26.04.2016  |  IT

Indspark: Sunde data er usunde om 6 måneder

Indhold fra partner Hvad er dette?

De danske virksomheder er ved at vågne op til, at kvaliteten af deres varestamdata er afgørende for deres produktivitet og omsætningsmuligheder. Før du går i gang med at rette op på dataudfordringerne, så skal roden til problemet løses ved at stille krav til dit ERP-system.

Når stamdata-kvaliteten i ERP-systemet er dårlig, så er output fra systemet naturligvis også dårligt. Det koster i sidste ende penge.

Det er bare ikke et problem, som er særlig synligt, hvis man ikke har sat fokus på det.

Stamdata-problemer rammer alle mulige steder – det drejer sig f.eks. om: varebeskrivelser, kundedata, leverandørdata, produktoplysninger til webshoppen, konfiguratordata, styklister, ruter, samletegninger eller maskinprogrammer til produktionen, data til udviklingsafdelingen, filtreringsdata til planlægningsafdelingen.

Læs også: Abakion lancerer it-standard til en kompleks branche

Hvad tror du, det betyder, at der er huller i varedata på webshoppen? Eller at konfiguratoren ikke har komplette data? Eller at vi ikke har styr på, hvornår varer skal genbestilles?

I mit arbejde ser jeg ofte banale stamdata-problemer, der koster rigtig mange penge for virksomhederne, og som er nemme at rette op på, når der først er fokus på problemet.

Stil krav til dit ERP-system fra starten
Det allerbedste er at stille de rette krav til din ERP-løsning fra starten – dvs. når du køber løsningen. Det er her, du har mulighed for at planlægge for fremtiden. Problemet er, at det også er det tidspunkt, hvor du har mindst viden.

Efterhånden som tiden går, bliver du klogere, behovene og forretningen ændrer sig, og du vil gerne ændre på stamdata-strukturerne. Og så viser det sig, at dit ERP ikke kan ændres.

Der er kun én løsning på det problem:

Sørg for at købe en ERP-løsning, hvor du kan ændre på stamdata-fundamentet løbende, så du undgår dårlige og forkerte data, fordi tiden er løbet fra den oprindelige struktur.

Selv om du får gennemtænkt alt perfekt fra begyndelsen, så udvikler din forretning sig alligevel med tiden, og dit stamdata-behov ændrer sig. Det er derfor, jeg siger, at sunde data bliver usunde om 6 måneder. I den situation skal dit ERP-system have fleksibiliteten til, at du kan ændre stamdata-strukturen. Stil nogle krav til din ERP-løsning.

Du kan sagtens få ERP-løsninger, hvor stamdata-strukturen er fleksibel. Du kan også få ERP-løsninger, hvor alt er ufleksibelt. Så du må se dig for.

Jeg møder desværre mange, der står med en oplevelse af, at de har et fastlåst data-fundament i ERP, hvor de kun kan knopskyde og ikke lave strukturen om.

Læg en stamdata-strategi for hele forsyningskæden
Stamdata-strategien bør udtænkes på tværs af funktioner og for hele forsyningskæden. Jeg ser ofte hos virksomheder, at stamdata er noget, der udvikler sig i forskellige afdelinger og i forskellige dele af forsyningskæden.

Rundt i forskellige afdelinger sidder kollegerne og beskriver varer med forskellige oplysninger, som de skal bruge i forskellige sammenhænge. Nogle gange er der tale om de samme oplysninger blot beskrevet på forskellige måder, fordi det er opfundet uafhængigt af hinanden.

Alle disse data har tendens til at udvikle sig decentralt, så hver afdeling ender med at ”eje sine egne felter” på varekortet.

Du må ikke lade data leve sit eget liv i et rod af knopskydninger. Du skal definere en overordnet strategi for stamdata og opbygge en fleksibel struktur i ERP-systemet, der gør det nemt og overskueligt for alle at arbejde med de samme data.

Definér processer for vedligeholdelse af stamdata
Datastrukturen skal altid defineres på øverste niveau – og vedligeholdelsen af data skal ske lokalt i hver afdeling. Det skal du have en proces for.

Det er fint nok at have styr på stamdata-strukturen, men vedligeholdelsen af data skal også foregå på en struktureret måde. Det handler om at skabe logiske og naturlige rutiner for input og vedligeholdelse af data.

Alle skal føle at datastrukturerne og processerne er en hjælp for deres arbejde – ikke en begrænsning og sur pligt. Så skal de nok tage ansvaret for at vedligeholdelse af data ude i frontlinjen.

Kravene til dit ERP-system
Tilbage til de krav, du skal stille til dit ERP-system. Der findes allerede værktøjer til mange af de mest almindelige ERP-systemer i Danmark, så du nemt og fleksibelt kan tilpasse og vedligeholde dine stamdata i takt med, at forretningens behov ændrer sig.

Læs også: ERP alene rækker som en skrædder i helvede

Jeg holder selv et webinar hos Abakion om, hvordan man strukturerer stamdata i Microsoft Dynamics NAV. Det er det system, jeg personligt arbejder med, men de andre systemer kan lignende ting.

Uanset hvilket ERP-system der er tale om, så ville jeg stille følgende krav:

  • Du skal selv kunne ændre på stamdata-strukturen (altså uden at betale for en udvikler). Det bør ikke ske ved at tilføje en masse custom felter på varekortet, for det er et mareridt, når ERP-løsningen en dag skal opgraderes til en ny version.
  • Du skal kunne masseopdatere og vedligeholde stamdata uden at der skal bygges kørsler til det. Det gælder både, hvis du skal ændre stamdata, der berører mange varer, men også hvis du får lister med varedata fra leverandører, der skal indlæses. Det er også dejligt at kunne oprette nye varer ud fra skabeloner – det sparer meget tid.
  • Du skal kunne fremsøge varer på deres stamdata. Det lyder som en selvfølge, men det er det desværre ikke altid. Det er også supergodt, hvis du kan skabe dine egne views med stamdata og skabe overblik.
  • Du skal ikke være underlagt alle mulige begrænsninger, som f.eks. antallet af karakterer i en varebeskrivelse. Du skal også kunne gemme stamdata som html-format, så du kan styre varedata til webshoppen centralt.

Jeg er overbevist om, at ERP-fremtiden kommer til at byde på mange flere løsninger til varestamdata-håndtering. Og det er godt, for det kommer økonomisk til at betyde meget for de virksomheder, som får styr på deres stamdata.

  SCM.dk anvender cookies, som vi bruger til at huske dine indstillinger og statistik m.m. Når du fortsætter med at bruge websitet accepterer du samtidig brugen af cookies. Læs mere