"Standardløsning giver større fleksibilitet"

Ringkøbing-Skjern Forsyning leverer vand og spildevandsrensning samt grøn energi til landets geografisk set største kommune, og aktiverne i form af ledningsnet, rensningsanlæg og store vandværker andrager svimlende 2,8 mia. kr. År for år ligger den samlede anlægsudgift på 250 mio. kr., hvilket stiller store krav til projektstyringen.

Som i mange andre brancher findes der inden for forsyningsvirksomhed løsninger, der så at sige er skræddersyet til de gængse behov. Men Ringkøbing-Skjern Forsyning har valgt at gå en anden vej.

”Hvis vi havde valgt en brancheløsning til forsyningsvirksomheder, ville vi være hægtet op på ét bestemt system og bundet til den forhandler, som har udviklet den. Nu har vi i stedet baseret vores løsning på standard Dynamics AX 2012, og det betyder, at vi kan sammensætte vores helt egen ”brancheløsning”, fortæller Afdelingsleder, Økonomi Lene Fibæk Hansen.

I denne løsning er der naturligt nok særligt fokus på at styre anlægsaktiviteterne.

”Projektmodulet er kernen i vores virksomhed. Her samler vi alle data om projekterne, hvor langt de er kommet, og hvor mange penge der er brugt,” fortæller Lene Fibæk Hansen.

At der er noget at holde styr på, ses ikke alene af den samlede årlige anlægssum – men også af, at Ringkøbing-Skjerns anlægsaktiviteter foregår i fire selskaber, og der laves regnskaber og bogføring for i alt ni selskaber.

”Holdingselskabet modtager alle fakturaer og timeregistreringer, og herfra viderefaktureres til det enkelte selskab. Der kan også blive tale om at splitte en faktura op i to, hvis der eksempelvis både indgår vand og spildevand i et projekt – eller splitte den i otte dele, hvis så mange selskaber skulle være impliceret i et projekt,” siger Lene Fibæk Hansen, der tilføjer, at Dynamics AX 2012 som standard er meget stærk til at håndtere mange regnskaber.

I Ringkøbing-Skjern Forsynings egen ”brancheløsning”, som Bredana har hjulpet med at udvikle, er der fuldstændig kontrol over alle igangværende projekter. Alle varer og timer registreres i marken via den mobile tredjeparts løsning ”WPA”, som er integreret med Dynamics AX.  Systemet hjælper også med at se fremad og sikre, at pengene investeres bedst muligt.

”Dynamics AX er sat op med datafangst, så vi eksempelvis kan se, om vi har været ude for flere ledningsbrud i et område inden for en given periode. Dermed kan vi afgøre, om det vil være mest fornuftigt at skifte hele ledningen,” siger Lene Fibæk Hansen.

Hun fortæller videre, at Bredanas rådgivning har været forudsætningen for, at Ringkøbing-Skjern er nået frem til den optimale løsning, baseret på Dynamics 2012 standard:

”Vi har oplevet, at de forholdsvis få, gennemgående konsulenter, som vi arbejder sammen med i det daglige, er gode til at fange det, vi gerne vil. Vi oplever, at de forstår vores forretning, har et rigtigt godt overblik og kan vejlede os i, hvis der er noget standardfunktionalitet, vi kan bruge i stedet for at foretage en tilretning,” siger Lene Fibæk Hansen.

”Ved at køre standard og i øvrigt vælge Bredana som leverandør af både system og teknisk løsning har vi opnået stor fleksibilitet og stabil drift. Det er nemt at komme i kontakt med Bredanas hotline, hvor man får en effektiv behandling og hurtigt svar,” siger Lene Fibæk Hansen.

Samarbejdet med Bredanas infrastrukturafdeling har medført, at hele det tekniske set-up er blevet tunet til opgaven:

”Vi har fulgt Bredanas anbefalinger, og det har øjeblikkeligt betydet, at vi ikke længere oplever nedbrud. Vi har også indgået aftale om, at Bredanas teknikere løbende tjekker vores servere og gennemgår hele løsningen en gang om året. Det er en investering, der helt klart vil betale sig,” siger Lene Fibæk Hansen.

Faktura Workflow, Pocket lagerstyring og opgradering på vej

Bredana overtog i 2013 Ringkøbing-Skjern Forsyning fra en større leverandør.

Der er nu opbygget et godt og tillidsfuldt samarbejde, som i løbet af det kommende årstid vil føre til flere store projekter.

Et af dem er implementering af Bredana Faktura Workflow modul og dermed digitalisering og delvis automatisering af hele arbejdet med godkendelse af fakturaer.

Et andet projekt er ibrugtagningen af Bredanas Pocket lagerstyringsløsning med stregkodescannere. Det sker i forbindelse med, at forsyningsvirksomheden bygger helt nyt lager.

Pocket løsningen har den store fordele i forhold til andre WMS løsninger, at den flytter Dynamics AX funktionaliteten ud på de håndholdte scannere. Det betyder blandt andet, at lageret hele tiden er opgjort i realtid, og at man kan aflæse i Dynamics AX, så snart der er plukket en reservedel til et projekt.

”Vi forventer os også meget af systemets organisering af lageret, for hvis vi har brud på en rørledning, er det vigtigt, at vi kan finde reservedelen meget hurtigt,” siger Lene Fibæk Hansen.

Opgradering til R2 eller R3 (endnu ikke afgjort i skrivende stund) er også på tegnebrættet.

”Bredana har rådgivet os til at skifte til en af de seneste versioner, som er mere gennemtestet end den første,” siger Lene Fibæk Hansen.

Undervisning er en fast
del af samarbejdet

Lige fra starten af samarbejdet er Ringkøbing-Skjern Forsynings medarbejdere blevet undervist i systembrugen af Bredanas konsulenter.

Alle områder er blevet gennemgået med fokus på, hvad man kan i standard Dynamics AX 2012.

”Vi har fået et kompetenceløft gennem undervisningen, så vi medarbejdere selv kan løse tingene. Det er en kæmpe fordel for os,” siger Lene Fibæk Hansen.

Det, at man med et generelt kendskab til Dynamics AX kan løse opgaver i systemet har også betydning på rekrutteringsområdet. Det er nemlig ikke altid let at få en stilling besat i det vestjyske, og stilles der alt for specifikke krav til IT kendskab, bliver det endnu sværere.

”Også derfor er det en fordel at køre standard Dynamics AX, for den er der naturligvis flere, som har kendskab til end en snæver brancheløsning,” siger Lene Fibæk Hansen.

Læs mere på vores hjemmeside