Optimerede indkøb løfter forsyningskæden
Plus Pack har optimeret indkøbsaktiviteter for den største varegruppe, som er aluminiumsfolie. Resultatet er markant kortere leveringstider og ikke mindst forbedret gennemsigtighed og reaktionsevne i forsyningskæden.
"Vi har aldrig tidligere oplevet en så professionel og strategisk tilgang til indkøbs- og leveringssamarbejde. Det har været langt mere udfordrende end traditionelle forhandlingsforløb, men det er i sidste ende også langt mere udbytterigt for både os og Plus Pack", citerer koncernindkøbschef Kaj Hornung en af Plus Packs leverandører af aluminiumsfolie.
ROI på under 12 måneder
"Vi forventer en kontant tilbagebetalingstid på under 12 måneder på sourcing-projektet, hvilket vi betragter som et yderst tilfredsstillende resultat. Projektet og det kompetenceløft, det har tilført vores organisation på tværs af funktioner indeholder derudover en række lovende potentialer, som kan give os en del ekstragevinster i form af reducerede lagre, bedre udnyttelse af produktionskapacitet og større fleksibilitet i forhold til vores kunder", fortæller administrerende direktør Torben K. Bruhn.
"Det er initiativer som dette, der gør os i stand til at realisere de resultater, vi ønsker. På kort sigt opnår vi en bundlinieeffekt, og på længere sigt høster vi værdi gennem et forbedret samarbejde med vores leverandører. Den viden, vi trækker ud af vores leverandører, skaber stor værdi for vores virksomhed", fastslår Plus Packs økonomidirektør Birgitte Rasmussen.
Store lagerbindinger og lav reaktionsevne
Før sourcing-projektet var aluminiumsfolie-leverandørernes leveringstider på mellem 11 og 18 uger, hvilket skabte store lagerbindinger og begrænset reaktionsevne på markedsbevægelser for Plus Pack.
"Sådan har det været i mange år, og vi betragtede det egentlig som en uomgængelig omstændighed, at det ikke stod til at ændre. Plus Pack har beskæftiget sig med indkøb af aluminium siden 1963, og vi havde svært ved at se, at der var forbedringsmuligheder, vi skulle have overset. Men det må vi erkende, at det var der. Samarbejdet med Valcon om optimering af sourcing-processen har bevidstgjort, systematiseret og operationaliseret en masse gode idéer, der har givet os et markant løft og kontante resultater", siger Kaj Hornung.
Situationen før projektet
- Leveringstider svingede generelt mellem 11 og 18 uger på alu-folie
- En del af årsagen var mangel på leverandørfleksibilitet
- En anden del af årsagen til de lange leveringstider var også interne Plus Pack processer, eftersom indkøbsordrer konsolideres på månedsbasis
- Den lange leveringstid førte til tab af reaktionsevne og salgsmuligheder
- Lange leveringstider fra leverandører forlængede perioden med usikkerhed og forstærkede behovet for et præcist forecast
- For at kompensere for uundgåelige forecast-fejl var det nødvendigt at opbygge store sikkerhedslagre af både råvarer og færdigvarer, så Plus Pack kunne imødekomme markedskrav
- Ufokuseret leverandørdialog
5-trins sourcing-forløb
Projektet var struktureret over Valcons sourcing-model
1 Behovsanalyse
2 Leverandøranalyse
3 Sourcing-strategi
4 Leverandørvalg og indgåelse af aftale
5 Implementering og opfølgning
"Vi brugte meget tid på behovsanalysen, fordi det er her, man etablerer og organiserer den grundlæggende viden, som skal danne grundlag for den videre strategiformulering, udvælgelse, forhandling og implementering. Mange virksomheder tager alt for let på behovsanalysen, hvilket betyder, at de ikke får optimalt udbytte af indkøbsindsatsen", siger konsulent Stig Jessen fra Valcon.
"Valcon bragte en masse værdifuld teoretisk viden ind i arbejdet og havde den funktion, at de konstant udfordrede vores "sådan-plejer-vi-at-gøre"- tendens. Vi kunne på den anden side bidrage med den praktiske viden om og erfaring med branchen, markedet og leverandørerne. Det udviklede sig til et frugtbart samspil af viden, som bragte helt nye indsigter og løsninger med sig", siger Kaj Hornung. Han lægger dog ikke skjul på, at processen både har krævet et omfattende tidsforbrug og mange heftige men konstruktive diskussioner.
"I behovsanalysen har vi stort fokus på at skabe dialog mellem virksomhedernes funktionsområder, eksempelvis R&D, produktion, logistik og indkøb. Denne dialog skaber indsigt på tværs, hvilket i sig selv skaber værdi", konkluderer Stig Jessen.
