14.08.2020  |  Strategi & ledelse

Indspark: Derfor bør en virksomhed have sine egne standardkontrakter

Det er hurtigere, det kan give en ”forhånd”, og det giver fortrolighed og afstemning med praksis. Der er mange fordele ved at basere aftaler på standardkontrakter. Læs her om seks forhold, som alle med fordel kan skele til, når standardkontrakten skal tilpasses den specifikke kontekst.

For en virksomhed, der ofte indgår kontrakter af den samme type, vil det almindeligvis være en fordel at have en standardkontrakt for den pågældende kontrakttype. Det kan for eksempel være kontrakter vedrørende køb, salg eller service af løsøre eller maskiner, erhvervslejekontrakter, fortrolighedsaftaler, entreprisekontrakter og lignende. På denne måde vil der kun være behov for en hurtig tilpasning og udfyldelse af kontrakten til den konkrete situation, inden standardkontrakten vil kunne fremlægges for modparten, når forhandlingerne indledes. 

Det skal understreges, at en standardkontrakt ikke er det samme som et sæt salgs- eller købsbetingelser, som der ofte henvises til i ordrer og ordrebekræftelser, og som typisk ikke er genstand for forhandling. Derimod er standardkontrakten et selvstændigt dokument, som en part fremlægger for modparten med henblik på forhandling – i større eller mindre omfang afhængig af parternes respektive forhandlingsstyrke. 

Annonce: (Artiklen fortsætter efter annoncen)

Der er flere fordele ved at have en standardkontrakt ved hånden:

  • For det første er der en tidsmæssig fordel, da det, som nævnt ovenfor, muliggør en hurtig igangsættelse af kontraktforhandlingerne, eftersom kontrakten næsten ligger klar til brug. 
  • Dernæst er der en forhandlingsmæssig fordel i at kunne fremlægge et kontraktudkast, fordi kontrakten dermed vil blive forhandlet på baggrund af det fremlagte udkast, der ofte vil varetage den fremlæggende parts egne interesser.
  • Desuden vil man kunne drage fordel af standardkontrakten selv i de tilfælde, hvor man er henvist til at forhandle på baggrund af modpartens kontraktudspil (for eksempel fordi modparten har gennemtrumfet dette via sin forhandlingsstyrke). Fordelen vil her bestå i, at man under forhandlingerne har adgang til et "katalog" af klausuler og formuleringer, som man er fortrolig med, og som er afstemt i forhold til ens forretning, og således kan søges indarbejdet i kontrakten i tillid til, at disse vil fungere. 

Om skribenten

Andreas Schønbeck er advokat hos Horten med speciale i kommercielle kontraktforhold. Han har en baggrund fra Vestas og MHI Vestas, hvor han ledede den juridiske afdeling for kontraktforhold i forsyningskæden.

​Det er således indlysende, at standardkontrakter er fordelagtige. Spørgsmålet er imidlertid, hvordan man bedst griber udarbejdelsen an. Svaret er, at virksomheden – uanset kontrakttypen – i hvert fald bør tage følgende seks forhold i betragtning: 

  1. Risikofordelingen skal harmonere med de ressourcer, virksomheden ønsker at anvende på forhandling. Hvis tiden eller ressourcerne er knappe, vil det være uhensigtsmæssigt at have en standardkontrakt, der er så ubalanceret (i virksomhedens egen favør), at der skal forhandles i månedsvis for at nå til enighed med modparten. Virksomheden bør derfor nøje overveje dens risikovillighed i forbindelse med udformningen af de enkelte bestemmelser i standardkontrakten.

  1. Inddrag forretningens interessenter. Alt for ofte opleves det, at en kontraktregulering er irrelevant, enten fordi virksomheden ikke (længere) opererer, som reguleringen foreskriver, eller fordi reguleringen er unødigt kompleks og derfor ikke efterleves. For at undgå dette, bør de relevante dele af virksomheden inddrages i forbindelse med udformningen af standardkontrakten. Herved sikres "realismen" i standardkontrakten således, at kontrakten ikke blot fungerer i teorien, men – endnu vigtigere – også i den virkelighed den skal bruges i. 

  1. Hjælp brugeren af standardkontrakten under forhandlingerne. Udarbejd retningslinjer for brugen af standardkontrakten og ændringer af reguleringen heri. Derved opnås også en vis ensretning og sammenligningsgrundlag. Ligeledes reduceres sandsynligheden for, at man ender med en bunke kontrakter, der varierer betragteligt risikomæssigt, og som er vanskelige at få overblik over.   

  1. Indtænk den efterfølgende kontraktstyring. For eksempel ved at bruge så få bilag som muligt. I de tilfælde, hvor bilag er nødvendige, bør også bilagene udarbejdes efter standarder. Dette gør det nemmere at administrere kontrakten, når underskriften er tør, og kontraktens liv skal udfolde sig.

  1. Brug tid på detaljerne. Dette gælder også for standardkontraktens layout og formatering. Husk desuden korrekturlæsningen. Slå- og stavefejl er pinlige, når man har alle muligheder for at undgå dem. 

  1. Foretag løbende opdateringer af standardkontrakten. Sørg for at standardkontrakten løbende ajourføres, herunder på baggrund af læring fra praksis, og at den følger med virksomhedens udvikling.

Mere fra SCM.dk – forum for ledelse af forsyningskæden

SCM.dk – forum for ledelse af forsyningskæden

www.scm.dk

SCM.dk – forum for ledelse af forsyningskæden – er Danmarks eneste erhvervsmedie og community med dedikeret fokus på optimering af forsyningskæden. Medlemmer på SCM.dk kan bidrage aktivt med indhold og erfaring og betragtes som en indsigtsfuld vidensressource i udviklingen af SCM.dk. Vi udkommer dagligt på SCM.dk, ugentligt med nyhedsbreve samt ni gange om året med magasinet SCM+LOGIST…

Se virksomhedsprofil  

  SCM.dk anvender cookies, som vi bruger til at huske dine indstillinger og statistik m.m. Når du fortsætter med at bruge websitet accepterer vores nye cookie- og persondatapolitik. Læs mere