05.11.2015  |  IT

Indspark: Sådan redder du en kuldsejlet ERP-implementering

Indhold fra partner Hvad er dette?

I har trykket på go-live-knappen med en forventning om en flyvende ERP-implementering. Men virkeligheden har ramt jer, og dét som fungerede i PowerPoints og flowdiagrammer, viser sig at være en smule anderledes i praksis. Heldigvis er det muligt at få kontrol og rette op på en kuldsejlet ERP-implementering med de rette kompetencer og fokus.

En fejlslået ERP-implementering kan have en dramatisk effekt på bundlinjen gennem tabt salg, utilfredse kunder og stigende omkostninger. Derfor er en fokuseret indsats, når skaden er sket, altafgørende.

Læs også: ERP-systemets rolle er under pres

I ERP-projektet skyldes det ofte en kombination af 1) for lidt fokus på løsningsarkitektur og de grundlæggende principper, 2) for sen eller manglende involvering af forretningen, 3) forsøget på at løse alle problemer, således at kravspecifikationen er blevet til ønskelister, 4) viden, der går tabt i forløbet grundet udskiftning af kritiske ressourcer, 5) en ikke tilstrækkelig rådgivning fra ERP-partneren og 6) et manglende fokus på masterdata og velplanlagte test.

Men hvad gør man så for at få systemet og virksomheden tilbage på sporet?

Først og fremmest handler det om at have det helt rigtige stabiliseringsteam, som kender slutmålet, og som har omfattende viden om motorerne i ERP systemet, se figur 1.

Identificér de vigtigste problemområder hurtigst muligt

Start med at få de kritiske problemområder frem i lyset – det fokuserer aktiviteterne for stabiliseringen.

Der er en række hovedområder, som ofte giver udfordringer, der bør være de første steder at undersøge, se figur 2.

  1. Har folk på gulvet forstået processerne og det nye system, og har de taget ejerskab for den nye virkelighed?
  2. Har masterdata den nødvendige kvalitet, og bliver der fulgt op på masterdata?
  3. Findes der åbne indkøbsordre, salgsordre, intercompany-ordre med leveringsdatoer, som er overskredet?
  4. Koblingen mellem hovedplanlægning og den operationelle planlægning i systemerne - bliver planlægningsparametrene opdateret med en fast frekvens, og er koncepterne sammenhængende med virksomheden? Styring af safety stock, forecasting og den efterfølgende planlægning er nøglen til en forbedret leveringsperformance.
  5. Hvordan udføres datoberegning til kunderne, og er der en sammenhæng til planlægningen?
  6. Er integrationsmønstrene designet robust, effektivt og transparent?
  7. Er den tekniske infrastruktur designet med henblik på skalerbarhed og korrekt sizing?

Fastsæt målpunkter og mål på stabiliseringsinitiativerne
Målsætninger og løbende målinger sikrer, at stabiliseringsinitiativerne har den tilsigtede effekt i praksis, eksempelvis en forbedret leveringsperformance. De første målinger har samtidig den positive effekt, at de fokuserer stabiliseringsinitiativerne.

Reducér kompleksitet frem for alt
Iværksæt et mantra om at reducere kompleksitet gennem hele virksomheden. Kompleksiteten er tit et af hovedproblemerne. Dette medfører en lav grad af forståelse og deraf manglende ejerskab i dagligdagen og gør processerne mindre robuste. Eksempler på en høj grad af kompleksitet er oftest:

  1. Mange sammenhængende intercompany-kæder, som opdateres i en kaosstruktur med mange indbyggede afhængigheder.
  2. Overdreven brug af lagerdimensioner gennem palleid’er, batch- og serienumre i virksomheder, som ikke har strenge sporingskrav.
  3. Planlægningen er designet til hver SKU i stedet for logiske grupperinger.
  4. Processer, som har for mange ansvarsskift og indbyggede afhængigheder.
  5. Et system/selskabsstruktur, som er unødigt komplekst og giver ekstra transaktioner.
  6. Automatiseringer og kørsler med indbyggede afhængigheder, som ikke giver et løbende statusoverblik.
  7. Komplekse integrationsmønstre, som er kodet point-to-point, selvom mønstrene klart lægger op til ensartethed.

Om skribenten

Jess Pedersen er managementkonsulent i Implement Consulting Group med speciale i ERP, planlægningssystemer og enterprisearkitektur. Jess har i mere end 10 år designet og implementeret simple og effektive ERP-systemer til håndtering af komplekse proces- og planlægningsopgaver for internationale organisationer.

 

Gennemfør korte stabiliseringssprints for at fokusere indsatsen
Sikre forretningsmæssig effekt ved korte sprints med læringscyklus til næste sprint, se figur 3.

Del aktiviteterne op i tre hovedkategorier: 1) Hvad kan fikses her og nu – quick-wins, 2) hvad kræver nyt design, og 3) hvad skal udskydes til en re-implementering. Ofte er løsningen ikke at iværksætte mere programmering – det er nærmere at fjerne eksisterende koder eller at simplificere arbejdsgangene og få alle i organisationen om bord i de nye arbejdsgange. Overvej at fjerne større udviklede løsningsområder og gå tilbage til standardprocesserne – de er testet i praksis af mange virksomheder, og de virker.

Roller og ansvar i de nye processer er helt centralt
Udarbejd en matrix for de vigtigste processer og kritiske masterdata, og hvem har ansvaret for hvert område. Få ansvaret placeret korrekt, og sikre, at medarbejderne har indsigt og forståelse for processerne gennem forretningssimuleringsøvelser. Det giver ejerskab, når det kombineres med en løbende opfølgning på, at roller/ansvar er forstået i detaljen.

Læs også: Infor sætter turbo på ERP-system

Stabilisér til et vist niveau – derefter re-implementering
Indse, at du kun kan stabilisere en ERP løsning til et vist niveau med proces- og teknikjusteringer, se figur 4. Visse områder kræver re-implementering, hvor fokus skal være på tre hovedområder, som sikrer succesfulde ERP-implementeringer.

Mere fra Implement Consulting Group

Implement Consulting Group

www.implementconsultinggroup.com

Implement Consulting Group is a leading Scandinavia based management consultancy, specialised in driving strategic transformations. Our +400 consultants are characterised by having profound experience and deep subject matter knowledge within our areas of competence: Strategy & Transformation, Finance Management, Commercial Excellence, Leadership Development, Change Management, HR & Organis…

Se virksomhedsprofil  

  SCM.dk anvender cookies, som vi bruger til at huske dine indstillinger og statistik m.m. Når du fortsætter med at bruge websitet accepterer du samtidig brugen af cookies. Læs mere