Den nye indkøbsstrategi
Trin 1 og 2 i forløbet dannede grundlaget for at formulere den nye sourcing-strategi. Den valgte strategi fokuserede på fire elementer
- Koncentration af både volumen og specifikationsvariation på færre leverandører
- Detaljeret og velforberedt udfordring af vilkår
- Undersøgelse af alternative globale leverandør
- Procesforbedringer i forsyningskæden med øget fleksibilitet og reduceret lagerbinding gennem en tættere koordinering og integration mellem Plus Packs ordremønster og leverandørernes produktionsaktiviteter
Fokus på hele kæden
"Strategien resulterede blandt andet i et meget omfattende "Request for Quotation" på cirka 40 sider, der bestod af oplæg, kontrakt, varekategorier, tekniske specifikationer med videre. Vi har aldrig tidligere tilbudt leverandørerne et så detaljeret grundlag for at give tilbud, og det kom også bag på leverandørerne, at de skulle forholde sig til et så detaljeret og gennemarbejdet materiale", fortæller Kaj Hornung.
Plus Pack har tidligere oplevet en række både interne og eksterne flaskehalsproblemer, som har forhindret optimal planlægning og kapacitetsudnyttelse.
"Sourcing-projektet gav anledning til og mulighed for at planlægge hele forsyningskæden. Udover egentlige værktøjer ar det også medført en optimering af de væsentligste områder, som er en forudsætning for god planlægning, der understøtter en effektiv produktion. I udvælgelsen af leverandører gik vi blandt andet efter, at de var i stand til at bidrage positivt til vores krav om at planlægge på tværs af hele forsyningskæden. Internt har vi fokuseret på optimering af den produktionsrelaterede planlægning gennem nye strukturer, processer og værktøjer", fortæller logistikchef Lars L. Jensen.
Udvælgelsen af fremtidige leverandører
Plus Pack sendte RFQen til et antal udvalgte leverandører og fik respons i form af tilbud fra cirka 85 % af de forespurgte leverandører. Der var meget stor forskel i leverandørernes reaktioner på Plus Packs nye, professionelle og krævende tilgang til forhandling og kunde-leverandørsamarbejde. Efter en runde med face-to-face møder, hvor formålet var at afklare, om der var en fælles forståelse for principperne i Plus Packs RFQ, leverede leverandørerne reviderede tilbud. Resultatet blev, at Plus Packs ældste leverandør rent faktisk røg ud af leverandørporteføljen, og at den næstældste leverandør blev reduceret markant.
En af de store forskelle i Plus Packs nye tilgang til leverandørerne er den kombinerede fokus på både pris og den samlede servicepakke, som leverandøren kan præstere.
"Den væsentligste ændring i vores nye tilgang i forhold til den traditionelle er, at vi i dag ser på både pris og koncept, fordi vi har erkendt, at det samlede kædeperspektiv er det, der i sidste ende batter på bundlinien. Det nytter ikke, at vi får gode indkøbspriser, hvis vores produktionseffektivitet er lav, og vi ikke kan leve op til vores kunders leveringsønsker", fortæller Kaj Hornung.
"Vi oplever, at mange virksomheder har svært ved at "fange" totalomkostningsperspektivet, primært fordi det er komplekst. Derfor ender mange virksomheder ofte med et unuanceret prisfokus, der baserer sig på historiske leverandørrelationer (prisudvikling fra år til år). Man kan opnå store resultater ved at anvende strukturerede prisanalyser og totalomkostningsbetragtninger", siger konsulent Stig Jessen.
Han mener, at mange virksomheder oplever - ligesom Plus Pack - årlige revolverforhandlinger med deres eksisterende leverandører. I disse forhandlinger er de totale konsekvenser og dermed resultaterne heraf svære at gennemskue, og i værste fald opnår man dårligere vilkår end tidligere.
"Nu har Plus Pack dyb indsigt i markedsprisen, og i hvad der er de bedste leverancevilkår i markedet. Dermed har virksomheden sikkerhed for værdien af leverancerne", siger han.
Fleksibel og omkostningseffektiv forsyningskæde
Situationen efter projektet
- Tidlig kapacitetsbinding over for leverandører
- Udskudt tidspunkt for detaljeret ordrespecifikation
- En "Fast Lane" for uforudsete behov hvilket giver Plus Pack langt større mulighed for at møde kundebehov
- Høj frekvens af opdatering og konsolidering af behov, der er styret af såkaldt cockpit-behovsledelse
- Udvalgte primærleverandører på udvalgte specifikationer giver reduceret kompleksitet i leverandørproduktionen.
- Det øger også stabiliteten og roen i Plus Packs produktion ved at det er samme leverandør af de enkelte specifikationer hver gang
- Mindre afhængighed af langtids-forecast
- Reducerede lagre
- Fokuserede og tættere leverandørdialoger
- En klar og kommunikeret strategi
- Dedikerede råvarelagre begrænser risikoen for, at leverandører ikke kan levere
- Stor forståelse og dialog på tværs af R&D, logistik, produktion og indkøb
Plus Pack helt i front
"Sourcing-projektet har været mere krævende, end vi have forudset. Vi har endnu engang lært, at forandringer kræver masser af energi og vedholdenhed. Investeringen har dog været godt givet ud; der er ingen tvivl om, at vi nu er helt i front inden for vores branche med hensyn til at bedrive professionelle indkøb. Ingen anden virksomhed i vores branche præsterer samme grad af professionalisme i indkøbet og systematik i aftalegrundlaget med leverandører som os, og det skaber naturligvis konkurrencefordele", fastslår Torben K. Bruhn. - PBH
