsk taler man om både effectiveness og efficiency. Den sondring rummer det danske sprog desværre ikke, men vi kan i stedet på dansk tale om indre og ydre effektivitet. Indre effektivitet består i at gøre ting rigtigt; ydre effektivitet består i at gøre de rigtige ting. Ofte bliver begrebet effektivitet forbundet med det at gøre tingene rigtigt. Men der er ikke meget gevinst i at gøre tingene rigtigt, hvis det er de forkerte ting, man gør. Tilsammen skaber ydre og indre effektivitet konkurrencekraften i et team, en afdeling, en organisation, en virksomhed eller et samfund.

Gør de rigtige ting
Der er mange eksempler på virksomheder og organisationer, der i en afdeling, funktion eller hele virksomheden bruger mange og dygtige ressourcer på at udføre nogle opgaver på en intelligent og ressourceeffektiv måde, selvom en nærmere analyse har vist eller ville vise, at opgaverne ikke skaber nogen økonomisk værdi eller giver nogen forretningsmæssig mening for virksomheden. Det er afgørende at være opmærksom på at udføre de rigtige opgaver og gøre de rigtige ting.

De rigtige ting er for eksempel:

  • Ting der skaber økonomisk værdi for virksomheden. Det betyder for eksempel, at udbyttet ved tingene overstiger omkostningerne, og at det regnskab også omfatter kapitalomkostninger i form af lavere likviditet, finansieringsomkostninger etc. Det kan også betyde, at de ting, virksomheden udfører, kan den udføre billigere end andre – og ellers bør virksomheden overveje om ikke, andre skulle udføre det for virksomheden i en eller anden outsourcing- eller sourcingmodel.
  • Ting der skaber kundemæssig værdi. Her er det vigtigt at vælge de økonomisk mest fordelagtige aktiviteter, der leder frem til målet.
  • Ting der ligger inden for strategien. Det lyder måske som en selvfølge, men der er mange eksempler på virksomheder, der i det daglige liv glemmer den strategi, der blev udarbejdet på den centrale strategiworkshop for otte måneder siden og nu lever et stille liv, som et fint dokument på intranettet. Nye idéer opstår og bliver forfulgt, og det er muligt, at idéen giver god mening ud fra en snæver synsvinkel, men den understøtter ikke forretningens overordnede strategi, den modarbejder måske ligefrem strategien.
  • Ting virksomheden kan finde ud af at gøre. Virksomheden skal have den nødvendige kompetence, modenhed, teknologi, organisation og procesplatform for at udføre de ønskede aktiviteter. Udførelsen af aktiviteter skal være robust og indebære lav risiko, ellers skal virksomheden overveje at holde sig væk eller få kompetent tredjepart til at udføre opgaverne.

Om skribenten

Mikkel Eriksen er direktør i Valcon og har mange års erfaring som management konsulent med fokus på lean, procesoptimering, organisationsudvikling og forandringsledelse i både den private og den offentlige sektor.

Han er uddannet cand. silv. og har tidligere været ansat i Skov- og Naturstyrelsen og PA Consulting Group. 

Gør tingene rigtigt
Når man har identificeret de rigtige ting, som skal gøres, er det afgørende at gøre dem på den rigtige måde. Det handler først og fremmest om at reducere spild i processer og aktiviteter i form af ikke procestrin, der ikke skaber værdi for forretningens eller organisationens mission. Lean filosofien været en stor hjælp for mange produktions- og servicevirksomheder i både den private og den offentlige sektor de sidste årtier. Lean filosofien har for andre været en byrde, der muligvis har skabt gode resultater på den korte bane, men har vist sig at skabe flere byrder end løsninger på den mellemlange og lange bane. Det er i høj grad et spørgsmål om eksekveringstilgang og -kompetencer samt samspillet med organisationens modenhed.

Lean har gode og pædagogiske værktøjer til at kortlægge værdistrømme og inddrage medarbejdere i en fælles afklaring af, hvilke procestrin og aktiviteter der skaber værdi, og hvilke der ikke skaber værdi. Men det behøver ikke hedde lean for at virke, der er masser af andre tilgange og metoder, som kan hjælpe processen med at reducere spild og skabe effektive processer. TQM, TPM, six sigma, Theory of Constraints, Quick Response Manufacturing er eksempler på andre metoder, som kan bidrage, og der er flere derude. Det vigtige er at gøre det – i bund. Finde sin egen formel og forfølge den hele vejen. Så virker det både nu og vedvarende.

Det er ikke så vigtigt om, det hedder lean, BPR eller just-in-time; det vigtige er, at man forstår, at hvis man vil høste store gevinster både nu og vedvarende, så er det en vej og ikke et projekt, der er svaret. Det er noget vedvarende – en filosofi, en måde at lede og drive en virksomhed på.

Så man skal vælge – er det den vej vi vil med vores virksomhed? Hvis ja er konsekvenserne store. Hvis nej – så kig lidt på værktøjskassen – tag de nemmeste 10 procent og vær glad for dem – men forvent heller ikke mere.  Erfaringsmæssigt vil hovedparten af virksomhederne tage den lette vej – og det er fint nok. De vil tage nogle få værktøjer til sig. De vil lave et projekt, lave lidt procesforbedringer og etablere lidt målstyring. Og de vil få nogen effekt. Men de ændrer ikke deres ledelse, styring, kultur, kompetencer, incitamentssystemer, organisering etc. Og det er det, der sikrer den vedvarende forbedring af effektiviteten. Potentialet er enormt – og utroligt vigtigt for både Danmarks og danske virksomheders konkurrenceevne.

Der er mange aspekter, som er vigtige at være opmærksomme på, når man vil forbedre den indre effektivitet. Nogle af de mest centrale overvejelser omfatter:

  • Hvordan er den økonomisk balancerede måde at fordele automatiserede, digitaliserede og/eller manuelle processer på i jeres virksomhed/organisation? Det vil være meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvor store omkostninger og udbytter de forskellige modi vil skabe.
  • Hvordan skaber I robuste og styrbare processer, så I har en solid platform for både indre og ydre planlægning?
  • Alle organisationer har masser af snitflader med omverdenen. Hvordan skal snitfladerne med eksterne aktører organiseres? Skal I indføre kundeselvbetjening? Skal samarbejdspartnere og leverandører inddrages i effektivitetsarbejdet og have et ansvar for processen? Er der vigtige perspektiver fra de værdikæder jeres organisation indgår i, som skal inddrages?

  SCM.dk anvender cookies, som vi bruger til at huske dine indstillinger og statistik m.m. Når du fortsætter med at bruge websitet accepterer vores nye cookie- og persondatapolitik. Læs mere